BTCPay Server ist eine freie Software, mit der du Bitcoin und andere Kryptowerte direkt in deine eigene Wallet annimmst. Es gibt keinen Anbieter dazwischen, der Gebühren berechnet, Geld hält oder auszahlt. Für die Buchhaltung ist das einfacher und schwieriger zugleich: Es gibt keine Gebührenrechnung, aber auch niemanden, der dir einen Abrechnungsbericht schickt. Die Grundlage sind die Rechnungen in deinem BTCPay Server. Diese Anleitung zeigt, welche Rechnung als bezahlt gilt, wie Sonderfälle wie verspätete oder zu geringe Zahlungen aussehen und wie Erstattungen über Pull Payments laufen.
- BTCPay Server ist selbst gehostet und quelloffen, nach eigener Aussage ein Open-Source-Projekt und keine Firma, und wirbt mit 0 % Gebühren. Zahlungen kommen direkt in deine verbundene Wallet. Eine Gebührenrechnung und eine Steuerfrage zu Anbietergebühren gibt es deshalb nicht.
- Jeder Verkauf ist eine BTCPay-Rechnung mit Status New, Processing, Settled, Expired oder Invalid. Als bezahlt gilt Settled. Kommt die volle Zahlung zu spät, bleibt der Status Expired mit dem Zusatz Paid late; bei zu wenig Geld heißt der Zusatz Paid partial.
- Gebucht wird der Verkauf zum Eurobetrag der Rechnung. Wie die Umsatzsteuer bei Zahlung in Bitcoin funktioniert und wie der Kryptobestand danach weiterläuft, steht im Guide Krypto-Zahlungen buchen.
- Erstattungen laufen über Issue Refund. BTCPay legt dafür eine Pull Payment an, über die der Kunde seine Zieladresse angibt. Den Betrag wählst du vorgeschlagen oder frei und prüfst dabei, ob er zum ursprünglichen Kurs, zum aktuellen Kurs oder in der Zahlungswährung gerechnet ist.
Was BTCPay Server von einem Zahlungsanbieter unterscheidet
Auf der eigenen Seite beschreibt sich BTCPay Server als selbst gehosteten, quelloffenen Zahlungsabwickler für Kryptowerte und ausdrücklich als Open-Source-Projekt, nicht als Firma. Es wirbt mit 0 % Gebühren und ohne Dritten; das Geld kommt direkt in deine verbundene Wallet. Du betreibst die Software selbst oder lässt sie von einem Hoster betreiben.
Für die Buchhaltung fallen damit drei Dinge weg, die bei Stripe oder Mollie selbstverständlich sind: eine Gebühr je Zahlung, eine Auszahlung auf dein Bankkonto und eine Rechnung des Anbieters. Was bleibt, sind die Rechnungen in deinem BTCPay Server als Nachweis der Verkäufe und die Bewegungen deiner Wallet. Kosten entstehen trotzdem: Netzwerkgebühren beim Bewegen der Kryptowerte, Gebühren einer Börse beim Umtausch in Euro und die Kosten deines Servers. Die buchst du aus den Belegen von Wallet, Börse und Hoster.
Welche BTCPay-Rechnung als bezahlt gilt
Jede Zahlung beginnt in BTCPay Server als Rechnung. Ihr Status zeigt, wie weit die Zahlung ist; Sonderfälle stehen als Zusatz daneben, der Status selbst bleibt dabei unverändert. Die Bedeutung laut BTCPay-Dokumentation und was das für die Buchung heißt:
| Status oder Zusatz | Bedeutung | Buchung |
|---|---|---|
| New | Rechnung erstellt, noch keine Zahlung | nichts buchen |
| Processing | voll bezahlt, die Abwicklungsbedingungen der Zahlungsart sind noch nicht erfüllt | noch nichts buchen |
| Settled | bezahlt, die Abwicklungsbedingungen sind erfüllt | Verkauf buchen |
| Expired | abgelaufen, bevor voll bezahlt wurde | nichts buchen, außer mit Zusatz Paid late |
| Expired mit Paid late | voll bezahlt, aber nach Ablauf der Frist | Verkauf buchen |
| Zusatz Paid partial | die erkannten Zahlungen liegen unter dem verlangten Betrag | offen lassen und klären, Rest erstatten oder nachfordern |
| Zusatz Paid over | die erkannten Zahlungen liegen über dem verlangten Betrag | Verkauf zum Rechnungsbetrag, Mehrbetrag klären |
| Invalid | voll bezahlt, aber die Abwicklungsbedingungen wurden in der Überwachungszeit nicht erfüllt | nichts buchen, Zahlung in der Wallet prüfen |
| Zusatz Marked | ein Store-Nutzer hat Settled oder Invalid von Hand gesetzt, das beweist keine bestätigte Zahlung | Grund dokumentieren, Wallet-Eingang prüfen |
Den Export für die Buchhaltung findest du unter Payments, Invoices, Reporting als CSV. BTCPay filtert dort nach dem Erstellungsdatum der Rechnung, nicht nach dem Zahlungsdatum, und lässt unbezahlte Rechnungen mit New oder Expired weg. Eine spät bezahlte Rechnung steht deshalb im Monat ihrer Erstellung.
Land, Ware und Steuer an der Rechnung festhalten
BTCPay-Rechnungen können strukturierte Metadaten tragen. Die Dokumentation nennt unter anderem buyerCountry für das Land des Käufers, physical für eine körperliche Ware und taxIncluded für den Steuerbetrag in der Rechnungswährung. Schickt dein Shop diese Felder mit, liegt die Angabe zum Land direkt an der Rechnung. Das hilft beim OSS, denn BTCPay selbst kennt weder Karte noch Bank des Käufers.
Wie die Umsatzsteuer bei einer Zahlung in Bitcoin funktioniert, welcher Kurs zählt und wie du den Kryptobestand danach führst, steht im Guide Krypto-Zahlungen buchen. Welche Nachweise du für das Land eines Kunden brauchst, zeigt der Guide OSS-Nachweis über das Kartenland.
Ein Verkauf gebucht: Beispiel mit SKR04 und SKR03
Ein Beispiel mit erfundenen Beträgen: Ein Kunde aus Deutschland bezahlt eine BTCPay-Rechnung über 119,00 € in Bitcoin, die Rechnung steht auf Settled. Das Konto für den Kryptobestand vergibt deine Kanzlei.
- Was danach mit den Bitcoin passiert, also Umtausch, Kursgewinn oder Kursverlust und Netzwerkgebühren, ist ein eigener Schritt und hat mit dem Verkauf nichts mehr zu tun.
- Die Rechnungsnummer von BTCPay gehört ins Belegfeld. Damit lässt sich jeder Eingang in der Wallet einer Rechnung zuordnen.
| Vorgang | Soll | Haben | Betrag |
|---|---|---|---|
| Erlös 19 % zum Eurobetrag der Rechnung | Debitor | 4400 (8400) | 119,00 € |
| Eingang in der Wallet | Kryptobestand | Debitor | 119,00 € |
Erstattungen über Pull Payments
Eine Erstattung startest du in BTCPay Server mit Issue Refund an der Rechnung. BTCPay legt dafür eine Pull Payment an. Der Kunde bekommt einen Link, gibt dort seine Zieladresse an, und du prüfst und führst die Auszahlung danach aus. Beim Anlegen wählst du einen vorgeschlagenen oder eigenen Betrag und siehst, ob er zum ursprünglichen Kurs, zum aktuellen Kurs oder in der Zahlungswährung gerechnet ist.
Umsatzsteuerlich mindert die Erstattung den Umsatz nach § 17 UStG zum Steuersatz des ursprünglichen Verkaufs, berichtigt für den Zeitraum, in dem du erstattest. Welcher Eurobetrag bei einer Erstattung zum aktuellen Kurs anzusetzen ist, legst du mit deiner Kanzlei fest.
Automatisch mit Meridian
BTCPay Server ist in Meridian noch Beta: Den Zugang fragst du nach der Anmeldung an, wir schalten ihn für dein Konto frei. Direkt verbinden kannst du heute Mollie, Stripe, PayPal und CoinGate.
Meridian verbindet sich mit deiner Server-Adresse, der Store-ID und einem API-Schlüssel, der nur Rechnungen, Store-Einstellungen und Pull Payments lesen darf. Gebucht werden Rechnungen mit Status Settled, auch von Hand gesetzte, und Rechnungen mit Status Expired und Zusatz Paid late; Paid partial bleibt offen. Grundlage ist allein der Eurobetrag der Rechnung, Rechnungen mit Preis in einer anderen Währung bucht Meridian nicht.
Meridian bucht nur die Erlösseite: Rechnung nach § 14 UStG und Erlös je Verkauf, die als offene Posten auf dem Debitor stehen. Den Eingang in der Wallet, Netzwerkgebühren und jeden Umtausch in Euro bucht deine Kanzlei. Das Land nimmt Meridian aus buyerCountry in den Metadaten und aus der Nachweis-API, mit der dein Checkout angegebenes Land und Kunden-IP schickt. Rechnungen mit physical gleich true bucht es als Ware. Ist eine Pull Payment ausgezahlt, entsteht eine Gutschrift. Den Status prüft Meridian dafür 365 Tage rückwirkend. Zur Anbindung: BTCPay Server DATEV Schnittstelle.
Häufige Fragen
Welche Gebühren berechnet BTCPay Server?
Keine Anbietergebühren. BTCPay Server ist freie Software ohne Anbieter dazwischen und wirbt mit 0 % Gebühren. Kosten entstehen nur durch Netzwerkgebühren, eine Börse beim Umtausch und den Betrieb deines Servers.
Wann buche ich eine BTCPay-Rechnung als bezahlt?
Bei Status Settled, und bei Status Expired mit dem Zusatz Paid late, denn dann ist voll bezahlt worden, nur zu spät. Paid partial bedeutet zu wenig Geld; die Rechnung bleibt offen, bis du den Rest bekommst oder erstattest.
Gibt es bei BTCPay Server eine Auszahlung, die ich abstimmen muss?
Nein. Das Geld kommt direkt in deine Wallet. Du stimmst die Rechnungen in BTCPay Server mit den Eingängen in der Wallet ab, nicht mit einer Auszahlung eines Anbieters.
Quellen
Die Anbindung an BTCPay Server läuft in Meridian als Beta. Den Zugang fragst du nach der Anmeldung an, wir schalten ihn für dein Konto frei. Danach bucht Meridian BTCPay Server automatisch in DATEV: 99,99 € netto im Monat, 14 Tage kostenlos.