EXTF ist das Austauschformat, mit dem Buchungen aus anderen Programmen in DATEV Rechnungswesen kommen. Es ist eine CSV-Datei, aber eine mit sehr genauen Erwartungen an Kopfzeile, Feldreihenfolge und Zahlenformat. Wer die Felder kennt, kann einen Export prüfen, statt ihm blind zu vertrauen, und versteht die Meldungen im Importprotokoll.
- Eine EXTF-Datei hat drei Teile: Zeile 1 ist die Kopfzeile, Zeile 2 enthält die Feldnamen, ab Zeile 3 folgt je Buchung eine Zeile mit 125 Feldern.
- Die Kopfzeile beginnt mit EXTF;700;21;"Buchungsstapel";13 und trägt Beraternummer, Mandantennummer, Wirtschaftsjahresbeginn, Sachkontenlänge und Zeitraum, die zum Mandanten passen müssen.
- Beträge stehen immer positiv mit Dezimalkomma, die Richtung steuert das Kennzeichen S oder H, die Steuer der BU-Schlüssel in Feld 9.
- Importiert wird in DATEV Rechnungswesen über Bestand, Importieren, Stapelverarbeitung; mit Belegen läuft erst das Belegpaket über DATEV Unternehmen online, dann der Stapel.
Wie ist eine EXTF-Datei aufgebaut?
Eine EXTF-Datei besteht aus einer Kopfzeile, einer Zeile mit den Feldnamen und ab Zeile drei aus je einer Zeile pro Buchung. So beschreibt es DATEV im Entwicklerportal, und daran hält sich jedes Programm, das Buchungsstapel erzeugt.
Die formalen Regeln sind kurz: Der Dateiname beginnt mit EXTF_ und endet auf .csv, Felder werden mit Semikolon getrennt, Zeilen enden mit CR und LF. Texte stehen in Anführungszeichen, ein Anführungszeichen im Text wird verdoppelt. Beträge haben ein Komma als Dezimaltrenner und keine Tausenderpunkte, Steuerzeichen haben in der Datei nichts zu suchen.
EXTF kennzeichnet Dateien aus Fremdprogrammen. Dateien, die DATEV selbst erzeugt, beginnen mit DTVF. Für den Import macht das keinen Unterschied, beide Kennzeichen werden akzeptiert.
Die Kopfzeile Feld für Feld
Die Kopfzeile ist die erste Zeile der Datei und sagt DATEV, für welchen Mandanten, welches Wirtschaftsjahr und welchen Zeitraum die Buchungen gedacht sind. Die Tabelle zeigt die Felder, die in der Praxis zählen, mit den Werten aus der DATEV-Beschreibung und dem, was Meridian hineinschreibt.
| Feld | Bedeutung | Erlaubte Werte laut DATEV | Meridian schreibt |
|---|---|---|---|
| 1 | Kennzeichen | EXTF für Fremdprogramme, DTVF für DATEV | EXTF |
| 2 | Versionsnummer | 700 | 700 |
| 3 | Formatkategorie | 21 für Buchungsstapel | 21 |
| 4 | Formatname | Buchungsstapel | Buchungsstapel |
| 5 | Formatversion | 13 | 13 |
| 6 | Erzeugt am | Zeitstempel JJJJMMTTHHMMSSFFF | Zeitpunkt des Exports |
| 8 | Herkunft | bis zu 2 Zeichen | kein Kürzel |
| 11 | Beraternummer | 1001 bis 9999999 | aus deinen Steuereinstellungen |
| 12 | Mandantennummer | 1 bis 99999 | aus deinen Steuereinstellungen |
| 13 | Wirtschaftsjahresbeginn | JJJJMMTT | Beginn deines Wirtschaftsjahres |
| 14 | Sachkontenlänge | 4 bis 8, muss zum Mandanten passen | voreingestellt 4 |
| 15 und 16 | Datum von und bis | JJJJMMTT | erster und letzter Tag des Monats |
| 17 | Bezeichnung | bis 30 Zeichen | Art des Stapels und Anbieter |
| 19 | Buchungstyp | 1 Finanzbuchführung, 2 Jahresabschluss | 1 |
| 20 | Rechnungslegungszweck | 0 oder 30, 40, 50, 64 | 0 |
| 21 | Festschreibung | 0 keine, 1 Festschreibung (Standard) | 0 |
| 22 | Währungskennzeichen | EUR | EUR |
| 27 | Sachkontenrahmen | z. B. 03 oder 04 | 03 oder 04 |
Die Felder 11 bis 14 entscheiden über den Import. Berater, Mandant, Wirtschaftsjahr und Sachkontenlänge kennt nur deine Kanzlei, also frag sie einmal ab.
Welche Kopfzeilenwerte zum Mandanten passen müssen
Beraternummer, Mandantennummer und Wirtschaftsjahr müssen exakt zu dem Bestand passen, in den importiert wird. DATEV nennt diese Werte Ordnungsbegriffe. Passen sie nicht, findet die Stapelverarbeitung keine Daten für den gewählten Mandanten; beim Import lassen sie sich aber im Fenster DATEV-Format ändern anpassen, zusammen mit dem Stapeldatum.
Die Sachkontenlänge verhält sich je nach Richtung unterschiedlich. Ist sie in der Kopfzeile größer als im Mandanten, bricht DATEV mit der Meldung REW10152 ab, und die Datei muss im Ursprungsprogramm korrigiert werden. Ist sie kleiner, meldet DATEV REW10153 und füllt die Kontonummern rechts mit Nullen auf: Aus 4400 wird bei fünfstelligen Sachkonten 44000. Das ist fast nie gewollt, deshalb lohnt der Blick vor dem ersten Import.
Die häufigsten Meldungen mit ihrer Lösung stehen gesammelt im Guide DATEV-Importfehler bei EXTF-Stapeln.
Die Buchungsfelder, die wirklich gefüllt werden
Eine Buchungszeile hat 125 Felder, im Alltag gefüllt ist rund ein Dutzend. Die übrigen bleiben leer, behalten aber ihren Platz, deshalb hat jede Zeile gleich viele Semikolons. Die Spaltenbuchstaben gelten, wenn du die Datei in einer Tabellenkalkulation ansiehst.
| Feld | Spalte | Name | Regel laut DATEV |
|---|---|---|---|
| 1 | A | Umsatz | positiv, nicht 0,00, Dezimalkomma |
| 2 | B | Soll/Haben-Kennzeichen | S oder H, bezogen auf das Konto in Feld 7 |
| 3 | C | WKZ Umsatz | Währungskennzeichen, z. B. EUR |
| 4 bis 6 | D bis F | Kurs, Basisumsatz, WKZ Basisumsatz | nur bei Fremdwährung |
| 7 | G | Konto | Sach- oder Personenkonto, höchstens 9 Stellen |
| 8 | H | Gegenkonto | ohne BU-Schlüssel, Personenkonten nur eine Stelle länger als die Sachkontenlänge |
| 9 | I | BU-Schlüssel | steuert die Steuerautomatik, bis 4 Stellen |
| 10 | J | Belegdatum | TTMM, das Jahr kommt aus Feld 13 der Kopfzeile |
| 11 | K | Belegfeld 1 | bis 36 Zeichen, nur Ziffern, Buchstaben und $ & % * + - /, Schlüssel für den OPOS-Ausgleich |
| 14 | N | Buchungstext | bis 60 Zeichen |
| 20 | T | Beleglink | BEDI mit GUID für Belege in DATEV Unternehmen online |
| 21 und 22 | U und V | Beleginfo Art 1 und Inhalt 1 | immer beide füllen |
| 40 | AN | EU-Mitgliedstaat u. UStID (Bestimmung) | Länderkennzeichen, bei OSS |
| 41 | AO | EU-Steuersatz (Bestimmung) | Steuersatz des Bestimmungslands, bei OSS |
| 114 | DJ | Festschreibung | leer bedeutet automatisch festschreiben, eine 1 in einer Zeile schreibt den ganzen Stapel fest |
| 115 und 116 | DK und DL | Leistungsdatum, Datum Zuord. Steuerperiode | Leistungsdatum nur zusammen mit Feld 116 |
| 121 | DQ | Abrechnungsreferenz | Klammer über die Transaktionen eines Zahlungsdienstleisters und die zugehörige Auszahlung |
Beispiel: so sehen die Zeilen in einem Meridian-Stapel aus
Ein Beispiel mit erfundenen Beträgen aus dem Testbestand von Meridian, SKR04, Beraternummer 1234567, Mandantennummer 54321. Die Kopfzeile beginnt mit EXTF;700;21;"Buchungsstapel";13, danach folgen Zeitstempel, die beiden Nummern, der Wirtschaftsjahresbeginn 20260101, die Sachkontenlänge 4 und der Zeitraum 20260301 bis 20260331.
| Umsatz | S/H | Konto | Gegenkonto | BU | Belegdatum | Buchungstext |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 119,00 | S | 10000 Sammeldebitor | 4320 Erlöse OSS | 240 | 0503 | Verkauf OSS FR 20%, Felder 40 und 41: FR, 20,00 |
| 119,00 | S | 1810 Anbieterkonto | 10000 Sammeldebitor | 40 | 0503 | Zahlung OSS FR 20% |
| 2,03 | S | 6855 Nebenkosten Geldverkehr | 1810 Anbieterkonto | 506 | 0503 | Stripe-Gebühr |
| 100,00 | S | 1460 Geldtransit | 1810 Anbieterkonto | leer | 1503 | Stripe-Auszahlung (Ankunft 17.03.2026) |
Belegfeld 1 trägt in der Erlöszeile die Rechnungsnummer, in der Auszahlungszeile die Kennung der Auszahlung. So findet die Kanzlei zu jeder Zeile den Beleg.
Versionen: 700 und Formatversion 13
Die Versionsnummer 700 in Feld 2 gilt seit Oktober 2018. Die Formatversion in Feld 5 zählt die Änderungen am Buchungsstapel selbst und steht Stand Oktober 2026 bei 13. Laut Änderungshistorie im DATEV-Entwicklerportal sind die letzten Schritte diese:
| Stand | Formatversion | Was dazukam |
|---|---|---|
| Januar 2021 | 10 auf 11 | Feld 121 Abrechnungsreferenz und Feld 122 |
| Juni 2021 | 11 auf 12 | Felder 123 und 124 zum Ursprungsland, Felder 40 und 41 angepasst |
| Februar 2024 | 12 auf 13 | Feld 125 abweichendes Skontokonto |
| März 2025 | 13 | präzisere Prüfregeln für einzelne Felder, keine neue Formatversion |
Was das Festschreibungskennzeichen bewirkt
Feld 21 der Kopfzeile entscheidet, ob die Buchungen nach dem Import festgeschrieben sind: 0 heißt nein, 1 heißt ja, und 1 ist der Standard. Festgeschriebene Buchungen lassen sich nicht mehr ändern, nur noch durch eine Gegenbuchung korrigieren. Laut DATEV-Hilfe werden Stapel ohne konkretes Festschreibekennzeichen beim Import automatisch festgeschrieben; die Festschreibung wieder aufzuheben, braucht ein eigenes Recht in der DATEV-Rechteverwaltung.
Meridian schreibt 0. Die Kanzlei soll den Stapel prüfen, bevor er unveränderbar wird, und die Festschreibung im eigenen Ablauf setzen, wie es die GoBD für den Abschluss eines Zeitraums vorsehen.
Import in DATEV Rechnungswesen
In DATEV Rechnungswesen läuft der Import über die Stapelverarbeitung. Der Weg laut DATEV-Hilfe, Stand September 2026:
- Mandantenbestand öffnen.
- Bestand, Importieren, Stapelverarbeitung wählen und auf Importieren klicken.
- Das Quellverzeichnis mit der EXTF-Datei wählen und Importieren bestätigen. Bei abweichenden Ordnungsbegriffen erscheint das Fenster DATEV-Format ändern.
- DATEV prüft die Stapel und schreibt ein Importprotokoll mit Fehlern und Hinweisen. Du kannst nur korrekte Buchungssätze übernehmen oder auch solche mit Fehlern, die du danach in Belege buchen korrigierst.
- Mit Verarbeiten landen die Buchungen im Bestand. Stapel desselben Zeitraums lassen sich an vorhandene anhängen.
Import mit Belegen über DATEV Unternehmen online
Sollen die Belege direkt an den Buchungen hängen, kommt zuerst das Belegpaket und dann der Stapel. Das Belegpaket ist ein ZIP mit den PDFs und einer document.xml; der Stapel verweist in Feld 20 mit einer GUID auf jeden Beleg. DATEV beschreibt den Ablauf in vier Schritten:
- Das ZIP unverändert mit DATEV Belegtransfer hochladen, nicht entpacken. Grenzen laut DATEV: höchstens 20 MB je Datei, 5.000 Dokumente einschließlich XML, kein ZIP im ZIP, kein Passwort.
- In DATEV Unternehmen online das Importprotokoll unter Belege, Protokolle prüfen. Steht dort Fehlerhaft, lässt sich der Import fortsetzen oder stornieren.
- In DATEV Rechnungswesen den Stapel über Bestand, Importieren, Stapelverarbeitung einlesen und verarbeiten. Dabei wird der Beleglink angehängt.
- Über Bestand, Buchungsinformationen übergeben die Buchungsinformationen zurückschreiben, damit die Belege in Belege online als gebucht gelten.
Die eine Regel, an der die meisten Belegverknüpfungen scheitern: erst Belege, dann Stapel.
Automatisch mit Meridian
Meridian schreibt die Kopfzeile aus deinen Steuereinstellungen und blockiert den Export, solange Beraternummer, Mandantennummer oder Pflichtkonten fehlen. Die Datei kommt als Windows-1252 mit CR und LF, Belegfeld 1 wird auf die erlaubten Zeichen und 36 Stellen gekürzt, der Buchungstext auf 60. OSS-Zeilen tragen Land und Steuersatz in den Feldern 40 und 41, jede Erlöszeile die GUID des Belegs in Feld 20.
Wer lieber selbst baut, kommt mit der DATEV-Beschreibung und einem Texteditor ebenfalls ans Ziel. Und wer schon DATEV Datenservice für seinen Zahlungsanbieter nutzt, bekommt die Daten über das Rechenzentrum statt als Datei; dort müssen dieselben Ordnungsbegriffe passen. Wie ein komplettes Meridian-Paket aussieht, zeigt der Beispiel-Export, welche Daten Meridian dafür etwa bei Mollie liest, die Seite Mollie mit DATEV verbinden.
Häufige Fragen
Kann ich eine EXTF-Datei in Excel öffnen?
Zum Ansehen ja, zum Speichern nein. Laut DATEV-Hilfe beschädigt Excel beim Speichern die Kopfzeile, danach meldet die Stapelverarbeitung keine Daten. Exportiere die Datei in dem Fall neu oder nimm zum Ansehen einen Texteditor.
Was ist der Unterschied zwischen EXTF und DTVF?
EXTF steht in Dateien aus Fremdprogrammen, DTVF in Dateien, die DATEV selbst erzeugt. Aufbau und Felder sind gleich, DATEV importiert beide.
Welche Formatversion muss im Buchungsstapel stehen?
Stand Oktober 2026 ist es Formatversion 13 bei Versionsnummer 700. Ältere DATEV-Programmstände kennen neuere Versionen unter Umständen nicht; dann hilft ein Update in der Kanzlei.
Was passiert, wenn die Sachkontenlänge nicht passt?
Ist sie in der Datei größer als im Mandanten, bricht der Import mit REW10152 ab. Ist sie kleiner, füllt DATEV die Kontonummern rechts mit Nullen auf und meldet REW10153. Beides vermeidest du, indem du die Sachkontenlänge einmal bei der Kanzlei erfragst.
Quellen
- DATEV Developer Portal, DATEV-Format: Buchungsstapel
- DATEV Developer Portal, DATEV-Format: Header
- DATEV Developer Portal, DATEV-Format: Getting started
- DATEV Developer Portal, DATEV-Format: Changelog
- DATEV-Hilfe 9211450, Daten in die Stapelverarbeitung importieren
- DATEV-Hilfe 9211447, Stapel mit Daten im DATEV-Format verarbeiten
- DATEV-Hilfe 1005516, Buchungsdaten mit integriertem Beleglink übernehmen
- DATEV-Hilfe 1044858, REW10152 Sachkontenlänge größer
- DATEV-Hilfe 1044859, REW10153 Sachkontenlänge kleiner
Meridian erledigt all das automatisch, direkt aus Mollie, Stripe, PayPal und CoinGate: 99,99 € netto im Monat, unbegrenzte Accounts, 14 Tage kostenlos.