Eine Betriebsprüfung im Onlinehandel folgt einem Muster. Der Prüfer kennt die Systeme, weiß wo es üblicherweise klemmt, und fragt gezielt danach. Wer diese Punkte vorher aufräumt, hat eine kurze Prüfung.
- Es gibt drei Formen des Datenzugriffs: unmittelbar am System, mittelbar über deine Auswertung, oder als Datenträgerüberlassung.
- Angefordert werden üblicherweise Erlöse je Steuersatz, die Zahlungsdienstleister-Reports und die Verknüpfung zwischen beiden.
- Die häufigsten Feststellungen betreffen Nettobuchungen, fehlende OSS-Nachweise und nicht abgestimmte Verrechnungskonten.
- Ohne Verfahrensdokumentation wird es unangenehm, unabhängig davon, wie sauber die Zahlen sind.
Die drei Formen des Datenzugriffs
§ 147 Abs. 6 AO gibt der Finanzverwaltung drei Wege zu deinen Daten. Welchen sie wählt, entscheidet der Prüfer.
| Form | Was passiert | Wer arbeitet |
|---|---|---|
| Unmittelbar (Z1) | Der Prüfer arbeitet lesend im System | Prüfer |
| Mittelbar (Z2) | Du wertest nach seinen Vorgaben aus | du oder die Kanzlei |
| Datenträger (Z3) | Übergabe eines maschinell auswertbaren Datenbestands | du, einmalig |
In der Praxis ist Z3 der häufigste Weg. Deshalb ist die Frage, ob deine Daten exportierbar und maschinell auswertbar sind, keine Theorie.
Was üblicherweise angefordert wird
Bei einem Onlinehändler mit Zahlungsdienstleister sind das fast immer dieselben Positionen:
- Erlöse des Prüfungszeitraums, aufgeteilt nach Steuersätzen und Ländern.
- Die Reports des Zahlungsdienstleisters, also Zahlungen, Gebühren, Auszahlungen, Rückerstattungen.
- Rechnungsausgangsbuch mit fortlaufenden Nummern, inklusive Storni und Gutschriften.
- Bei EU-Umsätzen die Ortsnachweise, bei digitalen Leistungen also die Belege nach Art. 24b MwSt-DVO.
- Die Verfahrensdokumentation.
Die drei häufigsten Feststellungen
Erstens die Nettobuchung: Erlöse in Höhe der Auszahlung statt in Höhe der Kundenzahlung. Das ist eine Umsatzverkürzung, auch wenn sie unbeabsichtigt ist, und wird mit dem vollen Betrag nachversteuert.
Zweitens fehlende Ortsnachweise bei EU-Umsätzen. Ohne Nachweis wird der Umsatz im Zweifel im Inland versteuert, also mit 19 %, obwohl du im Kundenland bereits gemeldet hast.
Drittens ein Verrechnungskonto, das nicht aufgeht. Ein Saldo, den niemand erklären kann, ist eine Einladung zur Schätzung.
Vorbereitung, die sich lohnt
Die gute Nachricht: Alle drei Feststellungen entstehen aus derselben Ursache und lassen sich mit derselben Maßnahme abstellen. Wenn pro Zahlung Erlös, Gebühr und Zahlungseingang getrennt gebucht sind, die Erlöse nach Bestimmungsland getrennt laufen und jede Buchung ihren Beleg trägt, sind alle drei Punkte erledigt.
Der zweite Teil der Vorbereitung ist organisatorisch: Lege einen Ordner an, in dem für jeden Monat das komplette Paket liegt, Buchungsstapel, Belege und Nachweise. Wenn die Prüfung kommt, ist die Frage nach dem Datenzugriff dann eine Übergabe statt eines Projekts.
Häufige Fragen
Wie lange ist der Prüfungszeitraum?
Üblich sind drei zusammenhängende Jahre, bei Großbetrieben auch Anschlussprüfungen ohne Lücke. Die Festsetzungsfrist beträgt regulär vier Jahre, bei Steuerhinterziehung zehn.
Kann der Prüfer meine Zahlungsdienstleister-Daten direkt anfordern?
Er kann sie bei dir anfordern, und über Sammelauskunftsersuchen kommen Finanzbehörden auch an Daten von Plattformen und Dienstleistern. Darauf zu setzen, dass etwas nicht auffällt, ist keine Strategie.
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