Eine Rechnung ist kein Beleg, sondern ein Rechtsdokument. Fehlt eine Pflichtangabe, verliert dein Kunde im Zweifel den Vorsteuerabzug, und du bekommst die Rechnung zurück. Im Onlinehandel, wo Rechnungen automatisch entstehen, entscheidet sich das einmal bei der Einrichtung.
- § 14 Abs. 4 UStG listet zehn Pflichtangaben, von der vollständigen Anschrift bis zum Steuerbetrag.
- Bis 250 € brutto reicht die Kleinbetragsrechnung nach § 33 UStDV mit deutlich weniger Angaben.
- Bei Reverse Charge steht kein Steuerbetrag auf der Rechnung, dafür der Hinweis Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers.
- Bei OSS-Umsätzen weist du die Umsatzsteuer des Bestimmungslandes aus, mit dem dortigen Satz.
- Die Rechnungsnummer muss fortlaufend und einmalig sein, ein Zufallsstring genügt nicht.
Die Pflichtangaben
Vollständig sind es zehn Punkte:
- Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers.
- Vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers.
- Steuernummer oder USt-IdNr. des leistenden Unternehmers.
- Ausstellungsdatum.
- Fortlaufende, einmalig vergebene Rechnungsnummer.
- Menge und Art der gelieferten Ware oder Umfang und Art der sonstigen Leistung.
- Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung.
- Nach Steuersätzen aufgeschlüsseltes Entgelt.
- Anzuwendender Steuersatz und der darauf entfallende Steuerbetrag.
- Hinweis auf eine Steuerbefreiung, falls einschlägig.
Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro
Für Rechnungen bis 250 Euro brutto lässt § 33 UStDV eine verkürzte Fassung zu: Name und Anschrift des Leistenden, Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung, Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe sowie der Steuersatz. Empfängerdaten und Rechnungsnummer sind nicht zwingend.
Für ein Abo-Geschäft mit vielen kleinen Beträgen ist das eine echte Erleichterung. Trotzdem spricht wenig dagegen, immer die volle Fassung zu erzeugen: Sie ist nie falsch, und Geschäftskunden fragen sonst nach.
Die zwei Sonderfälle, die im Onlinehandel ständig vorkommen
Erstens Reverse Charge: Verkaufst du an ein Unternehmen in einem anderen EU-Land mit gültiger USt-IdNr., weist du keine Umsatzsteuer aus. Auf die Rechnung gehören beide USt-IdNr. und der Hinweis auf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers.
Zweitens OSS: Verkaufst du an einen Privatkunden in einem anderen EU-Land und liegst über der Schwelle, weist du die Umsatzsteuer des Bestimmungslandes aus, mit dessen Satz. Die Rechnung sieht damit anders aus als die deutsche, obwohl das Produkt dasselbe ist.
| Kunde | Steuerausweis | Zusatz |
|---|---|---|
| Privatkunde Deutschland | 19 % deutsche USt | keiner |
| Privatkunde EU, über Schwelle | Satz des Bestimmungslandes | keiner |
| Unternehmen EU mit USt-IdNr. | kein Ausweis | Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers |
| Kunde im Drittland | kein Ausweis | nicht im Inland steuerbar |
Rechnungsnummern, die einer Prüfung standhalten
Die Nummer muss fortlaufend und einmalig sein. Fortlaufend bedeutet nicht lückenlos aufsteigend um eins, aber nachvollziehbar systematisch. Ein Präfix je Firma oder Jahr ist zulässig, ein zufälliger Hash nicht.
Wichtig ist die Nachvollziehbarkeit: Eine Prüfung will sehen, dass keine Rechnung verschwunden ist. Wer Nummern aus einem System zieht, das Lücken protokolliert, ist auf der sicheren Seite.
Häufige Fragen
Muss ich Privatkunden überhaupt eine Rechnung ausstellen?
Bei Leistungen an Privatpersonen besteht in der Regel keine Rechnungspflicht, außer bei Bauleistungen an Grundstücken. Praktisch stellt fast jeder Onlinehändler trotzdem eine aus, weil Kunden danach fragen und die Buchhaltung den Beleg braucht.
Reicht eine PDF-Rechnung per E-Mail?
Für Privatkunden ja. Im B2B-Bereich gelten seit 2025 die neuen Regeln zur E-Rechnung, dazu gibt es einen eigenen Artikel.
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