Zettle buchen und nach DATEV: Kartenumsätze, Gebühren und Überweisung mit Buchungssätzen

Zettle heißt inzwischen PayPal Point of Sale; an Produkten und Diensten ändert sich laut Zettle dadurch nichts, und die Berichte liegen weiter auf my.zettle.com. Für die Buchhaltung ändert der neue Name nichts: Du verkaufst im Laden, PayPal zieht die Kartenzahlung ein, behält eine Gebühr und überweist den Rest. Diese Anleitung zeigt die Konten, einen Monat mit Buchungssätzen in SKR03 und SKR04 und die drei Stellen, an denen Zettle-Monate in der Praxis auseinanderlaufen: gemischte Steuersätze in einem Kauf, Barzahlungen in derselben App und Umsätze, die schon über die Kasse gebucht sind.

Wie das Geld bei Zettle fließt

Seit dem 1. Oktober 2020 erbringt PayPal Europe die Zahlungsdienste hinter Zettle. Deine Kartenzahlungen werden deinem Point-of-Sale-Konto gutgeschrieben, und PayPal zahlt sie laut Abschnitt 14 der Zahlungsbedingungen abzüglich Gebühren, Rückbelastungen, Erstattungen und anderer offener Beträge aus. Auf deinem Kontoauszug steht als Auftraggeber PAYPAL PTE.LTD.

Wohin ausgezahlt wird, hängt von deiner Händlerkategorie ab. Ohne PayPal-Konto bist du reiner Point-of-Sale-Händler, und das Geld geht auf dein Bankkonto. Ist dein Point of Sale mit einem PayPal-Konto verbunden oder darin integriert, gehen die Zahlungen auf das PayPal-Konto; wie du dann bucht, steht im Guide Zettle und PayPal. Dieser Guide geht vom reinen Point-of-Sale-Händler aus.

Die Überweisung auf das Bankkonto kommt standardmäßig innerhalb von 1 bis 2 Werktagen nach dem Verkauf. Den Rhythmus stellst du auf my.zettle.com unter Konto & Einstellungen, Allgemeine Kontoeinstellungen ein: täglich, wöchentlich am ersten Bankarbeitstag der Woche oder monatlich am ersten Bankarbeitstag des Monats.

Welche Konten brauchst du für Zettle?

Du brauchst ein Verrechnungskonto für das Zettle-Guthaben, ein Gebührenkonto, den Geldtransit und dein Bankkonto. Das Verrechnungskonto gibt der Kontenrahmen nicht vor; nimm eines nur für Zettle, dann steht es nach jeder Überweisung auf null, und jede Abweichung fällt sofort auf.

Ein Zettle-Monat gebucht

Ein Beispiel mit erfundenen Zahlen aus einem kleinen Laden mit Speisen zu 7 % und Waren zu 19 %, tägliche Überweisung und Kartengebühr 1,39 %. Eine Zahlung wird später erstattet. Laut PayPal bekommst du bei der Erstattung einer Kartenzahlung die Gebühr zurück.

• Jeder Eingang auf dem Bankkonto wird danach als Bank an Geldtransit gebucht, 1800 an 1460 (1200 an 1360), mit dem Datum des Kontoauszugs. Mehr dazu im Guide Geldtransit 1360 und 1460.
• Führt deine Kanzlei andere Erlöskonten oder ein anderes Verrechnungskonto, gilt deren Vorgabe; die Buchungslogik bleibt dieselbe.
• Die Gebühren stehen im Beispiel ohne Steuerschlüssel. Laut Abschnitt 15 der Bedingungen für PayPal Point of Sale verstehen sich alle Beträge, die du an PayPal zahlst, ohne Steuern; sie erhöhen sich um anfallende Steuern, außer PayPal stellt eine Befreiung fest, und dann stellt PayPal eine Steuerrechnung aus. Ob auf deiner Gebühr Steuer steht, zeigt also deine eigene Abrechnung. Welche Behandlung gilt, legst du einmal mit deiner Kanzlei fest; die Abwägung steht im Guide Reverse Charge oder steuerfrei.

Steuersatz aus dem Kauf und gemischte Warenkörbe

Jeder Zettle-Kauf trägt die Umsatzsteuer der Produkte, die du in der Produktbibliothek angelegt hast. Hat ein Kauf nur einen Steuersatz, ist die Zuordnung eindeutig. Kauft jemand ein Brötchen zu 7 % und ein Getränk zu 19 % in einem Bon, stehen in einem Kauf zwei Sätze, und die Kartenzahlung muss auf zwei Erlöskonten aufgeteilt werden.

Für die Aufteilung ist der Bericht Umsätze auf my.zettle.com die Grundlage: Der Abschnitt Gesamtumsatz nach MwSt.-Satz zeigt den Umsatz je Steuersatz. Die einzelnen Zahlungen selbst tragen keine Steuer; die Zettle-Hilfe schreibt dazu, Zahlungen selbst seien nicht mehrwertsteuerpflichtig, die Steuer stehe am Verkauf.

Nutzt du die Kassensystemfunktion, ist die Eingabe manueller Beträge laut Zettle deaktiviert; verkauft wird dann aus der Produktbibliothek, für freie Beträge über ein Produkt mit freiem Betrag, und jedes Produkt bringt seinen Steuersatz mit. Leg deshalb jedes Produkt gleich mit dem richtigen Satz an.

Ein falscher Steuersatz an einem Produkt landet in jedem Verkauf dieses Produkts und damit in jeder Voranmeldung. Prüf neue Produkte, bevor du sie verkaufst.

Kasse, Barzahlungen und doppelte Erlöse

In derselben App nimmst du auch Bargeld und Gutscheine an. Beides läuft nicht über dein Zettle-Guthaben. Barzahlungen gehören in die Kassenbuchführung, verkaufte Geschenkgutscheine erscheinen laut Zettle erst bei der Einlösung im Umsatz. Wer den Umsatzbericht als Ganzes übernimmt, muss Bar und Gutschein deshalb herausrechnen; der Abschnitt Zahlungen und Gebühren trennt die Zahlungen über Zettle von den Barzahlungen.

Für ein elektronisches Aufzeichnungssystem verlangt § 146a Abs. 1 AO eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung und Abs. 2 einen Beleg für den Kunden; Abs. 4 regelt die Mitteilung an das Finanzamt. Zettle bietet seit Oktober 2020 eine Kassensystemfunktion mit TSE an, die beim Schließen der Kasse automatisch den Z-Bon erstellt. Laut Zettle müssen Nutzer von Kassensystemen seit dem 1. Januar 2025 bestimmte Angaben ihrem Finanzamt melden; die Einzelheiten klärst du mit deiner Kanzlei.

Die zweite Falle sind doppelte Erlöse. Bucht deine Kanzlei den Umsatz schon aus dem Z-Bon oder dem Kassenexport, also Bar und Karte zusammen, darf derselbe Kartenumsatz nicht noch einmal aus Zettle als Erlös kommen. Dann liefert Zettle nur noch die Gebühren und Überweisungen, und der Kartenanteil des Tagesabschlusses wird auf das Zettle-Verrechnungskonto umgebucht.

Eine Quelle liefert den Erlös, die andere nur die Geldseite. Sonst steht jeder Kartenverkauf zweimal in der Umsatzsteuer.

Warum es bei Zettle im Laden keine OSS gibt

Übergibst du Ware im Laden, wird die Lieferung nach § 3 Abs. 7 UStG dort ausgeführt, wo sich die Ware bei der Übergabe befindet. Eine Dienstleistung an Privatkunden, etwa beim Friseur, wird nach § 3a Abs. 1 UStG dort ausgeführt, von wo aus du dein Unternehmen betreibst. In beiden Fällen gilt deutsche Umsatzsteuer, auch wenn die Kundin mit einer Karte aus Frankreich zahlt. Einen Ortsnachweis wie im Onlinehandel brauchst du am Kartenleser nicht.

Anders ist es bei Zettle-Rechnungen, die Kunden aus der Ferne bezahlen. Verschickst du darauf Ware ins EU-Ausland, kann der Ort im Zielland liegen. Wie Laden und Onlinehandel sich unterscheiden, erklärt der Guide Kartenzahlungen buchen: online und vor Ort.

Welche Zettle-Berichte die Kanzlei braucht

Alle Berichte liegen auf my.zettle.com unter Berichte. Exportieren kannst du als PDF oder Excel; für alle Einzelzeilen wählst du Rohdaten im Excel-Format. Aus der Zettle-App selbst gibt es keinen Excel-Export, nur PDF.

Automatisch mit Meridian

Zettle ist in Meridian noch Beta: Den Zugang fragst du nach der Anmeldung an, wir schalten ihn für dein Konto frei. Direkt verbinden kannst du heute Mollie, Stripe, PayPal und CoinGate.

Meridian verbindet sich mit einer Client-ID und einem API-Schlüssel, den du auf my.zettle.com unter Integrationen mit den Rechten READ:PURCHASE und READ:FINANCE anlegst. Ändern kann Meridian damit nichts. Aus den Käufen werden Verkäufe im Inland, aus dem Zettle-Guthaben die Geldseite: Gebühren auf dein Gebührenkonto mit dem Steuerschlüssel, den du für Gebühren eingestellt hast, Überweisungen über den Geldtransit, zurückgegebene Gebühren bei Erstattungen und eingefrorene Beträge als Rückbelastung.

Übernommen werden nur Karten- und Klarna-Zahlungen über das Zettle-Konto. Bar, Gutscheine und PayPal-QR-Zahlungen nicht; bei einem Kauf, der teils bar bezahlt wurde, nur der Kartenanteil. Zahlungseingänge auf Zettle-Rechnungen stehen auf dem Interimskonto, weil ihr Beleg die Rechnung aus Zettle selbst ist. Den Steuersatz übernimmt Meridian aus dem Kauf, wenn er nur einen Satz hat. Hat ein Kauf mehrere Sätze, nimmt Meridian heute den Normalsatz aus deinen Firmeneinstellungen für den ganzen Kauf; verkaufst du oft gemischt, lass diese Käufe vor dem Export prüfen.

Ab Werk stellt Meridian zu jeder Kartenzahlung eine Rechnung als Buchungsbeleg aus. Ist dein Kassenbon der Beleg, stellst du in den Zettle-Einstellungen Rechnungen auf „Kommen von woanders“, dann bucht Meridian mit der Zettle-Kaufnummer. Eine Grenze nennen wir offen: Meridian bucht Zettle-Kartenzahlungen immer als Erlös. Kommt dein Kartenumsatz schon aus dem Tagesabschluss der Kasse, passt Meridian für Zettle heute nicht. Zur Anbindung: Zettle DATEV Schnittstelle.

Häufige Fragen

Wie buche ich Zettle-Gebühren?

Auf 6855 im SKR04 oder 4970 im SKR03 gegen das Zettle-Verrechnungskonto. Die Kartengebühr liegt bei 1,39 % (Stand Oktober 2026). Bei einer Erstattung bekommst du die Gebühr laut PayPal zurück; die buchst du umgekehrt.

Wer ist mein Vertragspartner bei Zettle?

Die PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A. in Luxemburg, R.C.S. Luxembourg B 118 349. Zettle heißt inzwischen PayPal Point of Sale.

Was steht bei einer Zettle-Überweisung auf dem Kontoauszug?

Als Auftraggeber steht laut Zettle-Hilfe PAYPAL PTE.LTD. Den Betrag gleichst du mit der Liste unter Überweisungen auf my.zettle.com ab.

Gilt OSS für Zettle-Zahlungen im Laden?

Nein. Übergibst du die Ware im Laden, liegt der Ort der Lieferung nach § 3 Abs. 7 UStG dort, egal aus welchem Land die Karte stammt. OSS betrifft Fernverkäufe und bestimmte Leistungen an Privatkunden in anderen EU-Ländern.

Muss ich Zettle-Kartenzahlungen ins Kassenbuch eintragen?

In der Regel nicht. Ins Kassenbuch gehören Barbewegungen. Kartenzahlungen sind unbar und laufen über das Zettle-Verrechnungskonto, auch wenn du sie in derselben App wie das Bargeld erfasst.

Quellen

• Zettle: Gebühren, Kartentransaktionen 1,39 %
• Zettle Hilfe-Center: Überweisungen
• Zettle Hilfe-Center: Informationen zu Berichten
• Zettle Hilfe-Center: Buchhaltung mit PayPal Point of Sale
• Zettle Hilfe-Center: Kassensystemfunktion
• Zettle Hilfe-Center: Zettle by PayPal wird zu PayPal Point of Sale
• Zettle: Zahlungsbedingungen PayPal Point of Sale
• Zettle: Allgemeine Geschäftsbedingungen für Geschäftskunden
• Zettle: Bedingungen PayPal Point of Sale, Abschnitt 14 und 15 (Steuern)
• PayPal Hilfe: Point-of-Sale-Zahlung zurückzahlen, Gebühr bei Erstattung
• § 3 UStG, Lieferung (Abs. 7)
• § 3a UStG, Ort der sonstigen Leistung
• § 146a AO, elektronische Aufzeichnungssysteme