Die Verfahrensdokumentation beschreibt, wie Daten in deinem Unternehmen entstehen, verarbeitet und aufbewahrt werden. Sie ist keine Formsache: Fehlt sie, kann die Buchführung formell beanstandet werden, auch wenn inhaltlich alles stimmt.
- Sie beschreibt den Weg der Daten von der Bestellung bis zum Archiv, inklusive aller beteiligten Systeme.
- Vier Teile: allgemeine Beschreibung, Anwenderdokumentation, technische Systemdokumentation, Betriebsdokumentation.
- Sie muss zum tatsächlichen Ablauf passen. Ein schönes Dokument, das etwas anderes beschreibt als die Realität, ist schlechter als keines.
- Änderungen gehören versioniert, mit Datum und Grund, und die alten Versionen bleiben aufbewahrungspflichtig.
Warum sie verlangt wird
Ein Prüfer, der deine Buchhaltung ansieht, muss verstehen, wie eine Zahl entstanden ist. Bei einer Papierbuchhaltung sieht er das am Beleg. Bei einer Kette aus Shop, Zahlungsdienstleister, Schnittstelle und Buchhaltungssystem sieht er es nur, wenn jemand es aufgeschrieben hat.
Genau das ist die Verfahrensdokumentation: die Beschreibung, mit der ein sachverständiger Dritter den Weg nachvollziehen kann, ohne dich fragen zu müssen.
Die Gliederung
Vier Teile haben sich etabliert, und in dieser Reihenfolge lässt sich das Dokument auch schreiben:
- Allgemeine Beschreibung: Was macht das Unternehmen, welche Geschäftsvorfälle gibt es, welche Systeme sind beteiligt.
- Anwenderdokumentation: Wer macht was, in welchem System, mit welchen Rechten und in welchem Rhythmus.
- Technische Systemdokumentation: Welche Software in welcher Version, welche Schnittstellen, welche Datenformate, wo liegen die Daten.
- Betriebsdokumentation: Sicherung, Zugriffsschutz, Archivierung, Notfall, und die internen Kontrollen.
Der Datenfluss, das Herzstück
Der wichtigste Abschnitt beschreibt den Weg eines einzelnen Geschäftsvorfalls. Für einen Shop mit Mollie sieht das etwa so aus:
| Schritt | System | Was entsteht | Aufbewahrung |
|---|---|---|---|
| Kunde bestellt und zahlt | Mollie Checkout | Zahlung mit Betrag, Methode, Kartenland | Mollie, Export monatlich |
| Import der Zahlungsdaten | Meridian | Zahlung in der Datenbank | laufend, Export je Monat |
| Rechnungserstellung | Meridian | PDF nach § 14 UStG mit fortlaufender Nummer | im Monatspaket, 10 Jahre |
| Buchungsstapel | Meridian | drei EXTF-Dateien | im Monatspaket, 10 Jahre |
| Import in die Buchhaltung | DATEV | festgeschriebene Buchungen | Kanzlei, 10 Jahre |
| Belegverknüpfung | DATEV Unternehmen online | Beleg an der Buchung | Kanzlei, 10 Jahre |
Wenn du diese Tabelle für dein eigenes Setup ausfüllen kannst, hast du den schwierigsten Teil hinter dir.
Interne Kontrollen benennen
Ein Prüfer will nicht nur wissen, wie die Daten laufen, sondern auch, woran du merkst, dass etwas schiefgegangen ist. Diese Kontrollen gehören ausdrücklich ins Dokument.
Im Zahlungsdienstleister-Kontext sind das typischerweise drei: der Abgleich der gebuchten Erlöse mit der Summe der Zahlungen, der Abgleich der Gebühren mit den Settlement-Reports und der Saldo des Verrechnungskontos nach der letzten Auszahlung eines Monats.
Pflege und Versionierung
Die Dokumentation muss zum tatsächlichen Ablauf passen. Wechselst du den Zahlungsdienstleister, das Shopsystem oder die Schnittstelle, gehört das nachgezogen, mit Datum und kurzer Begründung.
Alte Versionen bleiben aufbewahrungspflichtig, weil sie beschreiben, wie die Daten eines vergangenen Jahres entstanden sind. Genau das braucht ein Prüfer, der ein Jahr aus der Vergangenheit ansieht.
Häufige Fragen
Wie lang muss sie sein?
So lang wie nötig. Für einen Einzelunternehmer mit einem Shop und einem Zahlungsdienstleister reichen wenige Seiten, wenn sie den Ablauf vollständig beschreiben.
Gibt es Vorlagen?
Ja, unter anderem von Kammern und Verbänden. Nimm sie als Gliederung, nicht als Text zum Abschreiben: Der Wert liegt darin, dass sie deinen Ablauf beschreibt.
Hilft Meridian dabei?
Der Teil, der Meridian betrifft, ist beschreibbar: Datenquelle Mollie, monatlicher Export, feste Kontenlogik, Beleglink über GUID, Paketstruktur mit Anleitung. Die Tabelle oben kannst du dafür übernehmen.
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