Airwallex buchen und nach DATEV bringen: Settlement-Bericht, Gebühren und Wallet

Airwallex rechnet Kartenzahlungen in Batches ab und schreibt den Betrag deinem Airwallex-Guthaben gut, dem Wallet. Erst von dort überweist du auf dein Bankkonto oder zahlst direkt Lieferanten. Für die Buchhaltung heißt das: Das Wallet ist ein eigenes Geldkonto mit eigenen Auszügen, und die Batch ist die Brücke zwischen Umsatz und Wallet. Diese Anleitung zeigt, was im Settlement-Bericht steht, wann Airwallex netto und wann brutto abrechnet und wie du Gebühren und Rücklagen buchst.

Was kostet Airwallex für Kartenzahlungen?

Auf der deutschen Preisseite nennt Airwallex feste Sätze je Zahlung und als Anbieter die Airwallex (Netherlands) B.V., ein E-Geld-Institut mit Lizenz der niederländischen Zentralbank. Die Monatspreise der Tarife stehen dort mit dem Zusatz zzgl. MwSt.; ob das auch für die Gebühren je Zahlung gilt, sagt die Seite nicht.

Hast du individuelle Preise vereinbart, zählt dein Vertrag. Verbindlich für die Buchung ist die Gebühr im Settlement report.

Was im Airwallex Settlement report steht

Airwallex erstellt je Batch einen Settlement report als Zip-Datei. Darin liegen eine Settlement-Datei und eine Gebühren-Datei, jeweils als Zusammenfassung und mit allen Einzelzeilen. Die Zusammenfassung kennt die Arten payment, payment reserve hold, payment reserve release und refund. Die Zusammenfassung nennt je Art die Gebühren ohne Steuer (fees), die Steuer auf Gebühren (taxes on fees) und den Nettobetrag; die Detaildatei trägt je Zeile die Settlement batch ID. Rückbelastungen erscheinen nur in der Detaildatei, mit Grund und Status des Streitfalls.

Netto- oder Bruttoabrechnung: wo die Gebühr landet

Bei der Nettoabrechnung, dem Standard, zieht Airwallex Gebühren und Rücklagen vom Batch ab. Im Wallet kommt der Nettobetrag an, und die Gebühren stehen im Settlement report der Batch. Bei der Bruttoabrechnung werden die Gebühren nicht vorher abgezogen, sondern gesondert berechnet, laut Airwallex zum Beispiel über die Monatsrechnung.

Rechnungen findest du laut Airwallex-Hilfe unter Settings, Plan & Billing, Invoice history oder unter Statements. Sie entstehen sechs Tage nach Ende des monatlichen Abrechnungszeitraums, zehn Tage nach Ausstellung zieht Airwallex den Betrag vom Wallet ein. Bei der Bruttoabrechnung buchst du die Gebühren deshalb aus der Rechnung und nicht aus den Batches.

Umsatzsteuer auf Airwallex-Gebühren

Die Airwallex (Netherlands) B.V. sitzt in den Niederlanden, also im übrigen Gemeinschaftsgebiet. Welche Airwallex-Gesellschaft dein Vertragspartner ist, steht in deinem Vertrag und auf der Rechnung. Ist die Gebühr eine steuerpflichtige sonstige Leistung eines Unternehmers aus der EU, schuldest du die Steuer nach § 13b Abs. 1 und Abs. 5 UStG selbst: Bemessungsgrundlage in Kennzahl 46, Steuer in 47, Vorsteuer in 67. Ist sie steuerfreier Zahlungsverkehr nach § 4 Nr. 8 Buchst. d UStG, entfällt das.

Der Settlement report hat eine eigene Spalte taxes on fees. Steht dort ein Betrag, hat Airwallex selbst Steuer auf die Gebühr berechnet, und die Behandlung ist eine andere als bei Reverse Charge. Schau deshalb in deinen Bericht und auf die Monatsrechnung, bevor ihr den Steuerschlüssel festlegt. Die Abwägung steht im Guide Gebühren von Zahlungsanbietern: Reverse Charge oder steuerfrei.

Eine Batch gebucht: Beispiel mit SKR04 und SKR03

Ein Beispiel mit erfundenen Beträgen bei Nettoabrechnung: Eine Batch enthält eine Zahlung über 119,00 € mit einer Verbraucherkarte aus dem EWR. Nach dem Satz der Preisseite behält Airwallex 1,30 % + 0,25 € ein, gerundet 1,80 €. Ins Wallet gehen 117,20 €. Verrechnungskonto und Geldkonto für das Wallet vergibt deine Kanzlei.

• Das Wallet bucht die Kanzlei wie ein Bankkonto aus den Kontoauszügen von Airwallex. Überweisungen vom Wallet auf deine Hausbank sind dann nur noch eine Umbuchung zwischen zwei Geldkonten.
• Kauft ein Kunde aus einem anderen EU-Land eine digitale Leistung, gehört der Erlös auf das OSS-Konto, SKR04 4320 (SKR03 8330). Woher das Land kommt, steht im Guide OSS-Nachweis über das Kartenland.

Erstattungen und Rückbelastungen bei Airwallex

Eine Erstattung mindert den Umsatz zum Steuersatz des ursprünglichen Verkaufs. Bei einer Rückbelastung ist das Entgelt uneinbringlich, die Umsatzsteuer wird nach § 17 Abs. 2 Nr. 1 UStG berichtigt, und in der Voranmeldung 2026 steht diese Minderung zusätzlich in Kennzahl 50. Gewinnst du den Streit und der Betrag kommt zurück, ist sie erneut zu berichtigen. Beide Wege, sofort korrigieren oder bis zum Ergebnis parken, stehen im Guide Chargeback buchen.

Automatisch mit Meridian

Airwallex ist in Meridian noch Beta: Den Zugang fragst du nach der Anmeldung an, wir schalten ihn für dein Konto frei. Direkt verbinden kannst du heute Mollie, Stripe, PayPal und CoinGate.

Meridian verbindet sich mit einem Scoped API key, der nur Leserechte für Financial Transactions, Payment Acceptance und Payment Disputes hat. Gebucht wird eine Batch erst, wenn Airwallex sie als abgerechnet meldet. Daraus entstehen Erlöse mit Rechnung nach § 14 UStG je Zahlung, Gutschriften zu Erstattungen, die Gebühren als eigene Zeilen auf dein Gebührenkonto, mit dem Steuerschlüssel, den du je Anbieter festlegst, und die Batch als Auszahlung über den Geldtransit auf dein Airwallex-Konto. Das Wallet selbst bucht deine Kanzlei aus den Kontoauszügen. Die Gebühr je Zahlung errechnet Meridian als Unterschied zwischen Brutto- und Nettobetrag der Finanzbewegung; eine Steuer auf Gebühren steckt dann mit in dieser Gebührenzeile. Batches in einer anderen Währung als Euro zeigt Meridian in der Abstimmung, bucht sie aber nicht auf der Geldseite.

Das Land für den OSS nimmt Meridian aus dem Ausgabeland der Karte, sonst aus der Adresse. Rückbelastungen bucht Meridian wahlweise mit Gutschrift im Monat der Rückbelastung oder führt sie nur als Liste. Rücklagen, die Airwallex einbehält und freigibt, und eine Differenz zwischen Batch-Betrag und Einzelzeilen stehen sichtbar auf dem Interimskonto. Zur Anbindung: Airwallex DATEV Schnittstelle.

Häufige Fragen

Wohin zahlt Airwallex meine Kartenumsätze aus?

In dein Airwallex-Guthaben, das Wallet, in täglichen Batches, bei den meisten Händlern mit Stichtag 23:00 Uhr in der Zeitzone der Airwallex-Gesellschaft. Von dort überweist du selbst weiter oder zahlst direkt aus dem Wallet.

Wo finde ich die Rechnung von Airwallex?

In der Airwallex-Web-App unter Settings, Plan & Billing, Invoice history oder unter Statements. Sie entsteht sechs Tage nach Ende des monatlichen Abrechnungszeitraums.

Was bedeutet taxes on fees im Airwallex-Bericht?

Das ist die Summe der Steuern, die Airwallex auf seine Gebühren berechnet hat; die Spalte fees nennt die Gebühren ohne diese Steuer. Ist das Feld leer oder null, hat Airwallex keine Steuer berechnet. Ob du dann die Steuer nach § 13b UStG selbst anmeldest oder die Gebühr steuerfrei ist, klärst du mit deiner Kanzlei.

Quellen

• Airwallex: Preise Deutschland
• Airwallex Docs: Settlement report
• Airwallex Docs: Settle into your Airwallex balance
• Airwallex Help Center: Invoices and Billing FAQ
• § 13b UStG: Leistungsempfänger als Steuerschuldner
• § 4 UStG: Steuerbefreiungen, Nr. 8
• § 17 UStG: Änderung der Bemessungsgrundlage
• BMF: Vordruckmuster Umsatzsteuer-Voranmeldung 2026