Rechnungen zu Mollie-Zahlungen erstellen: § 14 UStG, OSS und Erstattung

Mollie wickelt die Zahlung ab, aber die Rechnung an deinen Kunden schuldet nicht Mollie, sondern du. Diese Anleitung zeigt, welche Pflichtangaben nach § 14 UStG du aus einer Mollie-Zahlung bekommst, welche fehlen, wann Mollie Invoicing passt und wann eine Rechnung je Zahlung der bessere Weg ist.

Stellt Mollie Rechnungen an deine Kunden aus?

Nein, nicht für normale Zahlungen: Mollie ist Zahlungsdienstleister, und der Vertrag über deine Ware oder Leistung besteht zwischen dir und deinem Kunden. Damit liegt auch die Rechnungspflicht nach § 14 UStG bei dir, egal ob der Kunde über Mollie Checkout, einen Payment Link oder deine eigene API-Integration bezahlt.

Eine Ausnahme ist Mollie Invoicing. Damit legst du im Mollie-Dashboard eine Rechnung mit Kunde, Produkt, Menge und Steuersatz an, und dein Kunde bezahlt über den Payment Link auf der Rechnung oder per Überweisung. Das ist der klassische Weg Rechnung zuerst, Zahlung danach, und er passt gut zu Geschäftskunden und Einzelaufträgen.

Mollie Invoicing: was es kann und worauf du achten musst

Mollie Invoicing ist in den Mollie-Preisen ohne Zusatzkosten enthalten. Die Rechnungsnummer setzt sich aus Präfix, Jahr und einer Startnummer zusammen, die du einmal festlegst und die jeweils zum 1. Januar neu beginnt. Steuerdaten und OSS-Angaben hinterlegst du bei der Einrichtung. E-Rechnungen verschickt Mollie über das Peppol-Netz, laut Mollie für Deutschland, die Niederlande und Belgien.

Zwei Punkte gehören in deine Verfahrensdokumentation. Erstens liegt die Verantwortung für Richtigkeit und Steuersätze der Rechnungen laut den Mollie-Invoicing-Bedingungen allein bei dir. Zweitens bewahrt Mollie die Rechnungen fünf Jahre auf. Nach § 14b UStG und § 147 AO gelten für Rechnungen und Buchungsbelege acht Jahre, beginnend mit dem Ende des Kalenderjahres. Lade die PDFs also selbst herunter und archiviere sie.

Wann musst du überhaupt eine Rechnung ausstellen?

An Unternehmer im Inland musst du eine Rechnung ausstellen, an Privatkunden in aller Regel nicht. Im Onlinegeschäft stellen trotzdem fast alle für jede Zahlung eine aus, weil Kunden danach fragen und die Buchhaltung einen Beleg zur Erlösbuchung braucht.

Für Geschäftskunden im Inland kommt die E-Rechnung dazu: Empfangen müssen Unternehmer sie seit 2025, beim Ausstellen gelten Übergangsregeln bis spätestens Ende 2027. Das BMF hat am 15. Oktober 2026 ergänzt, dass ein fehlendes E-Rechnungsformat beim Aussteller nicht beanstandet wird, solange er nicht erkennen konnte, dass er an ein Unternehmen leistet.

Verkaufst du eine sonstige Leistung an ein Unternehmen in einem anderen EU-Land, verlangt § 14a Abs. 1 UStG eine Rechnung bis zum 15. Tag des Folgemonats, mit beiden USt-IdNrn. und dem Hinweis Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers.

Welche Pflichtangaben stecken in einer Mollie-Zahlung?

Eine Mollie-Zahlung liefert Betrag, Währung, Zeitpunkt, Beschreibung, Zahlungsmethode und bei Kartenzahlungen das Land der ausgebenden Bank. Was sie nicht kennt, ist der Inhalt des Geschäfts: Steuersatz, Leistungszeitpunkt und oft auch der Kunde.

Bis 250 € brutto genügt nach § 33 UStDV eine Kleinbetragsrechnung: Name und Anschrift des Leistenden, Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung, Entgelt und Steuer in einer Summe und der Steuersatz. Empfänger und Rechnungsnummer sind dann keine Pflicht.

Welcher Steuerausweis gehört auf die Rechnung?

Der Steuerausweis richtet sich nach Ort und Kunde, und bei digitalen Leistungen an Privatkunden ist das Kartenland aus den Mollie-Daten ein zulässiger Nachweis für den Ort nach Art. 24b MwSt-DVO. Bei Warenlieferungen zählt dagegen die Lieferadresse.

• Privatkunde in Deutschland: 19 % oder 7 % deutsche Umsatzsteuer.
• Privatkunde in einem anderen EU-Land oberhalb von 10.000 €: Steuer und Satz des Bestimmungslandes, gemeldet über den OSS.
• Unternehmen im EU-Ausland mit USt-IdNr.: kein Steuerausweis, beide USt-IdNrn. und der Hinweis Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers.
• Kunde außerhalb der EU: keine deutsche Umsatzsteuer, mit Hinweis auf den Leistungsort im Drittland.

Rechnungsnummern für Mollie-Zahlungen

Eine Rechnungsnummer muss einmalig sein; sie darf aus Ziffern und Buchstaben bestehen, und eine lückenlose Abfolge ist nach Abschnitt 14.5 Abs. 10 UStAE nicht zwingend. Für Zahlungen, die ohne vorherige Rechnung eingehen, ist deshalb eine Nummer, die sich eindeutig aus der Zahlung ableitet, ein gangbarer Weg: Jede Zahlung bekommt genau eine Nummer, und die Kanzlei findet zu jeder Nummer die Zahlung.

Wichtig ist, dass dieselbe Zahlung nie zwei Rechnungen mit Steuerausweis bekommt. Wer einen Teil seiner Umsätze schon über Mollie Invoicing oder ein Shopsystem abrechnet und zusätzlich je Zahlung Rechnungen erzeugen lässt, riskiert nach § 14c UStG, die doppelt ausgewiesene Steuer auch doppelt zu schulden. Leg vorher fest, welches System für welche Zahlungen die Rechnung stellt.

Rechnung bei Erstattung: Korrektur statt Gutschrift im Sinne des § 14

Erstattest du über Mollie, korrigierst du die ursprüngliche Rechnung mit einem eigenen Dokument, das auf deren Nummer verweist, und berichtigst die Umsatzsteuer nach § 17 UStG im Monat der Erstattung. Umgangssprachlich heißt dieses Dokument oft Gutschrift. Umsatzsteuerlich ist eine Gutschrift aber eine Abrechnung durch den Leistungsempfänger; die Stornierung oder Korrektur einer Rechnung ist nach Abschnitt 14.3 Abs. 1 UStAE keine Gutschrift in diesem Sinn.

Bei Teilerstattungen gilt dasselbe anteilig. Der Steuersatz der Korrektur ist der Satz des ursprünglichen Verkaufs, nicht der zum Zeitpunkt der Erstattung.

Automatisch mit Meridian

Meridian erstellt zu jeder bezahlten Mollie-Zahlung eines Monats eine Rechnung als PDF. Die Nummer besteht aus deinem Präfix, dem Jahr und den letzten acht Zeichen der Mollie-Zahlungs-ID, Verlängerungen eines Abos tragen ein R hinter dem Präfix. Auf der Rechnung stehen der Hinweis zum Steuerfall (OSS mit Satz des Bestimmungslandes, Reverse Charge, Drittland oder § 19), das Kartenland als Ortsnachweis, die Mollie-Zahlungsreferenz und bei Fremdwährung der Kurs. Fehlen Kundendaten und liegt der Betrag bei höchstens 250 €, kennzeichnet Meridian die Rechnung als Kleinbetragsrechnung.

Name und Anschrift übernimmt Meridian aus der billingAddress der Zahlung, die USt-IdNr. aus metadata.vatId, den Steuersatz aus metadata.vatRate. Mit dem ersten Export wird jede Rechnung festgeschrieben, spätere Exporte geben sie unverändert wieder aus. Erstattungen erhalten ein Korrekturdokument mit eigener Nummer, gebucht per Generalumkehr auf das Erstattungsdatum. Die PDFs sind keine E-Rechnungen im strukturierten Format; brauchst du für inländische Geschäftskunden XRechnung oder ZUGFeRD, kommen diese aus einem anderen System. Mehr zur Anbindung auf der Seite Mollie DATEV Schnittstelle.

Häufige Fragen

Schickt Mollie meinen Kunden automatisch eine Rechnung?

Für Zahlungen über Checkout, Payment Links oder die API nicht. Rechnungen erstellt Mollie nur im Produkt Mollie Invoicing, und auch dort legst du sie selbst an. Eine Zahlungsbestätigung ersetzt keine Rechnung nach § 14 UStG.

Darf ich die Mollie-Zahlungs-ID als Rechnungsnummer verwenden?

Die Nummer darf Buchstaben und Ziffern enthalten und muss einmalig sein, eine lückenlose Folge ist nicht zwingend. Eine aus der Zahlungs-ID abgeleitete Nummer erfüllt das, solange jede Zahlung genau eine Rechnung bekommt. Stimm das System einmal mit deiner Kanzlei ab und dokumentiere es.

Muss ich bei Payment Links eine Rechnung schreiben?

An Unternehmer ja, an Privatkunden besteht in der Regel keine Pflicht. Weil ein Payment Link meist keine Anschrift mitbringt, ist bis 250 € brutto die Kleinbetragsrechnung nach § 33 UStDV der praktische Weg.

Wie lange muss ich Rechnungen zu Mollie-Zahlungen aufbewahren?

Acht Jahre nach § 14b UStG und § 147 AO, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Mollie Invoicing bewahrt Rechnungen laut Mollie fünf Jahre auf, archiviere sie also zusätzlich selbst.

Quellen

• § 14 UStG: Ausstellung von Rechnungen
• § 14a UStG: Zusätzliche Pflichten in besonderen Fällen
• § 14b UStG: Aufbewahrung von Rechnungen
• § 14c UStG: Unrichtiger oder unberechtigter Steuerausweis
• § 17 UStG: Änderung der Bemessungsgrundlage
• § 33 UStDV: Rechnungen über Kleinbeträge
• § 147 AO: Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen
• BMF: Umsatzsteuer-Anwendungserlass, Stand 2. Juni 2026 (Abschnitte 14.3 und 14.5)
• BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2026: obligatorische E-Rechnung, ergänzende Regelungen
• Mollie Hilfe: Rechnungen mit Mollie Invoicing erstellen
• Mollie Docs: Invoicing
• Mollie: Bedingungen für Mollie Invoicing
• Mollie Hilfe: E-Rechnungen über Peppol