Rücklastschrift bei GoCardless buchen: gescheiterte Lastschrift, Late Failure und Rückbuchung

Bei Lastschriften entscheidet nicht dein Kunde an der Kasse, ob er zahlt, sondern seine Bank, und das manchmal erst Tage später. GoCardless kennt dafür drei Fälle: Der Einzug scheitert gleich, er scheitert nach der Bestätigung, oder der Kunde holt sich das Geld später über seine Bank zurück. Jeder Fall wird anders gebucht, und in keinem sinkt die Umsatzsteuer von allein. Diese Anleitung zeigt die Fristen, die Buchungssätze und wann eine Korrektur nach § 17 UStG in Frage kommt.

Drei Arten, wie eine Lastschrift platzt

GoCardless unterscheidet nach dem Zeitpunkt. Gescheiterte Zahlungen meldet die Bank laut GoCardless meist einen Werktag nach dem Einzug, typische Gründe sind fehlende Deckung, ein geschlossenes Konto oder ein widerrufenes Mandat. Kommt die Meldung erst, nachdem GoCardless die Zahlung schon als bestätigt geführt hat, spricht GoCardless von einer Late Failure; bei SEPA sind solche späten Rückgaben laut GoCardless noch mehrere Tage nach dem Einzug häufiger als bei anderen Verfahren.

Acht Wochen und 13 Monate: die Fristen deines Kunden

Bei einer autorisierten SEPA-Basislastschrift hat dein Kunde nach § 675x Abs. 2 BGB einen Anspruch auf Erstattung, auch ohne Begründung. Er muss ihn nach Abs. 4 innerhalb von acht Wochen ab der Belastung seines Kontos geltend machen. GoCardless beschreibt es genauso: In den ersten acht Wochen bekommt der Kunde sein Geld ohne Prüfung zurück.

War die Lastschrift nicht autorisiert, etwa weil es kein gültiges Mandat gab, kann der Kunde nach § 676b Abs. 2 BGB bis zu 13 Monate nach der Belastung reklamieren. Dann prüft seine Bank den Fall, und dein Mandat ist der Nachweis. Heb Mandate deshalb mindestens so lange auf, wie Rückbuchungen möglich sind.

Rücklastschrift buchen: die Buchungssätze

Ein Beispiel mit erfundenen Zahlen: Ein Abo zu 59,50 € wird am 06.10. bestätigt und am 07.10. ausgezahlt. Am 20.10. holt sich der Kunde das Geld über seine Bank zurück, GoCardless zieht es von der nächsten Auszahlung ab und berechnet eine Rückbuchungsgebühr, im Beispiel 5,00 €. Am 03.11. zieht ihr nach Absprache erneut ein, diesmal erfolgreich.

• Die Erlösbuchung vom 01.10. bleibt unverändert. Der Debitor zeigt nach der Rückbuchung wieder 59,50 € offen, bis der neue Einzug ihn ausgleicht.
• Zieht GoCardless die Rückbuchung von einer späteren Auszahlung ab, ist diese Auszahlung um den Betrag kleiner. Deshalb steht die Rückbuchung auf dem Verrechnungskonto und nicht direkt auf der Bank.
• Rückbuchungsgebühren gehören wie die übrigen GoCardless-Gebühren auf das Gebührenkonto, mit derselben umsatzsteuerlichen Behandlung. Den Beleg findest du auf der Monatsrechnung.

Erstatte einem Kunden nichts, solange eine späte Rückgabe noch möglich ist. GoCardless rät, bei SEPA sieben Werktage abzuwarten, sonst zahlst du womöglich doppelt zurück.

Wann sinkt die Umsatzsteuer?

Nach § 17 Abs. 2 UStG wird die Steuer berichtigt, wenn das vereinbarte Entgelt uneinbringlich geworden ist (Nr. 1) oder die Lieferung oder Leistung rückgängig gemacht wurde (Nr. 3). Eine Rücklastschrift ist zunächst keins von beiden: Dein Kunde schuldet den Betrag weiter, und du kannst erneut einziehen oder mahnen.

Anders, wenn du den Vertrag rückabwickelst, etwa weil der Kunde zu Recht widersprochen hat und du ihm eine Gutschrift ausstellst. Oder wenn die Forderung nach Mahnung und gegebenenfalls Inkasso endgültig ausfällt. Erst dann korrigierst du Erlös und Umsatzsteuer, im Zeitraum, in dem es so weit ist. Wann eine Forderung als uneinbringlich gilt, legst du im Einzelfall mit deiner Kanzlei fest.

Automatisch mit Meridian

GoCardless ist in Meridian noch Beta: Den Zugang fragst du nach der Anmeldung an, wir schalten ihn für dein Konto frei. Direkt verbinden kannst du heute Mollie, Stripe, PayPal und CoinGate.

Meridian stellt eine Rechnung erst aus, wenn GoCardless die Lastschrift bestätigt hat. Ein Einzug, der vorher scheitert, bekommt deshalb gar keine Rechnung. Scheitert er, nachdem GoCardless ihn schon an dich ausgezahlt hat, bleibt die Rechnung stehen; den Eingang bucht Meridian als „Lastschrift zurückgegeben“ zurück gegen den Kunden, und die Rückgabe steht in der Abstimmung des Monats. Damit ist die Forderung wieder offen, so wie oben beschrieben. Zieht GoCardless dieselbe Zahlung später erneut ein, etwa automatisch mit Success+, gleicht der neue Eingang die Forderung aus, und eine bis dahin gescheiterte Lastschrift bekommt ihre Rechnung, sobald GoCardless sie bestätigt.

Rückbuchungen durch den Kunden übernimmt Meridian aus den Auszahlungen samt Gebühr. Ab Werk bucht Meridian sie als Gutschrift: Umsatz und Umsatzsteuer werden im Monat der Rückbuchung berichtigt. Treibst du die Forderung weiter ein, passt die Einstellung „Nur auflisten“ unter Rückbelastungen besser: Dann bleibt der Erlös stehen, die Rückbuchung erscheint in der Abstimmung, und im Umfang mit Geldkonto steht der Betrag auf dem Interimskonto, bis deine Kanzlei ihn dem Kunden zuordnet. Welche Variante gilt, legst du mit deiner Kanzlei fest. Zur Anbindung: GoCardless DATEV Schnittstelle.

Häufige Fragen

Muss ich bei einer Rücklastschrift die Umsatzsteuer korrigieren?

Nicht automatisch. Nach § 17 Abs. 2 UStG korrigierst du erst, wenn die Forderung uneinbringlich ist oder der Verkauf rückgängig gemacht wurde. Solange du den Betrag noch einziehen oder anmahnen kannst, bleibt der Erlös stehen.

Wie lange kann ein Kunde eine SEPA-Lastschrift zurückholen?

Bei einer autorisierten SEPA-Basislastschrift acht Wochen ab der Belastung, ohne Begründung (§ 675x BGB). Bei einer nicht autorisierten Lastschrift bis zu 13 Monate (§ 676b BGB).

Was ist eine Late Failure bei GoCardless?

Eine Zahlung, die GoCardless schon als bestätigt geführt hat und die danach doch noch scheitert. Kommt die Meldung vor der Auszahlung, verrechnet GoCardless sie in derselben Auszahlung, sonst mit der nächsten.

Wohin buche ich die Gebühr für eine Rücklastschrift?

Auf das Gebührenkonto, also 6855 im SKR04 oder 4970 im SKR03, gegen das GoCardless-Verrechnungskonto. Den Beleg liefert die Monatsrechnung von GoCardless.

Quellen

• GoCardless Hilfe: Late failures
• GoCardless Hilfe: Payment failures
• GoCardless Hilfe: SEPA Chargeback Process
• GoCardless Hilfe: Overview of payment statuses
• GoCardless Developers: Reconciling payouts, payment_failed und payment_charged_back
• GoCardless Hilfe: Pricing and fees
• GoCardless: General Terms Self-Serve Europe
• § 675x BGB, Erstattungsanspruch bei autorisierten Zahlungen
• § 676b BGB, Anzeige nicht autorisierter Zahlungsvorgänge
• § 17 UStG, Änderung der Bemessungsgrundlage