Die Kleinunternehmerregelung nimmt dir die Umsatzsteuer ab, nicht aber die Pflichten. Gerade im Onlinehandel mit EU-Kunden und ausländischen Dienstleistern führt das zu Überraschungen, die teuer werden können.
- Seit 2025 gelten 25.000 € Vorjahresumsatz und 100.000 € im laufenden Jahr als Grenzen.
- Wird die Grenze von 100.000 € im laufenden Jahr überschritten, endet die Kleinunternehmereigenschaft sofort mit diesem Umsatz, nicht erst im Folgejahr.
- Reverse Charge nach § 13b greift auch für Kleinunternehmer: Auf Mollie-, Stripe- oder PayPal-Gebühren schuldest du die Steuer, ohne sie als Vorsteuer abziehen zu können.
- Auf Rechnungen darf keine Umsatzsteuer ausgewiesen werden, sonst schuldest du sie nach § 14c UStG trotzdem.
- Seit 2025 gibt es eine EU-Kleinunternehmerregelung, mit der die Befreiung auch im EU-Ausland genutzt werden kann, mit eigener Anzeige- und Meldepflicht.
Die Grenzen seit 2025
Die Reform hat die alten Werte von 22.000 und 50.000 Euro abgelöst. Maßgeblich sind jetzt 25.000 Euro Gesamtumsatz im Vorjahr und 100.000 Euro im laufenden Jahr.
Der zweite Wert ist keine Prognose mehr, sondern eine harte Grenze. Wer sie überschreitet, ist ab genau diesem Umsatz Regelunternehmer, und der Umsatz, der die Grenze reißt, ist bereits steuerpflichtig.
Das ist die erste Falle: Es gibt keine Schonfrist bis zum Jahresende. Wer im September die Grenze überschreitet und weiter ohne Umsatzsteuer fakturiert, schuldet sie trotzdem, und zwar aus dem vereinnahmten Betrag heraus.
Falle zwei: Reverse Charge gilt trotzdem
Kleinunternehmer sind von der Umsatzsteuer auf ihre eigenen Leistungen befreit. Sie sind aber nicht davon befreit, Steuer für Leistungen zu schulden, die sie einkaufen und bei denen die Steuerschuld übergeht.
Zahlungsdienstleister, Cloud-Hosting, Werbung, SaaS-Abos: Alles, was aus dem Ausland kommt, kann unter § 13b UStG fallen. Der Unterschied zum Regelunternehmer ist bitter: Du schuldest die Steuer, kannst sie aber nicht als Vorsteuer abziehen. Die Gebühr wird für dich also tatsächlich um 19 % teurer.
Und: Wer solche Leistungen bezieht, braucht dafür eine USt-IdNr. und muss Voranmeldungen abgeben, obwohl er Kleinunternehmer ist.
Falle drei: der versehentliche Steuerausweis
Auf Rechnungen eines Kleinunternehmers darf keine Umsatzsteuer stehen. Stattdessen gehört ein Hinweis auf die Regelung nach § 19 UStG darauf.
Weist du versehentlich Steuer aus, etwa weil eine Vorlage aus der Zeit davor stammt oder ein Shop-Plugin automatisch 19 % rechnet, schuldest du diese Steuer nach § 14c UStG. Auch dann, wenn du sie gar nicht behalten wolltest. Korrigieren lässt sich das nur über eine berichtigte Rechnung an jeden betroffenen Kunden.
Die EU-Kleinunternehmerregelung
Seit 2025 kann die Befreiung auch grenzüberschreitend genutzt werden. Wer unter 100.000 Euro EU-weitem Jahresumsatz bleibt, kann sich für die Befreiung in anderen Mitgliedstaaten registrieren und bekommt dafür eine besondere Identifikationsnummer mit dem Zusatz EX.
Der Preis ist eine quartalsweise Umsatzmeldung über das BZSt-Portal. Ob sich das lohnt, hängt davon ab, wie viel du tatsächlich ins EU-Ausland verkaufst. Für ein paar hundert Euro im Jahr ist der Aufwand größer als der Nutzen.
Was das für die Buchhaltung heißt
Auch als Kleinunternehmer brauchst du eine ordentliche Aufzeichnung deiner Einnahmen, schon um die Grenzen im Blick zu behalten. Wer erst im Januar merkt, dass er im Oktober über 100.000 Euro lag, korrigiert drei Monate rückwirkend.
Praktisch heißt das: Erlöse laufend erfassen, getrennt nach Inland, EU und Drittland, und die eingekauften Auslandsleistungen im Blick behalten. Genau die Aufteilung, die auch ein Regelunternehmer braucht, nur ohne Steuerausweis.
Häufige Fragen
Kann ich freiwillig auf die Kleinunternehmerregelung verzichten?
Ja, durch Erklärung gegenüber dem Finanzamt. Du bist dann fünf Kalenderjahre daran gebunden. Sinnvoll ist das oft bei hohen Anfangsinvestitionen, weil du die Vorsteuer daraus ziehen kannst.
Zählt der Brutto- oder Nettoumsatz für die Grenzen?
Seit 2025 sind es Nettowerte. Vorher war der Wert brutto zu verstehen, was regelmäßig zu Verwirrung geführt hat.
Ist Meridian für Kleinunternehmer sinnvoll?
Ehrlich: meistens nicht. Bei wenigen Zahlungen im Monat und ohne Umsatzsteuerausweis ist der Aufwand gering genug für Handarbeit. Interessant wird es ab dem Punkt, an dem du regelbesteuert wirst oder EU-Privatkunden dazukommen.
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