Mandant mit Mollie: Leitfaden für Steuerkanzleien

Mandanten mit Zahlungsdienstleistern kosten überdurchschnittlich viel Zeit, weil die Daten fast immer unvollständig ankommen. Dieser Leitfaden beschreibt, was Sie einmalig einrichten und was Sie vom Mandanten verlangen sollten, damit ein Monat in Minuten statt in Stunden gebucht ist.

Die drei Fehlerbilder, die Sie kennen

Erstens die Nettobuchung: Der Mandant bucht die Auszahlung als Erlös. Umsatz zu niedrig, Gebühren als Betriebsausgabe verloren, Umsatzsteuer auf falscher Bemessungsgrundlage.

Zweitens der Sammel-Debitor: Alle Zahlungen laufen gegen ein Konto ohne Steuermerkmal. Die Voranmeldung stimmt zufällig, die OSS-Meldung gar nicht.

Drittens der fehlende Beleg: Buchungen ohne Rechnung. Bei digitalen Leistungen fehlt dann auch der Ortsnachweis, und der ist bei einer Prüfung das erste, wonach gefragt wird.

Die Einrichtung, einmalig

Vier Dinge klären den Mandanten dauerhaft:

• Verrechnungskonto je Zahlungsdienstleister anlegen, dazu Geldtransit für Auszahlungen über den Stichtag.
• Gebührenkonto mit § 13b-Automatik belegen, SKR04 6855 oder SKR03 4970 mit BU 506.
• Erlöskonten nach Steuersatz und Bestimmungsland trennen, mindestens Inland, EU-OSS und Drittland.
• Prüfen, ob die USt-IdNr. des Mandanten beim Zahlungsdienstleister hinterlegt ist. Ist sie es nicht, kommt ausländische Umsatzsteuer auf den Gebührenrechnungen an.

Der Monatsablauf

Ideal ist ein Ablauf, bei dem Sie eine Datei bekommen und importieren, statt Daten zu erfragen. Mit Meridian sieht das so aus: Der Mandant lädt Sie als Kanzlei ein, Sie bekommen einen eigenen kostenlosen Zugang und holen sich das Monatspaket selbst.

Im Paket liegen die drei Buchungsstapel, die Belege als fertiges Belegtransfer-Archiv und eine Anleitung mit Berater- und Mandantennummer. Sie laden zuerst die Belege hoch, importieren dann die Stapel, und die Verknüpfung entsteht automatisch.

Berater- und Mandantennummer pflegen Sie dabei selbst im Kanzleizugang, denn niemand sonst kennt sie zuverlässig.

Die Abstimmung in drei Zahlen

Am Monatsende brauchen Sie drei Werte: die Summe der Erlöse brutto gegen die Summe der Zahlungen im Zeitraum, die Summe der Gebühren gegen die Settlement-Reports, und den Saldo des Verrechnungskontos nach der letzten Auszahlung.

Der dritte Wert ist der aussagekräftigste. Er sollte genau den Zahlungen entsprechen, die der Dienstleister noch nicht ausgezahlt hat. Weicht er ab, fehlt eine Buchung, und Sie wissen sofort, wo Sie suchen müssen.

Diese drei Zahlen ersetzen die Durchsicht von tausend Einzelbuchungen.

Zugriff, der zur Mandatsbeziehung passt

Nicht jede Kanzlei will alle Daten sehen, und nicht jeder Mandant will alle Daten zeigen. In Meridian entscheidet der Mandant, ob der Kanzleizugang alles sieht oder nur die Steuerseite, also Firmen und Exporte ohne Kundennamen, Zahlungen und Auszahlungen.

Der Zugang ist kostenlos und läuft über das Abo des Mandanten. Für Sie entstehen keine Kosten und keine Vertragsbeziehung mit uns.

Häufige Fragen

Können wir als Kanzlei den Export für mehrere Mandanten bündeln?

Jeder Mandant lädt seinen Kanzleizugang selbst ein, Sie melden sich je Mandat an. Eine übergreifende Kanzleiansicht über mehrere Mandanten hinweg gibt es derzeit nicht, sie steht aber auf der Liste.

In welchem Format kommen die Daten?

Als EXTF-Buchungsstapel für Kanzlei-Rechnungswesen, dazu die Belege als ZIP mit document.xml für den Belegtransfer. Beides sind DATEV-Standardformate.

Was ist mit Mandanten, die neben Mollie andere Zahlungswege nutzen?

Meridian deckt die Mollie-Seite ab. Andere Zahlungswege buchen Sie wie bisher, die Kontenlogik im Mandanten bleibt dieselbe.