Mit dem Wachstumschancengesetz hat Deutschland die E-Rechnung im inländischen B2B-Geschäft verbindlich gemacht. Die Umstellung läuft gestaffelt, und viele Onlinehändler unterschätzen, dass sie schon jetzt betroffen sind.
- Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Dafür genügt ein E-Mail-Postfach.
- Die Pflicht zum Versand greift gestaffelt: ab 2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz, ab 2028 für alle.
- Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach EN 16931, etwa XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1. Ein PDF allein ist keine.
- Betroffen sind nur Umsätze zwischen inländischen Unternehmen. Rechnungen an Privatkunden und ins Ausland bleiben außen vor.
Der Zeitplan
Die Regelung unterscheidet zwischen Empfangen und Senden. Empfangen musste jedes inländische Unternehmen bereits ab dem ersten Tag, ohne Übergangsfrist.
| Ab | Was gilt |
|---|---|
| 1.1.2025 | Empfangspflicht für alle inländischen Unternehmen |
| 1.1.2025 bis 31.12.2026 | Papier und PDF weiter zulässig, mit Zustimmung des Empfängers |
| 1.1.2027 | Versandpflicht für Unternehmen über 800.000 € Vorjahresumsatz |
| 1.1.2028 | Versandpflicht für alle inländischen Unternehmen |
Was als E-Rechnung zählt
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht und eine automatische Verarbeitung erlaubt. In Deutschland erfüllen das XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 im Profil EN 16931.
Ein PDF, auch ein maschinell erzeugtes, ist rechtlich eine sonstige Rechnung. ZUGFeRD ist der bequeme Mittelweg: ein PDF, in das der strukturierte Datensatz eingebettet ist. Menschen sehen die gewohnte Rechnung, Software liest die Daten.
Was das für einen Onlinehändler heißt
Die meisten Shop-Umsätze gehen an Privatkunden. Dafür ändert sich nichts: B2C-Rechnungen dürfen weiter PDF sein.
Relevant wird es bei Geschäftskunden im Inland. Wer Lizenzen, Software oder Ware an deutsche Unternehmen verkauft, fällt ab 2027 oder 2028 in die Versandpflicht. Und schon heute kann jeder Lieferant dir eine XRechnung schicken, die du verarbeiten können musst.
Für Meridian heißt das konkret: Die Rechnungen, die aus Mollie-Zahlungen entstehen, sind heute PDFs nach § 14 UStG, was für B2C-Umsätze genau richtig ist. Für den B2B-Fall gehört die Frage nach dem strukturierten Format auf die Roadmap, rechtzeitig vor 2027.
Sofort erledigen, kostet nichts: ein dediziertes Rechnungspostfach einrichten und in Impressum und Kundenkommunikation nennen. Damit ist die Empfangspflicht erfüllt.
Häufige Fragen
Muss ich für den Empfang Software kaufen?
Nein. Gesetzlich genügt ein E-Mail-Postfach. Sinnvoll ist Software erst, wenn regelmäßig strukturierte Rechnungen ankommen, die jemand sonst von Hand abtippt.
Gilt das auch für Kleinbetragsrechnungen?
Rechnungen bis 250 Euro brutto sind von der Pflicht ausgenommen und dürfen weiterhin als sonstige Rechnung ausgestellt werden.
Und wenn mein Kunde im EU-Ausland sitzt?
Die deutsche Pflicht betrifft nur Umsätze zwischen im Inland ansässigen Unternehmen. Grenzüberschreitend gelten die Regeln des jeweiligen Landes, und die EU arbeitet mit ViDA an einer einheitlichen Lösung.
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