Mollie- oder SumUp-Zahlungen buchen: online und vor Ort

Kartenzahlungen sind unbare Zahlungen, egal ob der Kunde im Onlineshop oder am Terminal im Laden zahlt. Sie gehören deshalb nicht ins Kassenbuch, sondern über das Verrechnungskonto des Anbieters in die Buchhaltung. Was sich zwischen online und vor Ort unterscheidet, ist der Ort der Leistung und damit die Umsatzsteuer. Dieser Guide zeigt beides für Mollie und SumUp, mit Konten in SKR03 und SKR04.

Wie buche ich Kartenzahlungen über Mollie oder SumUp korrekt?

Du buchst jede Kartenzahlung als Bruttoerlös gegen das Verrechnungskonto des Anbieters, die einbehaltene Gebühr als eigenen Aufwand und die Auszahlung als Umbuchung über Geldtransit auf die Bank. Das gilt für Online- und Terminalzahlungen und für Mollie und SumUp gleich. Unterschiedlich sind nur Steuersatz und Erlöskonto, je nachdem, wo die Leistung ausgeführt wird.

Beispiel mit erfundenen Beträgen: Eine Kundin zahlt im Laden 59,50 € mit Karte am SumUp-Terminal, SumUp behält eine Gebühr von 0,95 € ein und zahlt 58,55 € aus.

Die Beträge sind ein Beispiel. Die echte Gebühr steht in deinem Anbieterbericht, nicht in einer Preistabelle.

Online oder vor Ort: was sich bei der Umsatzsteuer ändert

Übergibst du die Ware im Laden, ist der Ort der Lieferung dort, wo sich die Ware bei der Übergabe befindet, so regelt es § 3 Abs. 7 UStG. Es gilt also der deutsche Steuersatz, auch wenn die Kundin mit einer französischen Karte zahlt. Das Kartenland ist im Laden kein Ortsnachweis.

Online ist es anders. Verschickst du Ware an Privatkunden in anderen EU-Ländern oder erbringst du digitale Leistungen an sie, gilt ab 10.000 € Umsatz im vorangegangenen oder laufenden Kalenderjahr der Steuersatz des Kundenlands, gemeldet über OSS (§ 3c UStG für Fernverkäufe, § 3a Abs. 5 UStG für digitale Leistungen). Darunter darf es beim deutschen Satz bleiben.

Gehören Kartenzahlungen ins Kassenbuch?

Nein, Kartenzahlungen sind unbar und gehören nicht ins Kassenbuch. § 146 Abs. 1 AO verlangt, Kasseneinnahmen und Kassenausgaben täglich festzuhalten; gemeint ist das Bargeld. Eine Kartenzahlung landet nie in der Schublade, sie kommt Tage später als Auszahlung des Anbieters auf das Bankkonto.

Die GoBD erlauben eine pragmatische Zwischenlösung (Rz. 55): Eine kurzzeitige gemeinsame Erfassung von baren und unbaren Tagesgeschäften im Kassenbuch ist regelmäßig nicht zu beanstanden, wenn die unbaren Umsätze gesondert kenntlich gemacht und nachvollziehbar unmittelbar danach auf ein gesondertes Konto umgetragen werden, solange die Kasse kassensturzfähig bleibt. Als Beispiel nennen die GoBD ausdrücklich EC-Kartenumsätze. Im selben Absatz steht die Regel dahinter: Bare und unbare Geschäftsvorfälle ohne genügende Kennzeichnung gemeinsam zu verbuchen, verstößt in der Regel gegen die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung.

Praktisch heißt das: Weist dein Kassensystem Bar und Karte im Tagesabschluss gemeinsam aus, trägst du den Kartenanteil noch am selben Tag aus der Kasse auf das Verrechnungskonto des Anbieters um. Danach muss der Kassenbestand exakt dem Bargeld entsprechen.

Zu den Belegen: Seit der zweiten Änderung der GoBD vom 14. Juli 2025 sind Nachweise eines Zahlungsdienstleisters über die technische Abwicklung grundsätzlich nicht aufbewahrungspflichtig. Das gilt nicht, wenn sie als Buchungsbeleg dienen oder wenn nur sie bare und unbare Umsätze in der Kassenbuchführung trennen. Wer Kartenumsätze aus einem gemeinsamen Tagesabschluss herausrechnet, behält die Terminalberichte also besser.

Kassensturzfähig heißt: Zählst du jetzt das Bargeld, zeigt das Kassenbuch denselben Betrag. Kartenumsätze im Kassenbestand machen das unmöglich.

Was bei SumUp anders ist

Vertragspartner ist die SumUp Limited mit Sitz in Dublin, Irland. Laut den SumUp-Bedingungen für Zahlungsdienste zieht SumUp vor jeder Auszahlung die Gebühren vom Zahlungsbetrag ab. Angefochtene Zahlungen können auf deinen Account zurückgebucht werden, und für die Bearbeitung von Rückbuchungen behält sich SumUp eine Gebühr vor.

In der SumUp-App kannst du auch Barzahlungen erfassen. Die laufen nicht über SumUp, landen nie auf deinem SumUp-Guthaben und gehören ins Kassenbuch. Wer die App-Berichte als Grundlage nimmt, muss Bar und Karte dort sauber trennen.

Wie SumUp die Gebühren umsatzsteuerlich abrechnet, steht nicht eindeutig auf einer öffentlichen Seite. Prüfe deine Gebührenrechnung im SumUp-Konto und lege den Steuerschlüssel mit deiner Kanzlei fest.

Was bei Mollie-Zahlungen vor Ort anders ist

Mollie bietet neben Online-Zahlungen auch Zahlungen vor Ort an, in der Mollie-API als eigene Zahlungsmethode mit der Kennung pointofsale. Buchhalterisch gilt dieselbe Logik: Erlös gegen das Mollie-Verrechnungskonto, Gebühr auf 6855 oder 4970, Auszahlung über Geldtransit.

Achte beim Steuersatz darauf, dass deine Buchungslogik Laden und Online trennt. Wer digitale Leistungen online nach dem Land der Kundin versteuert, darf diese Regel nicht auf Verkäufe im Laden übertragen, denn dort zählt der Ort der Übergabe. Wie Mollie seine Gebühren abrechnet, erklärt der Guide Mollie-Gebühren buchen.

Kasse und Kartenanbieter: nie beide als Erlösquelle

Nutzt du ein Kassensystem, das Kartenumsätze schon als Erlös bucht, darfst du dieselben Zahlungen nicht noch einmal aus dem Kartenanbieter als Erlös übernehmen. Eine Quelle liefert den Erlös, die andere nur die Geldseite mit Gebühren und Auszahlungen. Sonst steht jeder Kartenverkauf zweimal in der Umsatzsteuer.

Automatisch mit Meridian

SumUp ist in Meridian noch Beta: Den Zugang fragst du nach der Anmeldung an, wir schalten ihn für dein Konto frei. Direkt verbinden kannst du heute Mollie, Stripe, PayPal und CoinGate.

Meridian liest SumUp über die Schnittstelle und bucht Kartenzahlungen am Terminal als Inlandsumsatz, weil der Ort der Leistung dein Geschäft ist. Online-Zahlungen über SumUp bucht Meridian ebenfalls im Inland, bis du über die Nachweis-API Kunden-IP oder angegebenes Land übermittelst; dann laufen Fernverkäufe in andere EU-Länder mit dem Steuersatz des Kundenlands und BU 240 in die OSS. Barzahlungen aus der SumUp-App übernimmt Meridian nicht, die gehören in deine Kassenbuchführung. Mehr auf der Seite SumUp mit DATEV verbinden.

Bei Mollie unterscheidet Meridian heute nicht gesondert zwischen Online- und Terminalzahlungen: Der Ort richtet sich nach deiner Einstellung für die Art deiner Leistungen. Verkaufst du digitale Leistungen online und nutzt zusätzlich Mollie im Laden, stimme die Terminalumsätze mit deiner Kanzlei ab, bevor sie den Export übernimmt.

Häufige Fragen

Muss ich SumUp-Kartenzahlungen ins Kassenbuch eintragen?

Nein. Kartenzahlungen sind unbar und laufen über das SumUp-Verrechnungskonto. Ins Kassenbuch gehören nur Barzahlungen, auch die, die du in der SumUp-App erfasst.

Welches Konto nehme ich für SumUp im SKR04?

Ein eigenes Verrechnungskonto, dessen Nummer deine Kanzlei festlegt. Gebühren gehen auf 6855, die Auszahlung über 1460 Geldtransit auf 1800 Bank. Im SKR03 sind es 4970, 1360 und 1200.

Gilt OSS auch für Kartenzahlungen im Laden?

Nein. Übergibst du die Ware im Laden, ist der Ort der Lieferung nach § 3 Abs. 7 UStG dein Laden, und es gilt der deutsche Steuersatz, egal aus welchem Land die Karte stammt.

Darf ich Kartenumsätze vorübergehend im Kassenbuch erfassen?

Kurzzeitig ja, wenn sie gesondert gekennzeichnet sind, unmittelbar danach auf ein eigenes Konto umgetragen werden und die Kasse kassensturzfähig bleibt. So steht es in Rz. 55 der GoBD.

Quellen

• § 146 AO, Ordnungsvorschriften für die Buchführung
• BMF, GoBD vom 28. November 2019 (Veröffentlichung des Bayerischen Landesamts für Steuern)
• BMF, GoBD, zweite Änderung vom 14. Juli 2025
• § 3 UStG, Lieferung und Ort der Lieferung
• § 3a UStG, Ort der sonstigen Leistung
• § 3c UStG, Ort der Lieferung beim Fernverkauf
• SumUp, Bedingungen für Zahlungsdienste
• Mollie Docs, Point of sale