Klarna buchen und nach DATEV bringen: ein Monat mit allen Buchungssätzen

Bei Klarna zahlt dein Kunde nicht an dich, sondern an Klarna, und Klarna zahlt dich in Settlements aus, gesammelt und mit Verzögerung. Für die Buchhaltung heißt das: Der Umsatz entsteht, wenn du die Bestellung erfasst und versendest, das Geld kommt Tage oder Wochen später als Summe vieler Posten. Diese Anleitung zeigt, welche Posten ein Klarna-Settlement enthält, auf welche Konten sie gehören und wie ein kompletter Monat gebucht aussieht.

Wie funktioniert Klarna in der Buchhaltung?

Du verkaufst an deinen Kunden und stellst ihm wie gewohnt die Rechnung, Klarna übernimmt den Zahlungsweg. Sobald du eine Bestellung erfasst, also versendest oder die Leistung erbringst, steht sie im nächsten fälligen Settlement. Klarna zahlt dann den Saldo aller Posten dieses Settlements auf dein Bankkonto aus, abzüglich der Gebühren.

Wie oft Klarna auszahlt und mit welcher Verzögerung, steht in deinem Vertrag. Klarna nennt als Beispiel eine wöchentliche Auszahlung am Mittwoch mit einer Woche Verzögerung: Eine am Freitag erfasste Bestellung kommt dann nicht am Mittwoch darauf, sondern erst eine Woche später. Die Verzögerung soll laut Klarna verhindern, dass Geld für Rechnungen hin und her überwiesen wird, wenn du eine Retoure registrierst.

Das alles gilt, wenn du direkt mit Klarna abrechnest. Bietest du Klarna über einen Zahlungsdienstleister wie Mollie, Stripe, Adyen oder Shopify Payments an, zahlt dich dieser Anbieter aus, nicht Klarna; im Merchant Portal steht beim Auszahlungsstatus dann laut Klarna NA. Die Klarna-Zahlungen buchst du in diesem Fall wie alle anderen Zahlungen dieses Anbieters, und ein Klarna-Settlement gibt es für dich nicht.

Welche Konten brauchst du für Klarna?

Du brauchst ein Verrechnungskonto nur für Klarna, ein Gebührenkonto, das Geldtransitkonto für die Auszahlung und ein Interimskonto für Einbehalte und Korrekturen. Die Erlöskonten sind dieselben wie für jeden anderen Zahlungsweg. Die Nummer des Verrechnungskontos vergibt deine Kanzlei; mehr dazu im Guide SKR03 und SKR04 für Zahlungsdienstleister.

Ein Klarna-Monat gebucht

Ein Beispiel mit erfundenen Zahlen: Im Oktober erfasst du zwei Bestellungen im Inland zu 238,00 € und 119,00 €. Die zweite kommt zurück. Klarna rechnet alles in einer Auszahlung am 29. Oktober ab. Die Gebühren sind erfunden; deine echten stehen im Settlement-Bericht, denn Klarna vereinbart die Preise je Händler.

• Probe: 238,00 € minus 7,50 € plus 119,00 € minus 4,50 € minus 119,00 € plus 3,00 € ergibt 229,00 €. Das Verrechnungskonto steht danach auf null.
• Den Steuerschlüssel für die Gebühren richtest du nach dem, was Klarna auf dem PDF-Bericht ausweist; wie das geht, steht im Guide Klarna-Auszahlung und Gebühren buchen.
• Die Erlöskorrektur der Retoure hat mit dem Geld nichts zu tun: Sie gehört in den Monat der Retoure, egal wann Klarna sie abrechnet. Details im Guide Klarna-Rückerstattung buchen.

Monatsende: warum das Klarna-Konto nicht auf null steht

Wegen der Auszahlungsverzögerung steht am Monatsende fast immer ein Saldo auf dem Klarna-Verrechnungskonto: Bestellungen der letzten Tage sind erfasst und als Umsatz gebucht, aber noch nicht ausgezahlt. Das ist richtig so. Prüfen solltest du, ob dieser Saldo zu den erfassten, aber noch nicht abgerechneten Bestellungen passt. Klarna nennt im Bericht zusätzlich einen Schuldsaldo (opening_debt_balance und closing_debt_balance), wenn Retouren und Gebühren die Verkäufe eines Settlements übersteigen.

Bucht ihr nur nach Auszahlungen, ohne Debitor zum Tag der Erfassung, landet der Umsatz im falschen Monat. Bei Versteuerung nach vereinbarten Entgelten entsteht die Steuer nach § 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a UStG mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem du geliefert hast, nicht mit dem Geldeingang.

Steuerfall: welches Land gilt bei Klarna-Käufen?

Klarna kennt kein Kartenland, weil dein Kunde an Klarna zahlt. Den Ortsnachweis liefert deshalb die Bestellung: Bei Waren, die du in ein anderes EU-Land versendest, gilt als Ort der Lieferung nach § 3c Abs. 1 UStG der Ort, an dem die Beförderung endet, also die Lieferadresse. Das gilt, sobald deine Fernverkäufe und bestimmte Dienstleistungen an Privatkunden in der EU zusammen 10.000 € im Vorjahr oder im laufenden Jahr überschreiten (§ 3c Abs. 4 UStG). Darunter bleibt es beim deutschen Satz, wenn du nicht darauf verzichtest.

Wie Rechnungsadresse, Lieferadresse und IP-Adresse als Nachweise zusammenspielen, erklärt der Guide OSS und Kartenland.

Welche Wege gibt es von Klarna nach DATEV?

Es gibt drei Wege: den DATEV Datenservice Zahlungsdienstleister für Klarna, den Settlement-Bericht als CSV mit Kontierung von Hand und Dienste wie Meridian, die die Stapel außerhalb von DATEV bauen.

DATEV schreibt selbst, dass es nur prüft, ob die Datei technisch einliest, nicht ob die Daten fachlich richtig übergeben werden. Das gilt für jeden Weg: Den ersten Monat stimmt ihr am besten gegen den Settlement-Bericht ab.

Automatisch mit Meridian

Klarna ist in Meridian noch Beta: Den Zugang fragst du nach der Anmeldung an, wir schalten ihn für dein Konto frei. Direkt verbinden kannst du heute Mollie, Stripe, PayPal und CoinGate.

Meridian liest deine Klarna-Auszahlungen mit allen Posten und die Bestelldaten dazu, mit API-Zugangsdaten aus dem Merchant Portal, die es nur zum Lesen nutzt. Jeder Verkauf bekommt eine Rechnung nach § 14 UStG und wird zum Tag der Erfassung gebucht, mit dem Land aus Liefer- oder Rechnungsadresse. Den Steuersatz nimmt Meridian aus den Bestellpositionen, wenn sie nur einen Satz haben; mischt eine Bestellung 7 % und 19 %, gilt der Regelsatz aus deinen Steuerdaten, und solche Bestellungen solltest du im ersten Monat gezielt prüfen. Retouren bekommen eine Gutschrift, Gebühren und Auszahlungen laufen über die Geldseite bis zum Geldtransit.

Weil Meridian liest, was Klarna abgerechnet hat, erscheint ein Kauf erst, wenn er in einer Auszahlung steht. Wird ein Kauf erst abgerechnet, nachdem sein Monat schon exportiert war, sagt die Hinweisdatei im Paket, welchen Monat du erneut exportieren solltest. Einbehalte und Verrechnungen mit dem Schuldsaldo stehen sichtbar auf dem Interimskonto. Zur Anbindung: Klarna DATEV Schnittstelle.

Verbinde Klarna nur, wenn Klarna dich selbst auszahlt. Läuft Klarna bei dir über Mollie, Stripe, Adyen, PayPal oder Shopify Payments, bucht Meridian die Klarna-Zahlungen schon beim jeweiligen Anbieter. Klarna zusätzlich zu verbinden, würde jeden Klarna-Umsatz doppelt zählen.

Häufige Fragen

Buche ich Klarna-Umsätze zum Tag der Auszahlung?

Nein. Der Umsatz gehört in den Monat, in dem du die Bestellung erfasst und lieferst. Die Auszahlung ist nur eine Geldbewegung vom Klarna-Verrechnungskonto über den Geldtransit auf die Bank.

Welches Konto nehme ich für Klarna im SKR04?

Ein eigenes Verrechnungskonto, dessen Nummer deine Kanzlei festlegt. Gebühren gehen auf 6855, die Auszahlung über 1460 Geldtransit auf 1800 Bank. Im SKR03 sind es 4970, 1360 und 1200.

Gibt es eine offizielle DATEV-Schnittstelle für Klarna?

Ja, den DATEV Datenservice Zahlungsdienstleister für Klarna, laut DATEV ab 10,00 € im Monat. Er ordnet Klarna-Zahlungen Rechnungsbuchungen zu, die schon in DATEV stehen.

Wohin buche ich HOLDBACK und RELEASE?

Auf ein Interimskonto. Ein Einbehalt ist Geld, das dir gehört, aber noch bei Klarna liegt; mit der Freigabe (RELEASE) gleichst du das Interimskonto wieder aus. Umsatz oder Aufwand ist beides nicht.

Quellen

• Klarna Docs: Settlement files (Transaktionstypen und Felder)
• Klarna Docs: Settlement reporting, getting started (Auszahlungsverzögerung, PDF als Rechnung)
• Klarna Docs: Merchant Portal, Payments (Auszahlungsstatus NA bei Anbindung über einen Zahlungsdienstleister)
• DATEV Marktplatz: DATEV Datenservice Zahlungsdienstleister für Klarna
• § 3c UStG: Ort der Lieferung beim innergemeinschaftlichen Fernverkauf
• § 13 UStG: Entstehung der Steuer
• § 17 UStG: Änderung der Bemessungsgrundlage