Auf dem Kontoauszug steht von Klarna ein Betrag mit einer Referenz, dahinter stehen Verkäufe, Retouren, Gebühren und manchmal Einbehalte. Diese Anleitung zeigt, wo du den Settlement-Bericht zu jeder Auszahlung findest, was die Summenfelder bedeuten, wie du die Auszahlung bucht und woran du erkennst, wie die Klarna-Gebühren umsatzsteuerlich zu behandeln sind.
- Zu jeder Klarna-Auszahlung gibt es einen Settlement-Bericht, im Merchant Portal als CSV und PDF, außerdem über die Settlements API und SFTP; die payment_reference verbindet Bericht und Kontoauszug.
- Laut Klarna dient der PDF-Bericht in der EU als Rechnung mit Umsatzsteuerangaben für die Klarna-Gebühren; Satz und Betrag stehen in den Feldern tax_rate und tax_amount, die Summe in total_tax_amount.
- Hinter Klarna steht laut Impressum die Klarna Bank AB (publ) in Stockholm, in Deutschland eingetragen als Klarna Bank AB, German Branch in Berlin mit eigener deutscher USt-IdNr. Die API-Referenz rechnet für deutsche Händler ausdrücklich mit Umsatzsteuer auf den Gebühren; maßgeblich bleibt dein PDF-Bericht.
- Die Auszahlung buchst du als Umbuchung: Geldtransit an Klarna-Verrechnung, beim Bankeingang Bank an Geldtransit. Übersteigen Retouren und Gebühren die Verkäufe, entsteht ein Schuldsaldo, den Klarna mit späteren Auszahlungen verrechnet.
Wo finde ich den Klarna-Settlement-Bericht?
Im Klarna Merchant Portal in der Settlements App lädst du zu jeder Auszahlung den Bericht als CSV oder PDF herunter. Klarna beschreibt den Ablauf so: Abgerechnet wird zum vereinbarten Termin, am Tag danach kommen der Bericht und die Überweisung, und das Geld ist in den Tagen darauf auf deinem Konto. Zum Bankeingang findest du den Bericht über die payment_reference aus dem Verwendungszweck. Für größere Mengen bietet Klarna die Settlements API und die Zustellung per SFTP an.
Klarna empfiehlt selbst die Arbeitsteilung, die auch für die Buchhaltung passt: die CSV für den Abgleich auf Bestellebene, das PDF als Zusammenfassung und für die Steuer, weil es in der Europäischen Union als Rechnung mit Umsatzsteuerangaben für die Klarna-Gebühren dient. Die Spalten der CSV kannst du im Report Configurator anpassen, etwa um die Steuer auf Gebühren als eigene Spalte vat_amount aufzunehmen.
Die Summenfelder des Berichts und was du damit buchst
Jeder Bericht enthält Summen je Posten-Typ. Sie sind die schnellste Kontrolle, ob deine Buchungen vollständig sind: Jede Summe muss auf deinem Klarna-Verrechnungskonto wiederzufinden sein.
| Feld | Inhalt | Gegenkonto zur Klarna-Verrechnung |
|---|---|---|
| total_sale_amount | erfasste Verkäufe | Debitor oder Erlös |
| total_fee_amount | Klarna-Gebühren | Gebührenkonto 6855 (4970) |
| total_tax_amount | Steuer auf Klarna-Gebühren, Summe der Werte je Posten | je nach Ausweis, siehe unten |
| total_return_amount | Retouren | Debitor, Erlöskorrektur per Gutschrift |
| total_reversal_amount | Rückbelastungen zugunsten des Kunden | Debitor oder Interimskonto |
| total_fee_refund_amount | erstattete Gebühren | Gebührenkonto im Haben |
| total_holdback_amount, total_release_amount | Einbehalt und Freigabe | Interimskonto |
| total_repay_amount | Tilgung eines Schuldsaldos aus früheren Settlements | Interimskonto oder Verbindlichkeit gegenüber Klarna |
| total_deposit_amount | Erhöhung des Schuldsaldos, wenn die Abzüge die Verkäufe übersteigen | Interimskonto oder Verbindlichkeit gegenüber Klarna |
| total_settlement_amount | ausgezahlter Betrag | Geldtransit 1460 (1360) |
Die Steuer auf Klarna-Gebühren zieht Klarna getrennt ab: In der Formel für total_settlement_amount stehen total_fee_amount und total_tax_amount als zwei eigene Abzüge. Wer nur total_fee_amount bucht, hat eine Differenz in Höhe der Steuer.
NET oder GROSS: zieht Klarna die Gebühren ab?
Das Feld merchant_settlement_type sagt es. Bei NET zieht Klarna die Gebühren von der Auszahlung ab, diesen Fall zeigen die Beispiele hier. Bei GROSS stellt Klarna die Gebühren getrennt in Rechnung, die Auszahlung enthält dann die vollen Beträge, und GROSS_FEE kennzeichnet die Rechnung über die Gebühren selbst.
Für die Buchung ändert das nur den Weg der Gebühr: bei NET gegen das Klarna-Verrechnungskonto, bei GROSS gegen eine Verbindlichkeit, die du mit der Zahlung der Gebührenrechnung ausgleichst.
Meridian bucht die Posten einer Gebührenrechnung (GROSS_FEE) als Gebühren gegen das Klarna-Verrechnungskonto, aber ohne Auszahlung, denn Geld fließt dabei nicht von Klarna zu dir. Der offene Betrag bleibt auf dem Verrechnungskonto stehen, bis die Kanzlei die Zahlung der Gebührenrechnung von der Bank dagegen bucht.
Welche Gebühren im Bericht stehen
Gebühren stehen als Typ FEE, die Art steht im Feld detailed_type. Die Preise vereinbart Klarna je Händler, deshalb nennen wir keine Sätze.
| detailed_type | Bedeutung | Hinweis |
|---|---|---|
| PURCHASE_FEE_FIXED | feste Gebühr je erfasster Bestellung | bei Retouren nicht automatisch erstattet |
| PURCHASE_FEE_PERCENTAGE | prozentuale Gebühr je erfasster Bestellung | bei Retouren anteilig zurück als PURCHASE_FEE_PERCENTAGE_REFUND |
| DISPUTE_FEE | Gebühr je Dispute | bei Kartenchargebacks auch, wenn du gewinnst |
| DISPUTE_FEE_REFUND | Korrektur einer Dispute-Gebühr | Gegenbuchung zur DISPUTE_FEE |
| EXTEND_DUE_DATE_FEE | Gebühr für eine verlängerte Zahlungsfrist der Kundenrechnung | Klarna nennt den Betrag netto, ohne darauf entfallende Umsatzsteuer |
| CARD_PURCHASE_FEE_FIXED, CARD_PURCHASE_FEE_VARIABLE | Gebühren auf Zahlungen mit der Klarna-Karte | mit eigenen Feldern zur Kartenzahlung, etwa der ARN aus dem Kartennetz |
Umsatzsteuer auf Klarna-Gebühren: welcher Steuerschlüssel?
Das hängt davon ab, was auf deinem PDF-Bericht steht, und genau dort solltest du nachsehen. Klarna ist laut Impressum die Klarna Bank AB (publ), eine Aktiengesellschaft schwedischen Rechts mit Sitz in Stockholm und der schwedischen USt-IdNr. SE556737043101; in Deutschland ist sie als Klarna Bank AB, German Branch in Berlin eingetragen, mit der deutschen USt-IdNr. DE 815 867 324. Welche dieser Einheiten deinen Bericht ausstellt, steht auf dem PDF. Klarna beschreibt die Felder tax_rate und tax_amount ausdrücklich als Umsatzsteuer auf Klarna-Gebühren. Einen deutlichen Hinweis gibt die API-Referenz der Settlements API: Das Feld tax_in_currency_of_registration_country rechnet laut Klarna für deutsche Händler, die in einer anderen Währung als Euro verkaufen, die Umsatzsteuer auf den Klarna-Gebühren in Euro um. Klarna geht also davon aus, dass deutsche Händler auf die Gebühren Umsatzsteuer bezahlen. Einen festen Satz nennt Klarna dort nicht.
Lies deshalb auf dem PDF drei Dinge ab: welche Klarna-Einheit es ausstellt, ob ein Steuerbetrag auf den Gebühren steht und ob ein Hinweis auf Steuerbefreiung oder Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers vorhanden ist. Daraus folgt die Buchung:
| Auf dem PDF | Folge | Buchung der Gebühr |
|---|---|---|
| deutsche Umsatzsteuer ausgewiesen | Vorsteuer nach § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG, wenn die Rechnung die Angaben nach § 14 UStG trägt | brutto auf 6855 (4970) mit dem Vorsteuerschlüssel deiner Kanzlei |
| keine Steuer, Hinweis auf Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers | du schuldest die Steuer nach § 13b UStG und ziehst sie nach § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 4 UStG als Vorsteuer ab | netto mit dem § 13b-Schlüssel deiner Kanzlei |
| keine Steuer, Hinweis auf Steuerbefreiung | steuerfreier Umsatz, etwa im Zahlungsverkehr nach § 4 Nr. 8 Buchst. d UStG: keine Steuer, keine Vorsteuer | ohne Steuerschlüssel |
| keine Steuer, kein Hinweis | nicht eindeutig | bei Klarna nachfragen und mit der Kanzlei festlegen |
Ob Reverse Charge oder steuerfrei: Für dich als voll vorsteuerabzugsberechtigtes Unternehmen kostet beides gleich viel, falsch gemeldet ist trotzdem falsch. Die Hintergründe für alle Anbieter stehen im Guide Gebühren von Zahlungsanbietern: Reverse Charge oder steuerfrei?.
So buchst du die Klarna-Auszahlung
Die Auszahlung buchst du am payout_date vom Klarna-Verrechnungskonto auf das Geldtransitkonto und am Tag des Bankeingangs vom Geldtransit auf die Bank. Klarna nennt das payout_date in UTC und schreibt, dass das Geld meist einen Bankarbeitstag später auf dem Konto ist. Ein Beispiel mit erfundenen Zahlen:
- Die payment_reference gehört in das Belegfeld. Über sie findet die Kanzlei zum Bankeingang den passenden Settlement-Bericht.
- Läuft die Auszahlung über den Monatswechsel, steht der Betrag zum Stichtag auf dem Geldtransit. Das ist richtig: Das Geld ist weder bei Klarna noch schon auf der Bank.
- Die Auszahlung selbst hat keine Umsatzsteuer, sie ist nur eine Geldbewegung.
| Datum | Soll | Haben | Betrag | Belegfeld |
|---|---|---|---|---|
| 28.10. | 1460 Geldtransit (1360) | Klarna-Verrechnung | 1.284,60 € | payment_reference |
| 29.10. | 1800 Bank (1200) | 1460 Geldtransit (1360) | 1.284,60 € | Kontoauszug |
Schuldsaldo, Einbehalt und Freigabe
Übersteigen Retouren, Gebühren und andere Belastungen die Verkäufe eines Settlements, zahlt Klarna nichts aus und führt einen Schuldsaldo. Laut Klarna ergibt sich der Endstand als opening_debt_balance minus total_repay_amount plus total_deposit_amount; die Tilgung zieht Klarna von späteren positiven Settlements ab, ohne dass du etwas tun musst. Bleibt der Saldo länger negativ, erscheint eine Zeile CHARGE mit dem Detail PAYMENT_REMINDER. Klarna schreibt ausdrücklich, dass sie keine Geldbewegung ist, sondern nur den offenen Schuldsaldo festhält, der mit späteren Auszahlungen verrechnet wird. Als Aufwand buchst du sie deshalb nicht.
Buchhalterisch ist der Schuldsaldo eine Verbindlichkeit gegenüber Klarna, die deine Kanzlei auf einem eigenen Konto oder dem Interimskonto führt. Einbehalte (HOLDBACK) und ihre Freigabe (RELEASE) laufen über dasselbe Interimskonto. Klarna nennt im Feld detailed_type drei Gründe: fehlende Bankdaten (INSUFFICIENT_BANK_ACCOUNT_DETAILS), eine rollierende Reserve, die nach der vereinbarten Frist automatisch frei wird (ROLLING_RESERVE), und eine laufende Prüfung (UNDER_REVIEW). Einbehalte tragen keine Bestellnummer; zuordnen kannst du sie laut Klarna nur über Grund und Betrag.
Automatisch mit Meridian
Klarna ist in Meridian noch Beta: Den Zugang fragst du nach der Anmeldung an, wir schalten ihn für dein Konto frei. Direkt verbinden kannst du heute Mollie, Stripe, PayPal und CoinGate.
Meridian liest jede Auszahlung über die Settlements API mit allen Posten. Gebühren bucht es einzeln auf dein Gebührenkonto, und zwar mit dem Betrag einschließlich der Steuer, die Klarna zur Gebühr meldet; erstattete Gebühren erscheinen als Klarna-Gebühr erstattet. Die Auszahlung geht mit der payment_reference vom Verrechnungskonto auf den Geldtransit. Was Klarna mit einem Schuldsaldo oder Einbehalt verrechnet hat, stellt Meridian als eigene Zeile auf das Interimskonto, damit die Summe jeder Auszahlung aufgeht. Erklärt der Schuldsaldo laut Bericht eine Differenz nicht, steht sie als Zeile unreconciled auf dem Interimskonto; dann vergleichst du die Auszahlung mit ihrem Settlement-Bericht, statt sie einfach auszubuchen. Zeilen mit PAYMENT_REMINDER bucht Meridian nicht als Aufwand, weil sie nur den offenen Saldo vermerken.
Den Steuerschlüssel der Gebühren nimmt Meridian aus dem Feld in den Klarna-Einstellungen; bleibt es leer, gilt der Gebührenschlüssel aus deinen Steuerdaten, ab Werk 506 für § 13b. Weil Meridian die Gebühr einschließlich der von Klarna gemeldeten Steuer bucht, passt 506 nur, wenn auf deinem PDF keine Steuer auf den Gebühren steht. Weist dein Klarna-PDF deutsche Umsatzsteuer aus oder eine Steuerbefreiung, trag den passenden Schlüssel ein, bevor die Kanzlei den ersten Monat übernimmt. Den PDF-Bericht legt Meridian nicht ins Paket; die Hinweisdatei sagt, wo er im Merchant Portal liegt. Zur Anbindung: Klarna DATEV Schnittstelle.
Häufige Fragen
Wo finde ich die Gebührenrechnung von Klarna?
Es ist der PDF-Settlement-Bericht zu jeder Auszahlung, im Merchant Portal unter Settlements. Laut Klarna dient er in der EU als Rechnung mit Umsatzsteuerangaben für die Klarna-Gebühren.
Sind Klarna-Gebühren Reverse Charge?
Eher nicht. Aus dem Sitz der Klarna Bank AB in Stockholm allein kannst du es nicht ableiten, denn Klarna hat auch eine deutsche Zweigniederlassung mit eigener deutscher USt-IdNr., und die API-Referenz der Settlements API rechnet für deutsche Händler mit Umsatzsteuer auf den Gebühren. Maßgeblich ist, was dein PDF-Bericht ausweist; danach legt die Kanzlei den Steuerschlüssel fest.
Warum hat Klarna diesmal nichts ausgezahlt?
Meist, weil Retouren, Rückbelastungen und Gebühren die Verkäufe des Settlements übersteigen. Klarna führt dann einen Schuldsaldo und verrechnet ihn mit den nächsten Auszahlungen. Im Bericht steht das in opening_debt_balance, total_deposit_amount und closing_debt_balance.
Was ist die payment_reference?
Die Kennung einer Klarna-Auszahlung. Sie steht im Verwendungszweck des Bankeingangs und im Settlement-Bericht und gehört in das Belegfeld der Auszahlungsbuchung.
Quellen
- Klarna Docs: Settlement files (Felder, Gebührenarten, Schuldsaldo)
- Klarna Docs: Settlement reporting, getting started
- Klarna Docs: Disputes in the settlement report
- Klarna API-Referenz: Settlements API (Feld tax_in_currency_of_registration_country)
- Klarna: Impressum (Klarna Bank AB, German Branch, USt-IdNr.)
- § 4 UStG: Steuerbefreiungen, Nr. 8
- § 13b UStG: Leistungsempfänger als Steuerschuldner
- § 15 UStG: Vorsteuerabzug
Die Anbindung an Klarna läuft in Meridian als Beta. Den Zugang fragst du nach der Anmeldung an, wir schalten ihn für dein Konto frei. Danach bucht Meridian Klarna automatisch in DATEV: 99,99 € netto im Monat, 14 Tage kostenlos.