Viele Firmen stellen ihre Rechnungen selbst und lassen sie über einen Mollie-Zahlungslink bezahlen. Für den Kunden ist das bequem. In der Buchhaltung entsteht dabei eine Lücke: Mollie weiß, dass bezahlt wurde, aber nicht, welche Rechnung und welcher Debitor dahinterstehen. Diese Lücke schließt du am zuverlässigsten über die ID des Zahlungslinks.
- Beim Anlegen eines Mollie-Zahlungslinks gibt es kein Feld für eigene Daten wie eine Rechnungsnummer. Was zuverlässig bleibt, ist die ID des Links, die mit pl_ beginnt.
- Über GET /v2/payment-links/{id}/payments liefert Mollie die Zahlungen, die über einen Link kamen. Der Zugang braucht dafür das Leserecht payment-links.read.
- Gebucht wird die Zahlung gegen den Debitor der Rechnung, mit der Rechnungsnummer in Belegfeld 1. Ein Skontoabzug kommt als eigene Buchung dazu.
- Zahlt der Kunde, bevor du die Leistung erbringst, entsteht die Umsatzsteuer mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem das Geld eingeht. Die Rechnungsnummer kann später folgen.
Warum die Zahlung ihre Rechnung nicht kennt
Ein Zahlungslink entsteht über die Mollie API mit Betrag und Beschreibung. Ein Feld für eigene Daten wie eine Rechnungsnummer oder ein Debitorenkonto sieht die Schnittstelle beim Anlegen eines Links nicht vor. Was du in die Beschreibung schreibst, ist Freitext für den Kunden und taugt nur bedingt als Schlüssel.
Ohne Zuordnung landet jede Zahlung auf dem Mollie-Verrechnungskonto, und jemand sucht von Hand die passende Rechnung. Bei wenigen Zahlungen ist das lästig, bei hundert im Monat wird es zur Fehlerquelle.
Die Link-ID als Schlüssel
Jeder Zahlungslink hat eine feste ID, zum Beispiel pl_4Y0eZitmBnQ6IDoMqZQKh. Dein System bekommt sie beim Anlegen zurück und kann sie neben der Rechnung speichern. Über den Endpunkt GET /v2/payment-links/{id}/payments liefert Mollie dann die Zahlungen, die über genau diesen Link eingegangen sind.
In der Standardeinstellung lässt sich ein Link einmal bezahlen. Mit der Option reusable nimmt er mehrere Zahlungen an. Meridian prüft einen Link aber nur, bis die erste Zahlung bezahlt ist. Für eine Rechnung mit mehreren Zahlungen nutzt du deshalb je Zahlung einen eigenen Link oder meldest jede Zahlung mit ihrer payment_id, dann entscheidet ihre Summe, ob der Posten ausgeglichen ist.
So sieht die Buchung aus
Eine Rechnung über 1.190,00 Euro mit 19 % Umsatzsteuer und 7 % Skonto: Der Kunde zahlt über den Link 1.106,70 Euro. Im Zahlungsstapel stehen dafür zwei Zeilen, beide mit der Rechnungsnummer in Belegfeld 1.
Die Mollie-Gebühr buchst du wie bei jeder anderen Mollie-Zahlung auf das Gebührenkonto. Ob der Erlös dazugehört, hängt von deinen Abläufen ab: Bucht deine Faktura ihre Ausgangsrechnungen schon nach DATEV, gehören in den Zahlungsstapel nur Zahlung und Skonto. Sonst kommt die Erlösbuchung zum Rechnungsbetrag dazu.
| Vorgang | Soll | Haben | Betrag in Euro | Belegfeld 1 |
|---|---|---|---|---|
| Zahlung | 1465 Mollie | 10042 Debitor | 1.106,70 | RE-2026-0042 |
| Skonto | 4736 Gewährte Skonti 19 % USt | 10042 Debitor | 83,30 | RE-2026-0042 |
Vorauszahlung, bevor die Rechnung existiert
Manchmal zahlt der Kunde, bevor es eine Rechnungsnummer gibt, etwa eine Anzahlung bei Auftrag. Umsatzsteuerlich kann das nicht warten: Nach § 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a Satz 4 UStG entsteht die Steuer für eine Anzahlung mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem das Geld eingeht. Bei Leistungen an Unternehmer musst du auch über eine Anzahlung eine Rechnung ausstellen (§ 14 Abs. 2 und 5 UStG), und die Schlussrechnung zieht die Anzahlung später wieder ab.
Buchhalterisch gibt es zwei übliche Wege: die Zahlung gleich auf den Debitor des Kunden oder zunächst auf ein Konto für erhaltene Anzahlungen. Welcher passt, entscheidet deine Kanzlei. Für die Zuordnung reicht es in beiden Fällen, den Zahlungslink zuerst mit dem Debitor zu verknüpfen und die Rechnungsnummer nachzureichen, sobald es sie gibt.
Wie Meridian die Zuordnung übernimmt
Meridian verbindet Zahlungslink, Rechnung und Debitor in drei Schritten:
- Dein System legt den Zahlungslink wie gewohnt über die Mollie API an.
- Direkt danach meldet es die Link-ID an Meridian, zusammen mit Rechnungsnummer, Bruttobetrag und Debitor. Bei einer Vorauszahlung reicht der Debitor, die Nummer folgt später mit derselben Link-ID.
- Bei jedem Abgleich fragt Meridian bei Mollie nach, welche Zahlung über den Link kam, und bucht sie im Zahlungsstapel gegen den Debitor, mit deiner Rechnungsnummer in Belegfeld 1 und einem Skontoabzug als eigener Zeile.
Gemeldet wird über POST /api/v1/invoice-ref mit payment_link_id, invoice_number, invoice_amount, invoice_date und account. Meridian richtet das für Firmen mit eigener Faktura ein. Sprich uns an, dann stimmen wir Konten und Anbindung mit dir und deiner Kanzlei ab.
Häufige Fragen
Kann ich die Rechnungsnummer nicht einfach in die Beschreibung des Links schreiben?
Das geht, und Meridian liest eine Rechnungsnummer aus der Beschreibung auch aus. Zuverlässiger ist die Link-ID, weil sie nicht von der Schreibweise eines Freitexts abhängt und auch dann passt, wenn die Beschreibung für den Kunden formuliert ist.
Was passiert bei mehreren Zahlungen über einen Link?
Meridian prüft einen Link, bis die erste Zahlung bezahlt ist. Für eine Rechnung mit mehreren Zahlungen nutzt du je Zahlung einen eigenen Link oder meldest jede Zahlung mit payment_id. Jede Zahlung landet dann auf dem Debitor der Rechnung, Skonto erkennt Meridian nur bei einer einzelnen Zahlung, und bei mehreren bleibt ein Rest offen, bis die Summe stimmt.
Welche Rechte braucht die Mollie-Verbindung?
Zusätzlich zu den üblichen Leserechten das Recht payment-links.read. Wer Mollie verbunden hat, bevor Meridian Zahlungslinks gelesen hat, verbindet einmal neu und bestätigt das Recht bei Mollie.
Quellen
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