Mehrere Zahlungsanbieter buchen: Stripe, PayPal und Klarna parallel

Die meisten Shops haben nicht einen Zahlungsanbieter, sondern drei. Jeder hat seinen eigenen Auszahlungsrhythmus, seine eigenen Berichte und seine eigene Logik für Gebühren. Damit die Kanzlei trotzdem einen sauberen Monat bekommt, braucht es drei Dinge: ein Konto je Anbieter, eine gemeinsame Kontensystematik und eine feste Reihenfolge beim Monatsabschluss.

Wie bucht man mehrere Zahlungsanbieter gleichzeitig?

Du buchst jeden Anbieter nach derselben Logik, aber auf eigenen Konten: Bruttoerlös gegen das Verrechnungskonto des Anbieters, Gebühren als Aufwand, Auszahlungen über Geldtransit auf die Bank. Gemeinsam sind die Erlöskonten und die Steuerlogik, getrennt sind Guthaben, Belege und Nummernkreise.

Unterschiede gibt es vor allem bei den Gebühren und den Berichten. Die Tabelle zeigt den Stand Oktober 2026 für die drei häufigsten Anbieter neben Mollie.

Welche Konten brauchst du für drei Anbieter?

Getrennt sein müssen die Konten, auf denen Guthaben liegt. Gemeinsam bleiben dürfen die Konten, die nur Art und Steuer eines Vorgangs beschreiben.

Ein Sammelkonto für alle Anbieter spart eine Kontonummer und kostet die wichtigste Kontrolle: ob der Saldo zum Guthaben beim Anbieter passt.

Ein Stapel für die Kanzlei oder einer je Anbieter?

Für die Kanzlei zählt, dass alles in einem Mandanten mit derselben Kontensystematik ankommt; wie viele Stapel es sind, ist zweitrangig. Jeder Stapel muss dieselben Ordnungsbegriffe tragen: Beraternummer, Mandantennummer, Wirtschaftsjahr und Sachkontenlänge. DATEV kann neue Stapel an vorhandene Stapel desselben Zeitraums anhängen.

In der Praxis sind Stapel je Anbieter die robustere Wahl. Die Bezeichnung in der Kopfzeile sagt, woher die Buchungen stammen, und ein Fehler betrifft nur einen Anbieter statt des ganzen Monats. DATEV sieht für die Zuordnung zusätzlich Feld 121 Abrechnungsreferenz vor, als Klammer über die Transaktionen eines Zahlungsdienstleisters und die zugehörige Auszahlung. Wie die Felder im Einzelnen aussehen, erklärt der Guide DATEV-Buchungsstapel EXTF.

Rechnungsnummern und Belegfeld 1 bei mehreren Anbietern

Jede Rechnung braucht eine Nummer, die der Aussteller einmalig vergibt, so verlangt es § 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG; mehrere Zahlenreihen sind ausdrücklich erlaubt. Bei drei Anbietern heißt das: ein eigener Nummernkreis je Anbieter, etwa mit einem Kürzel im Präfix.

Das hat auch einen DATEV-Grund. Die Rechnungsnummer steht in Belegfeld 1, und Belegfeld 1 dient DATEV als Schlüssel für den Ausgleich offener Posten. Dort sind nur bis zu 36 Zeichen aus Ziffern, Buchstaben und $ & % * + - / erlaubt, und zwei Anbieter, die beide bei R-0001 anfangen, kollidieren sofort.

Warum die Monate bei drei Anbietern nie glatt aufgehen

Zum Monatsende liegt bei jedem Anbieter ein Guthaben, und manche Auszahlung ist noch unterwegs. Beides ist normal und kein Fehler: Das Guthaben steht als Saldo auf dem Verrechnungskonto des Anbieters, die unterwegs befindliche Auszahlung auf Geldtransit.

Klarna hat dazu eine Besonderheit: Einbehalte aus einer Auszahlung, etwa eine rollierende Reserve oder fehlende Bankdaten, stehen im Settlement-Bericht als HOLDBACK, die spätere Freigabe als RELEASE. Das ist weiter dein Geld, kein Erlös und keine Gebühr. Und Fremdwährungsguthaben, etwa ein USD-Saldo bei Stripe oder PayPal, prüfst du getrennt, weil dort Kursdifferenzen entstehen.

Checkliste für den Monatsabschluss

Diese Reihenfolge funktioniert für jede Zahl von Anbietern:

• Alle Berichte zum Monatsletzten ziehen: Stripe-Saldo, PayPal-Kontoauszug, Klarna-Settlements.
• Je Anbieter prüfen: Erlöse brutto gebucht, Gebühren getrennt, Erstattungen und Rückbelastungen im richtigen Monat.
• Saldo jedes Verrechnungskontos gegen das Guthaben im Anbieterbericht abstimmen.
• Geldtransit 1460 (SKR03 1360) prüfen: Jeder offene Betrag ist eine Auszahlung, die erst nach dem Stichtag auf der Bank ankam.
• Fremdwährungsguthaben gesondert prüfen.
• Zu jedem Verkauf eine Rechnung, zu jeder Erstattung einen Korrekturbeleg; Rechnungsnummern eindeutig je Anbieter.
• Gebührenrechnungen der Anbieter mit dem Gebührenkonto abgleichen; Positionen ohne einzelne Zahlung, etwa Monatsgebühren, nicht doppelt erfassen.
• Steuerschlüssel der Gebühren je Anbieter prüfen, so wie mit der Kanzlei vereinbart: § 13b, steuerfrei oder mit ausgewiesener Steuer.
• Erst die Belege hochladen, dann die Stapel importieren.

Automatisch mit Meridian

Klarna ist in Meridian noch Beta: Den Zugang fragst du nach der Anmeldung an, wir schalten ihn für dein Konto frei. Direkt verbinden kannst du heute Mollie, Stripe, PayPal und CoinGate.

Meridian verbindet jeden Anbieter einzeln und baut je Anbieter und Monat ein eigenes DATEV-Paket: Buchungsstapel für Erlöse, Zahlungen und Auszahlungen, die Belege als ZIP mit document.xml, eine Abstimmungsdatei mit dem Saldo und eine LIESMICH mit der Importreihenfolge. Alle Pakete gehen in denselben Mandanten, mit derselben Kontensystematik. Eine einzige gemeinsame Datei für alle Anbieter erzeugt Meridian nicht.

Je Anbieter legst du fest: Verrechnungskonto, Gebührenkonto und Steuerschlüssel, Geldtransit, Interimskonto für Unklares, auf Wunsch einen eigenen Debitor, und ob Meridian nur die Erlöse liefert oder auch die Geldseite. Fehlen in der vollen Variante Pflichtkonten, blockiert Meridian den Export. Die Rechnungsnummern bekommen je Anbieter ein eigenes Kürzel, etwa S für Stripe und KL für Klarna. Wie das bei Klarna aussieht, zeigt die Seite Klarna mit DATEV verbinden.

Wer nur einen Anbieter hat und dessen Daten schon über DATEV Datenservice bekommt, braucht das alles nicht. Der Datenservice spielt seine Stärke aus, solange es bei einem Anbieter bleibt und die Kanzlei ihn betreut.

Häufige Fragen

Kann ich alle Zahlungsanbieter auf ein Verrechnungskonto buchen?

Technisch ja, praktisch nein. Mit mehreren Anbietern auf einem Konto lässt sich der Saldo keinem Guthaben mehr zuordnen, und die wichtigste Monatskontrolle geht verloren.

Brauche ich je Anbieter einen eigenen Debitor?

Nicht zwingend. Ein Sammeldebitor funktioniert, solange die Rechnungsnummern eindeutig sind. Ein Debitor je Anbieter macht offene Posten aber leichter lesbar.

Muss die Kanzlei für jeden Anbieter einen eigenen Stapel importieren?

Sie kann auch einen Stapel importieren, wenn alle Buchungen darin stehen. Getrennte Stapel je Anbieter sind übersichtlicher und lassen sich in DATEV an vorhandene Stapel desselben Zeitraums anhängen.

Was ist mit PayPal-Zahlungen, die über Stripe oder Mollie laufen?

Dann ist Stripe oder Mollie dein Vertragspartner, und die Zahlung gehört auf dessen Verrechnungskonto. Entscheidend ist, wer abrechnet, nicht womit der Kunde bezahlt hat.

Quellen

• DATEV Developer Portal, DATEV-Format: Buchungsstapel
• DATEV-Hilfe 9211447, Stapel mit Daten im DATEV-Format verarbeiten
• § 14 UStG, Ausstellung von Rechnungen
• Stripe Support: Besteuerung der Stripe-Gebühren
• PayPal, Impressum der PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A.
• Klarna, Impressum
• Klarna Docs: Settlement reports