Buchungen ohne Belege sind halbe Arbeit. Jemand muss die Rechnung suchen und anheften, und bei tausend Zahlungen im Monat ist dieses Jemand nicht mehr bezahlbar. DATEV hat dafür einen Mechanismus, den erstaunlich wenige nutzen.
- Der Beleglink ist eine GUID, die in der Buchungszeile und im Belegpaket identisch vorkommt.
- Das Belegpaket ist ein ZIP aus PDFs und einer document.xml, die jede Datei ihrer GUID zuordnet.
- Reihenfolge zählt: erst die Belege hochladen, dann den Buchungsstapel importieren.
- Die einfachere Alternative ohne XML ist die Verknüpfung über die Rechnungsnummer im Belegfeld 1.
Wie die Verknüpfung funktioniert
Jede Rechnung bekommt eine eindeutige Kennung, eine GUID. Diese Kennung steht an zwei Stellen: im Buchungsstapel in der Spalte Beleglink und in der document.xml, die dem Belegpaket beiliegt und dort auf die konkrete PDF-Datei zeigt.
Beim Import sucht DATEV zu jeder Buchung die passende Kennung im Belegbestand. Findet es sie, hängt der Beleg an der Buchung, ohne dass jemand etwas anklickt.
Was in ein Belegpaket gehört
Ein Belegpaket ist ein ZIP-Archiv mit allen PDF-Dateien und genau einer document.xml im Wurzelverzeichnis. Die XML nennt je Beleg den Dateinamen und die GUID, dazu Metadaten wie Belegtyp.
Wichtig: Das Archiv wird als Ganzes hochgeladen und nicht vorher entpackt. Genau deshalb liefert Meridian die Belege als verschachteltes ZIP im Ordner 02_Belege aus, mit einem Hinweis in der LIESMICH-Datei.
Die Reihenfolge entscheidet
Erst die Belege, dann die Buchungen. Ist es andersherum, findet der Stapel beim Import nichts und die Verknüpfung bleibt leer. Nachträglich lässt sich das reparieren, aber es kostet einen weiteren Durchlauf.
In der Praxis lädt das Unternehmen die Belege in DATEV Unternehmen online hoch, die Kanzlei importiert danach den Stapel in Kanzlei-Rechnungswesen. Beide Seiten sehen dasselbe Ergebnis.
Diese eine Regel erklärt die meisten gescheiterten Belegverknüpfungen: erst Belege, dann Stapel.
Die Alternative über die Belegnummer
Nicht jede Kanzlei arbeitet mit Belegtransfer. Der einfachere Weg ist die Verknüpfung über Belegfeld 1: Dort steht die Rechnungsnummer, und die Belege werden mit derselben Nummer als Dateiname abgelegt.
Die Zuordnung geschieht dann über die Nummer statt über eine GUID. Das ist weniger elegant, aber robust und funktioniert auch in Umgebungen ohne DATEV Unternehmen online. Meridian kann beide Wege, umschaltbar in den Steuereinstellungen.
Häufige Fragen
Was ist eine GUID genau?
Eine global eindeutige Kennung, üblicherweise 32 Hexadezimalzeichen in fünf Gruppen. Wichtig ist nur, dass sie einmalig ist und sich nicht ändert, wenn derselbe Beleg noch einmal erzeugt wird.
Was passiert bei einer Gutschrift?
Sie ist ein eigener Beleg mit eigener GUID und hängt an der Stornobuchung. Der ursprüngliche Beleg bleibt an der ursprünglichen Buchung, damit die Historie lesbar bleibt.
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