EXTF ist das Austauschformat, mit dem Buchungen in die DATEV-Rechnungswesenprogramme kommen. Es sieht aus wie eine CSV und ist auch eine, nur mit sehr genauen Erwartungen an Kopfzeile, Spaltenreihenfolge und Zahlenformat. Wer weiß, was drinsteht, kann einen Export beurteilen, statt ihm zu vertrauen.
- Eine EXTF-Datei besteht aus einer Kopfzeile, einer Spaltenüberschriftenzeile und den Buchungszeilen.
- Die Kopfzeile trägt unter anderem Beraternummer, Mandantennummer, Wirtschaftsjahresbeginn, Sachkontenlänge und den Zeitraum.
- Beträge stehen ohne Vorzeichen, die Richtung steuert das Soll-Haben-Kennzeichen S oder H.
- Der BU-Schlüssel steuert die Steuerautomatik, Belegfeld 1 trägt üblicherweise die Rechnungsnummer.
- Passt die Sachkontenlänge in der Kopfzeile nicht zum Mandanten, weist DATEV den Import ab oder verschiebt Konten.
Der Aufbau einer EXTF-Datei
Zeile eins ist die Kopfzeile. Sie beginnt mit der Kennung EXTF, gefolgt von Versionsnummer, Formatkategorie, Formatname und Formatversion. Danach kommen die Angaben zum Mandanten: Beraternummer, Mandantennummer, Wirtschaftsjahresbeginn, Sachkontenlänge, Datum von und bis, Bezeichnung des Stapels, Kennzeichen für Buchungstyp und Festschreibung.
Zeile zwei enthält die Spaltenüberschriften. Ab Zeile drei folgt je Buchung eine Zeile. Getrennt wird mit Semikolon, Texte stehen in Anführungszeichen, Beträge mit Komma als Dezimaltrenner.
Die Spalten, auf die es ankommt
Ein Buchungsstapel hat über hundert Spalten, gebraucht werden im Alltag ein Dutzend:
| Feld | Bedeutung | Beispiel |
|---|---|---|
| Umsatz | Betrag ohne Vorzeichen | 119,00 |
| Soll-Haben-Kennzeichen | S oder H, steuert die Richtung | S |
| WKZ Umsatz | Währung | EUR |
| Konto | das bebuchte Konto | 1809 |
| Gegenkonto | die andere Seite | 4400 |
| BU-Schlüssel | Steuerautomatik | 240 |
| Belegdatum | Tag und Monat, TTMM | 1507 |
| Belegfeld 1 | meist die Rechnungsnummer | MR-2026-0042 |
| Buchungstext | Klartext für die Kanzlei | Mollie FR 20% |
| EU-Land und USt-IdNr. | Spalte AN, bei OSS | FR |
| EU-Steuersatz | Spalte AO, bei OSS | 20,00 |
| Beleglink | GUID zum PDF | BEDI "…" |
Die Kopfzeile ist die häufigste Fehlerquelle
Drei Werte in der Kopfzeile entscheiden darüber, ob ein Import gelingt. Die Beraternummer und die Mandantennummer müssen exakt zu dem Mandanten passen, in den importiert wird. Weichen sie ab, lehnt DATEV den Import ab, und das ist gut so.
Die Sachkontenlänge ist subtiler. Steht in der Kopfzeile eine 4, im Mandanten sind aber fünfstellige Sachkonten eingerichtet, verschieben sich die Konten. Der Import läuft durch, die Buchungen landen falsch.
Deshalb fragt Meridian beide Nummern und die Sachkontenlänge in den Steuereinstellungen ab und prüft sie, bevor ein Export überhaupt möglich ist.
Berater- und Mandantennummer kennt nur deine Kanzlei. Frag sie einmal ab, trag sie ein, und die Frage ist für immer erledigt.
Festschreibung und GoBD
Die Kopfzeile enthält ein Kennzeichen für die Festschreibung. Festgeschriebene Buchungen lassen sich nicht mehr ändern, nur noch stornieren. Das ist der Kern der GoBD-Anforderung an die Unveränderbarkeit.
In der Praxis importieren Kanzleien Stapel meist unfestgeschrieben, prüfen sie und schreiben sie dann gesammelt fest. Ein Exportwerkzeug sollte diese Entscheidung der Kanzlei überlassen, statt sie vorwegzunehmen.
Der Import in der Kanzlei
In Kanzlei-Rechnungswesen läuft der Import über Bestand, Daten holen und dann die Auswahl der Datei. DATEV zeigt anschließend ein Protokoll mit Anzahl der Buchungen, Summen und eventuellen Hinweisen.
Wer vorher sicher sein will, nutzt das kostenlose Prüfprogramm DATEV-Format, das der Hersteller im Entwicklerportal bereitstellt. Es prüft die Datei rein technisch, ohne sie zu importieren.
Häufige Fragen
Kann ich eine EXTF-Datei selbst in Excel öffnen?
Ja, aber sei vorsichtig beim Speichern. Excel ändert gern Zahlenformate und die Zeichenkodierung, und danach lehnt DATEV die Datei ab. Zum Anschauen ist ein Texteditor der sicherere Weg.
Was bedeutet die Fehlermeldung zur Formatversion?
Die Kopfzeile gibt eine Version des Buchungsstapelformats an. Ältere DATEV-Programmstände kennen neuere Versionen nicht. In dem Fall hilft ein Update oder ein Export in der älteren Version.
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