Adyen buchen und nach DATEV bringen: Settlement-Bericht, Gebühren und Batches

Adyen rechnet nicht je Zahlung ab, sondern in Batches. Jede Batch hat einen eigenen Settlement details report, in dem Zahlungen, Erstattungen, Rückbelastungen, Gebühren, Rücklagen und die Auszahlung stehen. Wer diesen Bericht lesen kann, kann Adyen sauber buchen. Diese Anleitung zeigt, welche Zeile wohin gehört, wie die Gebühren aufgebaut sind und was die Monatsrechnung von Adyen dabei noch leistet.

Welcher Adyen-Bericht ist die Grundlage für die Buchung?

Der Settlement details report. Adyen beschreibt ihn als Bericht zur Abstimmung auf Transaktionsebene: Er listet die Zahlungen, die Adyen abgerechnet und ausgezahlt hat, mit den Kosten jeder Transaktion. Standardmäßig entsteht er je Merchant Account und je Batch, die Datei heißt dann settlement_detail_report_batch_ und die Nummer der Batch.

In der Customer Area stellst du ihn unter Reports, Settlement details, Manage report auf automatische Erstellung. Als Rhythmus bietet Adyen täglich, wöchentlich, monatlich oder At batch close an. Für die Buchhaltung ist At batch close am einfachsten, weil dann jede Datei genau einer Auszahlung entspricht. Die Zeilentypen und ihre Buchung:

Zeilen wie Balancetransfer entstehen, wenn eine Batch negativ ist oder nicht ausgezahlt wurde. Sie sind kein Umsatz und keine Gebühr, sondern verschieben Geld zwischen Batches.

Adyen-Gebühren: vier Spalten je Zahlung und eine Rechnung im Monat

Adyen berechnet laut Preisseite je Transaktion eine feste Bearbeitungsgebühr von 0,11 € und dazu eine Gebühr der Zahlungsart. Für Visa und Mastercard steht dort zusammen 0,11 € + Interchange++ + 0,60 % (Stand Oktober 2026, individuelle Preise möglich). Im Settlement details report steht die Gebühr der Zahlungsart an der Zahlung selbst, in vier Spalten: Interchange ist die Gebühr der kartenausgebenden Bank, Scheme Fees die des Kartennetzes, Markup die der abwickelnden Bank (Acquirer). Liefert der Acquirer diese Aufteilung nicht, bleiben die drei Spalten leer und die gesamte Provision steht in Commission.

Die feste Bearbeitungsgebühr steht nicht in diesen Spalten. Adyen bucht seine Transaktionsgebühren als eigene Zeilen vom Typ Fee, zusammengefasst und im Text mit Transaction Fees und dem Zeitraum beschriftet. Wer nur die vier Spalten summiert, verliert diesen Teil der Kosten.

Zusätzlich stellt Adyen jeden Monat eine Payment processing invoice für deinen Company Account aus, immer nach der Zeitzone CET. Du findest sie in der Customer Area unter Reconciliation, Invoices, mit der Rolle Merchant financial oder Manage key financial tasks. Sie zeigt, was schon von den Batches abgezogen wurde und was noch offen ist. Ein offener Rest wird mit einer späteren Batch verrechnet und erscheint dort als InvoiceDeduction.

Umsatzsteuer auf Adyen-Gebühren

Vertragspartner ist laut den Adyen-Bedingungen die Adyen N.V., eingetragen bei der niederländischen Handelskammer unter 34259528. Die Bedingungen sagen, dass alle Gebühren ohne Steuern genannt sind und Adyen Steuer aufschlägt, wenn sie anfällt. In der Dokumentation zur Monatsrechnung schreibt Adyen, dass Steuern nur auf Rechnungen für Gesellschaften in den USA und in Frankreich erscheinen.

Nach dieser Aussage steht auf der Rechnung an ein deutsches Unternehmen keine Umsatzsteuer; prüfe das auf deiner eigenen Payment processing invoice. Ist die Gebühr eine steuerpflichtige sonstige Leistung eines Unternehmers aus dem übrigen Gemeinschaftsgebiet, schuldest du die Steuer nach § 13b Abs. 1 und Abs. 5 UStG selbst: Bemessungsgrundlage in Kennzahl 46, Steuer in 47, Vorsteuer in 67. Ist sie steuerfreier Zahlungsverkehr nach § 4 Nr. 8 Buchst. d UStG, entfällt das. Einen Hinweis gibt Adyen selbst: Für Gesellschaften in Frankreich berechnet Adyen laut Dokumentation zur Monatsrechnung Steuer über die französische Option für Bank- und Finanzumsätze nach Artikel 260 B CGI. Diese Option gibt es nur für Umsätze, die sonst steuerfrei wären. Das spricht dafür, dass Adyen seine Leistung als Finanzdienstleistung einordnet; für Deutschland ersetzt es nicht die Entscheidung mit deiner Kanzlei. Wie man die Frage entscheidet, steht im Guide Gebühren von Zahlungsanbietern: Reverse Charge oder steuerfrei.

Legt die Behandlung einmal für Adyen fest und wendet sie jeden Monat gleich an. Maßgeblich ist, was auf der Payment processing invoice steht.

Eine Batch gebucht: Beispiel mit SKR04 und SKR03

Ein Beispiel mit erfundenen Beträgen: Eine Batch enthält eine Inlandszahlung über 119,00 € mit 0,24 € Interchange, 0,06 € Scheme Fees und 0,71 € Markup, dazu die feste Bearbeitungsgebühr von 0,11 € als Zeile Fee. Das Verrechnungskonto für Adyen vergibt deine Kanzlei, hier steht es als Adyen-Verrechnung.

• Ohne Debitor bucht die Kanzlei den Erlös direkt gegen die Adyen-Verrechnung. Das Ergebnis ist dasselbe.
• Kauft ein Kunde aus einem anderen EU-Land eine digitale Leistung, gehört der Erlös auf das OSS-Konto, SKR04 4320 (SKR03 8330), mit dem Steuersatz des Bestimmungslandes. Woher das Land kommt, steht im Guide OSS-Nachweis über das Kartenland.
• Die Batch-Nummer gehört ins Belegfeld der Auszahlung. Damit findet die Kanzlei den Bankeingang sofort.

Erstattungen und Rückbelastungen bei Adyen

Eine Erstattung erscheint als Refunded, eine Rückbelastung als Chargeback, eine zweite nach gescheiterter Abwehr als SecondChargeback. Beide mindern den Umsatz zum Steuersatz des ursprünglichen Verkaufs. Bei einer Rückbelastung ist das Entgelt uneinbringlich, die Umsatzsteuer wird nach § 17 Abs. 2 Nr. 1 UStG berichtigt, und in der Voranmeldung 2026 steht diese Minderung zusätzlich in Kennzahl 50. Gewinnst du später und Adyen bucht ChargebackReversed, ist sie erneut zu berichtigen.

Ob ihr die Korrektur schon beim Chargeback ansetzt oder den Betrag bis zum Ergebnis auf dem Interimskonto parkt, entscheidest du mit deiner Kanzlei. Beide Wege und ihre Buchungssätze zeigt der Guide Chargeback buchen.

Für das Datum der Korrektur taugt die Spalte Creation Date nicht. Sie nennt laut Adyen, wann die Zahlung angelegt wurde, bei einer Erstattung oder Rückbelastung also den Tag der ursprünglichen Zahlung, der Wochen oder Monate vor der Batch liegen kann. Wann Adyen die Zeile gebucht hat, steht in der Zusatzspalte Booking Date, die du unter Settings, Report columns zum Bericht hinzufügst.

Auszahlungen und Batches abstimmen

Jede Batch endet mit einer Zeile MerchantPayout, das ist der Betrag, der auf deinem Bankkonto ankommt. Gebucht wird er als Umbuchung von der Adyen-Verrechnung auf den Geldtransit und beim Bankeingang weiter auf die Bank. Kommt eine Auszahlung zurück, steht das als BankInstructionReturned in einer späteren Batch.

Zum Abstimmen nimmst du die Spalten Net Credit (NC) und Net Debit (NC): Sie zeigen, was jede Zeile der Batch gutschreibt oder belastet. Passen Zahlungen, Gebühren und Auszahlung nicht zusammen, liegt es meist an einer der seltenen Zeilen wie Balancetransfer oder DepositCorrection. Mehr zum Geldtransit steht im Guide Geldtransitkonto 1360 und 1460.

Automatisch mit Meridian

Adyen ist in Meridian noch Beta: Den Zugang fragst du nach der Anmeldung an, wir schalten ihn für dein Konto frei. Direkt verbinden kannst du heute Mollie, Stripe, PayPal und CoinGate.

Meridian lädt über einen Report-User, der nur Berichte herunterladen darf, jeden Settlement details report deines Merchant Accounts, Batch für Batch. Dafür muss der Bericht als CSV auf automatische Erstellung At batch close stehen. Aus jeder Batch entstehen Erlöse mit Rechnung nach § 14 UStG je Zahlung, Gutschriften zu Erstattungen, die Gebühren aus den vier Spalten und den Fee-Zeilen als eigene Zeilen auf dein Gebührenkonto, mit dem Steuerschlüssel, den du je Anbieter festlegst, und die Auszahlung als Geldtransit mit der Batch-Nummer. Datiert wird nach Booking Date, ohne diese Spalte nach dem Abschluss der Batch, und ein Monat gilt erst als vollständig, wenn die Batch nach seinem Ende da ist.

Das Land für den OSS nimmt Meridian aus dem Ausgabeland der Karte oder aus Rechnungs- und Lieferadresse, ergänzt aus dem Received payment details report, den du dafür ebenfalls auf automatische Erstellung stellst. Rückbelastungen bucht Meridian wahlweise mit Gutschrift im Monat der Rückbelastung oder führt sie nur als Liste. Zeilen wie DepositCorrection, Balancetransfer, ManualCorrected oder ein Abzug für Terminal-Hardware landen sichtbar auf dem Interimskonto. Batches in einer anderen Auszahlungswährung als Euro zeigt Meridian in der Abstimmung, bucht sie aber nicht auf der Geldseite. Zur Anbindung: Adyen DATEV Schnittstelle.

Häufige Fragen

Wo finde ich die Rechnung von Adyen?

In der Customer Area unter Reconciliation, Invoices. Adyen stellt sie monatlich je Company Account aus; du brauchst die Rolle Merchant financial oder Manage key financial tasks.

Ist auf Adyen-Gebühren Umsatzsteuer?

Laut Adyen erscheinen Steuern nur auf Rechnungen an Gesellschaften in den USA und in Frankreich, auf der Rechnung an ein deutsches Unternehmen also keine. Ob du die Steuer nach § 13b UStG selbst anmeldest oder die Gebühr als steuerfreien Zahlungsverkehr behandelst, legst du mit deiner Kanzlei fest.

Was ist der Unterschied zwischen Commission und Interchange im Adyen-Bericht?

Interchange, Scheme Fees und Markup sind die drei Bestandteile der Kartengebühr. Liegt diese Aufteilung nicht vor, steht die Summe in Commission und die drei anderen Spalten bleiben leer. Die feste Bearbeitungsgebühr von Adyen steht in keiner dieser Spalten, sondern als eigene Zeile vom Typ Fee. Gebucht wird alles auf das Gebührenkonto.

Warum passt die Adyen-Auszahlung nicht zu meinen Umsätzen?

Weil sie der Saldo einer ganzen Batch ist: Zahlungen abzüglich Gebühren, Erstattungen, Rückbelastungen, Rücklagen und verrechneter Rechnungsbeträge. Welche Zeilen genau, zeigt der Settlement details report dieser Batch.

Quellen

• Adyen Docs: Settlement details report
• Adyen Docs: Payment processing invoice
• Adyen Terms and Conditions (Vereinbarungen ab 1. November 2023)
• Adyen Preise Deutschland
• § 13b UStG: Leistungsempfänger als Steuerschuldner
• § 4 UStG: Steuerbefreiungen, Nr. 8
• § 17 UStG: Änderung der Bemessungsgrundlage
• BMF: Vordruckmuster Umsatzsteuer-Voranmeldung 2026