Mollie und DATEV verbinden: der komplette Guide

Mollie ist einer der beliebtesten Zahlungsdienstleister in Europa. Aber zwischen einer Mollie-Zahlung und einer sauberen DATEV-Buchhaltung liegt mehr Arbeit, als die meisten erwarten. Dieser Guide erklärt, was fachlich nötig ist, damit deine Kanzlei am Monatsende einfach importieren kann, statt abzutippen.

Warum der DATEV-Export aus dem Mollie-Dashboard nicht reicht

Mollie bietet im Dashboard einen kostenlosen DATEV-Export an. Der klingt nach Lösung, ist aber nur ein Zahlungsbericht: Alle Kundenzahlungen laufen gegen einen einzigen Sammel-Debitor, Gebühren erscheinen pauschal, Auszahlungen als Umbuchung. Es fehlen Erlöskonten, Umsatzsteuer, OSS-Aufteilung, Rechnungen und Belege.

Das ist kein Versäumnis von Mollie. Ein Zahlungsdienstleister weiß, dass Geld geflossen ist, aber nicht, wofür: ob 19 % Umsatzsteuer anfallen, ob der Umsatz nach Österreich gehört oder ob es sich um eine steuerfreie Drittlandsleistung handelt. Genau diese fehlende Hälfte, die Erlösseite, ist der eigentliche Aufwand.

Faustregel: Der Zahlungsbericht beantwortet die Frage nach dem Geld. Die Buchhaltung braucht zusätzlich die Antwort auf die Frage nach der Leistung.

Die drei Buchungsstapel, die deine Kanzlei wirklich braucht

Sauber gelöst besteht ein Mollie-Monat aus drei EXTF-Buchungsstapeln, die zusammen ein rundes Bild ergeben. Getrennt bleiben sie deshalb, weil jeder Stapel eine andere Frage beantwortet und einzeln geprüft werden kann.

• Erlöse: jede Zahlung auf das richtige Erlöskonto, mit Steuersplit nach Inland (19 %), EU-OSS und Drittland und einer Rechnungsnummer im Belegfeld 1.
• Zahlungen: der Geldfluss über das Mollie-Verrechnungskonto, inklusive der einbehaltenen Mollie-Gebühr pro einzelner Zahlung.
• Auszahlungen: die Payouts von Mollie auf dein Bankkonto als Geldtransit, damit der Bankauszug glatt aufgeht.

Die Konten im Überblick

Diese Belegung nutzt Meridian als Standard. Sie ist mit einer Steuerkanzlei abgestimmt, aber kein Gesetz: Jede Kanzlei hat ihre eigene Systematik, und alle Konten lassen sich pro Firma überschreiben. Nimm die Tabelle als Gesprächsgrundlage mit ins nächste Kanzleigespräch.

Mollie-Gebühren richtig buchen: 6855 mit BU 506

Mollie-Gebühren gehören im SKR04 auf Konto 6855, Nebenkosten des Geldverkehrs. Weil die Mollie B.V. in den Niederlanden sitzt, greift für die Gebühr das Reverse-Charge-Verfahren nach § 13b UStG: Du schuldest die Umsatzsteuer auf die Leistung selbst und ziehst sie im selben Atemzug als Vorsteuer ab. In DATEV wird das über den BU-Schlüssel 506 abgebildet.

Wichtig ist die Buchung pro Zahlung statt als Monatspauschale. Nur dann stimmen Verrechnungskonto und Settlement-Report überein, und deine Kanzlei kann jede einzelne Position nachvollziehen, statt eine Sammelzahl zu glauben.

OSS: Umsätze nach Bestimmungsland aufteilen

Verkaufst du an Privatkunden in der EU, gilt ab der 10.000-Euro-Schwelle die Umsatzsteuer des Kundenlandes, gemeldet über das One-Stop-Shop-Verfahren. Bei digitalen Leistungen ohne Lieferadresse zählt als Ortsnachweis unter anderem das Land der kartenausgebenden Bank nach Art. 24b MwSt-Durchführungsverordnung.

Im Buchungsstapel heißt das: EU-Umsätze mit BU-Schlüssel 240, dazu Bestimmungsland und Steuersatz in den Spalten AN und AO. Inland und Drittland stehen getrennt daneben, damit die Umsatzsteuervoranmeldung und die OSS-Meldung aus derselben Buchhaltung fallen.

Belege automatisch an die Buchung: der GUID-Beleglink

Der letzte Schritt entscheidet über den Alltag deiner Kanzlei: Hängt an jeder Buchung der passende Beleg? DATEV kann Buchungen beim Import automatisch mit PDFs verknüpfen, wenn der Stapel pro Zeile einen Beleglink in Form einer GUID trägt und die Belege per Belegtransfer zusammen mit einer document.xml hochgeladen werden.

Ist das eingerichtet, entfällt das manuelle Anheften vollständig. Bei tausend Zahlungen im Monat ist das der Unterschied zwischen einem Nachmittag und keiner Minute.

Der automatische Weg

Du kannst all das von Hand aufsetzen: Export, Konvertierung, Steuerlogik, Rechnungsstellung, Beleg-Upload. Oder du verbindest dein Mollie-Konto mit Meridian. Die Software importiert deine komplette Zahlungshistorie, erstellt die drei Stapel, generiert Rechnungen nach § 14 UStG samt Gutschriften und verknüpft jeden Beleg per GUID.

Der Preis ist bewusst eine Flat: 99,99 € netto im Monat, unabhängig von Umsatz und Transaktionszahl, mit unbegrenzten Mollie-Konten und Firmen. 14 Tage kostenlos, monatlich kündbar.

Häufige Fragen

Brauche ich ein Shopsystem, um Mollie-Zahlungen in DATEV zu buchen?

Nein. Viele Schnittstellen setzen eines voraus, weil sie Rechnungen aus dem Shop abgleichen. Wer direkt über Mollie verkauft, per Checkout, Payment Link oder API, braucht eine Lösung, die die Erlösseite unmittelbar aus den Mollie-Daten baut.

Welches Konto für Mollie-Gebühren im SKR03?

Im SKR03 ist das Pendant zu 6855 das Konto 4970, Nebenkosten des Geldverkehrs, ebenfalls mit Reverse Charge nach § 13b UStG und BU-Schlüssel 506.

Wie oft sollte ich exportieren?

Monatlich, passend zur Umsatzsteuervoranmeldung. Ein Monat ist die kleinste Einheit, in der Erlöse, Gebühren und Auszahlungen sauber zusammenpassen.