GoCardless buchen und nach DATEV: Lastschriften, Gebühren und Auszahlungen mit Buchungssätzen

GoCardless zieht für dich SEPA-Lastschriften ein, meist für Abos, Mitgliedsbeiträge oder wiederkehrende Rechnungen. Das Geld kommt nicht einzeln, sondern als Sammelauszahlung, von der GoCardless seine Gebühren schon abgezogen hat, und den Gebührenbeleg gibt es nur einmal im Monat. Diese Anleitung zeigt, wie du einen GoCardless-Monat sauber in SKR03 und SKR04 buchst, wo du jeden Beleg findest und wie die Gebühren in die Umsatzsteuer-Voranmeldung kommen.

Wie das Geld bei GoCardless fließt

Du legst bei GoCardless eine Zahlung auf ein Mandat an, GoCardless reicht sie bei der Bank deines Kunden ein und meldet sie nach dem Einzug als bestätigt. Laut GoCardless dauert es bei SEPA in der Eurozone vom Anlegen bis zur Auszahlung rund drei Werktage, wenn die Zahlung vor 5:30 Uhr angelegt wurde, sonst rund vier. Die Gebühr setzt GoCardless an, sobald die Zahlung bestätigt ist, und zieht sie vor der Auszahlung ab.

Ausgezahlt wird gesammelt: höchstens eine Auszahlung je Währung und Tag, abzüglich der Gebühren, mit einer eigenen Referenz, die auch auf deinem Kontoauszug steht. Über diese Referenz ordnest du jeden Bankeingang seiner Auszahlung zu.

Welche Konten brauchst du für GoCardless?

Du brauchst ein Verrechnungskonto für dein GoCardless-Guthaben, ein Gebührenkonto, den Geldtransit und dein Bankkonto. Weil Lastschriften meist auf Rechnungen oder Abos folgen, führst du die Forderung auf einem Debitor; der Lastschrifteingang gleicht ihn aus.

Ein GoCardless-Monat gebucht

Ein Beispiel mit erfundenen Zahlen: drei Abos zu je 59,50 € brutto, zu 19 % in Deutschland steuerpflichtig, alle drei Lastschriften werden bestätigt und am selben Tag ausgezahlt. Die Gebühr steht als Beispielwert von 0,60 € je Zahlung da; deine echte Gebühr hängt von deinem Tarif ab.

• Nach der Auszahlung steht das GoCardless-Verrechnungskonto auf null. Bleibt ein Rest, fehlt meist eine Gebühr oder eine Zahlung, die erst in der nächsten Auszahlung steckt.
• Die Auszahlung bucht man über den Geldtransit, weil das Geld an einem Tag GoCardless verlässt und an einem anderen auf deinem Konto ankommt. Mehr dazu im Guide Geldtransit 1360 und 1460.
• Führt deine Kanzlei andere Erlös- oder Verrechnungskonten, gilt deren Vorgabe; die Buchungslogik bleibt dieselbe.

Gebühren: abgezogen je Zahlung, belegt einmal im Monat

Laut Klausel 5.2 der Bedingungen für Self-Serve-Kunden in Europa zahlt GoCardless sich seine Gebühren aus dem eingezogenen Geld, bevor es an dich ausgezahlt wird. Rechnungen stellt GoCardless laut Klausel 5.10 monatlich. Gebühren gibt es laut GoCardless auch für Erstattungen; für Konten in Deutschland nennt GoCardless außerdem Gebühren für gescheiterte Zahlungen und für Rückbuchungen. Höhe und Bedingungen stehen in deinem Tarif.

Den Beleg holst du dir im GoCardless-Dashboard unter Settings, Company settings: Dort wählst du den Monat und lädst die Gebührenrechnung herunter; bei individuellen Preisen fragst du sie laut GoCardless beim Support an. Welche Gebühr zu welcher Zahlung gehört, zeigt der CSV-Export der Auszahlungen im Dashboard. Für die Buchung nimmst du die Gebühr je Auszahlung, als Beleg die Monatsrechnung; in der Summe müssen beide übereinstimmen.

Die Monatsrechnung deckt die Gebühren aller Auszahlungen eines Monats ab. Gleich die Summe einmal im Monat ab, dann fällt eine fehlende Auszahlung sofort auf.

Umsatzsteuer auf die GoCardless-Gebühr

Die GoCardless SAS sitzt in Paris. Ihre Bedingungen sagen in Klausel 5.15, dass alle Gebühren ohne Mehrwertsteuer gelten und du die Steuer selbst abrechnest, wenn die Umkehr der Steuerschuldnerschaft greift. Eine Rechnung mit Mehrwertsteuer stellt GoCardless laut Klausel 5.16 aus, wo das vorgeschrieben ist oder du sie anforderst. In seiner Preisübersicht nennt GoCardless Mehrwertsteuer auf Gebühren nur für Kunden in Großbritannien und Frankreich.

Bezieht ein deutsches Unternehmen eine sonstige Leistung von einem Unternehmer aus einem anderen EU-Land, liegt der Ort der Leistung nach § 3a Abs. 2 UStG grundsätzlich in Deutschland, und nach § 13b Abs. 1 und 5 UStG schuldest du die Steuer. Dann meldest du die Gebühr in Kz 46, die Steuer darauf in Kz 47 und ziehst sie in Kz 67 als Vorsteuer wieder ab. Ob die Leistung stattdessen als Umsatz im Zahlungs- und Überweisungsverkehr nach § 4 Nr. 8 Buchst. d UStG steuerfrei ist, ist eine Frage für deine Kanzlei; dann gehört die Gebühr nicht in Kz 46. Was die einzelnen Anbieter dazu sagen, steht im Guide Reverse Charge oder steuerfrei.

Kunden in anderen EU-Ländern

Lastschriften kommen oft aus dem ganzen SEPA-Raum. Für die Umsatzsteuer zählt aber nicht das Land des Bankkontos, sondern wo deine Leistung ausgeführt wird. Elektronisch erbrachte Leistungen an Privatkunden in anderen EU-Ländern werden nach § 3a Abs. 5 UStG am Wohnsitz des Kunden ausgeführt, sobald du die Schwelle von 10.000 € überschreitest oder auf sie verzichtest. Wie du das Land des Kunden belegst, steht im Guide OSS und das Kartenland.

Automatisch mit Meridian

GoCardless ist in Meridian noch Beta: Den Zugang fragst du nach der Anmeldung an, wir schalten ihn für dein Konto frei. Direkt verbinden kannst du heute Mollie, Stripe, PayPal und CoinGate.

Meridian verbindet sich mit einem Access Token, den du im GoCardless-Dashboard unter Developers, API settings mit dem Scope Read-only anlegst. Zahlungen auslösen oder ändern kann Meridian damit nicht. Ab Werk stellt Meridian für jede bestätigte Lastschrift eine Rechnung aus; für das Land des Kunden nimmt es das Land seines Bankkontos und seine Adresse aus GoCardless. Schreibst du deine Abo-Rechnungen schon selbst, stellst du in den GoCardless-Einstellungen Rechnungen auf „Kommen von woanders“, sonst bekäme dein Kunde zwei Rechnungen; Meridian bucht dann ohne eigene Rechnung mit der Nummer aus GoCardless. Aus den Auszahlungen bucht Meridian den Zahlungseingang je Lastschrift, die einbehaltenen Gebühren mit dem Steuerschlüssel, den du für Gebühren eingestellt hast, und die Auszahlung über den Geldtransit. Wird eine Auszahlung von der Bank zurückgewiesen, bucht Meridian sie zurück und die erneute Überweisung wieder hin. Das alles gilt für Lastschriften in Euro. Ziehst du in Pfund oder einer anderen Währung ein, rechnet Meridian den Verkauf mit dem Eurobetrag ab, den GoCardless nach dem Umtausch nennt; die Auszahlung zeigt Meridian dann nur in der Abstimmung, buchen muss sie deine Kanzlei.

Zwei Grenzen nennen wir offen: GoCardless liefert die Aufteilung einer Auszahlung über die Schnittstelle seit März 2023 nur für Auszahlungen der letzten sechs Monate. Ältere Auszahlungen bucht Meridian mit ihrer Gebührensumme; Zahlungen, die sich darin nicht zuordnen lassen, stehen auf dem Interimskonto. Und Ereignisse wie Rückbuchungen hält GoCardless über die Schnittstelle nur 18 Monate vor. Verbinde GoCardless deshalb früh im Jahr. Zur Anbindung: GoCardless DATEV Schnittstelle.

Häufige Fragen

Wo finde ich die Rechnung für meine GoCardless-Gebühren?

Im GoCardless-Dashboard unter Settings, Company settings. Dort wählst du den Monat und lädst die Rechnung herunter. Die Gebühr je Zahlung steht im CSV-Export der Auszahlungen.

Berechnet GoCardless deutschen Kunden Umsatzsteuer auf die Gebühren?

Laut Klausel 5.15 der Bedingungen gelten alle Gebühren ohne Mehrwertsteuer, und greift die Umkehr der Steuerschuldnerschaft, rechnest du die Steuer selbst ab. In der Preisübersicht nennt GoCardless Mehrwertsteuer auf Gebühren nur für Kunden in Großbritannien und Frankreich. Maßgeblich ist der Hinweis auf deiner eigenen Monatsrechnung.

Wann ist eine GoCardless-Lastschrift als bezahlt zu buchen?

Wenn GoCardless sie als confirmed meldet. Dann gleichst du die Forderung aus. Platzt sie später, buchst du den Eingang zurück; wie, steht im Guide zur GoCardless-Rücklastschrift.

Warum ist meine GoCardless-Auszahlung kleiner als die Summe der Lastschriften?

Weil GoCardless seine Gebühren vor der Auszahlung abzieht und nachträglich gescheiterte, zurückgebuchte oder erstattete Zahlungen von der Auszahlung abzieht. Der Export der Auszahlung zeigt jede einzelne Position.

Quellen

• GoCardless: General Terms Self-Serve Europe, Klauseln 1.3, 5.2, 5.10, 5.15 und 5.16
• GoCardless Hilfe: Pricing and fees
• GoCardless Hilfe: Rechnung für Transaktionsgebühren herunterladen
• GoCardless Hilfe: SEPA Eurozone payment timings
• GoCardless Hilfe: Receiving a payout
• GoCardless Hilfe: Overview of payment statuses
• GoCardless Developers: Reconciling payouts, Arten der Positionen
• GoCardless Developers: Changelog, Payout Items nur sechs Monate (1. März 2023)
• GoCardless Developers: Events, Archivierung nach 18 Monaten
• § 3a UStG, Ort der sonstigen Leistung (Abs. 2 und 5)
• § 4 Nr. 8 UStG, Steuerbefreiung im Zahlungsverkehr
• § 13b UStG, Leistungsempfänger als Steuerschuldner
• BMF: Vordruckmuster Umsatzsteuer-Voranmeldung 2026 (Kz 46, 47, 67)
• § 675x BGB, Erstattungsanspruch bei Lastschriften