Eine Rückerstattung ist buchhalterisch kein Rückgängigmachen, sondern ein neuer Geschäftsvorfall. Das klingt nach Haarspalterei, entscheidet aber darüber, in welchem Voranmeldungszeitraum die Umsatzsteuer korrigiert wird.
- Der ursprüngliche Umsatz bleibt gebucht. Die Rückerstattung kommt als eigener Vorgang dazu.
- Die Umsatzsteuer wird nach § 17 UStG in dem Zeitraum korrigiert, in dem die Erstattung tatsächlich erfolgt ist.
- Der Kunde braucht ein Dokument über die Korrektur, üblicherweise eine Gutschrift mit Bezug auf die ursprüngliche Rechnungsnummer.
- Im DATEV-Stapel wird das als Generalumkehr abgebildet, nicht als gelöschte Zeile.
Der richtige Zeitraum: § 17 UStG
Verkauf im Mai, Erstattung im Juli: In welcher Voranmeldung landet die Korrektur? Die Antwort steht in § 17 Abs. 1 Satz 7 UStG: Die Berichtigung ist in dem Besteuerungszeitraum vorzunehmen, in dem sich die Bemessungsgrundlage geändert hat. Das ist der Juli.
Das ist auch der praktische Grund, warum du den Mai-Stapel nicht anfassen solltest. Ein bereits übermittelter Zeitraum bleibt, wie er war, und die Korrektur steht dort, wo sie hingehört.
Generalumkehr statt Minusbuchung
DATEV kennt für Stornos das Kennzeichen Generalumkehr. Die Buchung dreht die Seiten, statt einen negativen Betrag zu schreiben. Der Vorteil: Ursprungsbuchung und Storno stehen beide im Bestand, die Spur bleibt lesbar, und die Umsatzsteuer wird korrekt gegenläufig gerechnet.
Meridian bucht Rückerstattungen genau so: als Generalumkehr auf das Erstattungsdatum, mit derselben Kontenlogik wie der ursprüngliche Erlös, inklusive Steuersplit nach Bestimmungsland.
Die Gutschrift für den Kunden
Hast du über den ursprünglichen Verkauf eine Rechnung mit Umsatzsteuerausweis gestellt, brauchst du für die Korrektur ein entsprechendes Dokument. Üblich ist eine Gutschrift, die auf die ursprüngliche Rechnungsnummer verweist, das Erstattungsdatum trägt und die Steuer negativ ausweist.
Ohne dieses Dokument schuldest du die ausgewiesene Steuer im Zweifel weiter, nämlich nach § 14c UStG wegen unrichtigen Steuerausweises. Ein PDF, das automatisch entsteht, ist hier keine Kür.
Chargebacks sind etwas anderes
Bei einer Rückerstattung entscheidest du. Bei einem Chargeback entscheidet die Bank des Kunden, und Mollie belastet dich zusätzlich mit einer Bearbeitungsgebühr.
Buchhalterisch behandelst du den zurückgeholten Betrag wie eine Erstattung, die Chargeback-Gebühr dagegen als Aufwand auf dem Gebührenkonto. Beide Vorgänge laufen über das Verrechnungskonto und tauchen im Settlement-Report auf.
Häufige Fragen
Teilerstattung, was gilt?
Dasselbe in klein: Die Bemessungsgrundlage ändert sich anteilig, die Gutschrift lautet über den erstatteten Betrag, und die Steuer wird anteilig korrigiert.
Bekomme ich die Mollie-Gebühr bei einer Erstattung zurück?
In der Regel nicht. Die Gebühr der ursprünglichen Transaktion bleibt Aufwand, auch wenn du das Geld erstattest. Das ist ein Grund mehr, sie sauber getrennt zu buchen.
Meridian erledigt all das aus deinen Mollie-Daten: 99,99 € netto im Monat, unbegrenzte Accounts, 14 Tage kostenlos.