PayPal buchen: ein kompletter Monat mit allen Buchungssätzen

Ein PayPal-Monat besteht aus mehr als Verkauf, Gebühr und Übertrag. Dazu kommen Erstattungen, bei denen PayPal einen Teil der Gebühr zurückgibt, Rückbuchungen mit eigener Gebühr, Einbehalte, die das verfügbare Guthaben verschieben, und Zahlungen in Fremdwährung. Diese Anleitung bucht einen Beispielmonat komplett durch, mit SKR04 und SKR03, und zeigt, woran du am Monatsende siehst, ob etwas fehlt.

Welche Konten brauchst du für PayPal?

Du brauchst ein Finanzkonto für das PayPal-Guthaben, ein Gebührenkonto, das Geldtransitkonto für Überträge auf die Bank und ein Interimskonto für Bewegungen, die du erst klären musst. Die Nummer des PayPal-Kontos vergibt deine Kanzlei; der Kontenrahmen kennt dafür keine feste Nummer. In den Tabellen steht deshalb einfach PayPal. Warum PayPal ein Geldkonto ist und wie die Gebühren umsatzsteuerlich behandelt werden, erklärt der Guide PayPal-Gebühren buchen.

Nimm für das PayPal-Guthaben im SKR03 nicht die 1360. Die ist dort das Geldtransitkonto, und dann laufen Guthaben und Übertrag über dasselbe Konto.

Der Beispielmonat: alle Buchungssätze

Ein Oktober mit erfundenen Beträgen, alle Verkäufe im Inland mit 19 %, alle über PayPal Checkout in Euro, Gebühr laut Gebührenseite 2,99 % plus 0,39 €. Die Erlöse sind der Kürze halber direkt gegen das PayPal-Konto gebucht; mit Debitor läuft die Rechnung über den Debitor und der Zahlungseingang gleicht ihn aus. Anfangssaldo 0,00 €.

• Zugang auf dem PayPal-Konto: 119,00 + 59,50 + 47,60 + 1,78 = 227,88 €.
• Abgang: 3,95 + 2,17 + 1,81 + 59,50 + 47,60 + 14,00 + 90,00 = 219,03 €.
• Endsaldo PayPal am 31.10.: 8,85 €. Genau dieser Betrag muss im Monatskontoauszug von PayPal als Guthaben stehen.
• Auf 1460 (1360) stehen zum 31.10. noch 90,00 €, weil der Übertrag erst im November auf der Bank ankommt. Das ist richtig so.

Auf 4400 (8400) gebucht, korrigiert DATEV bei Erstattung und Rückbuchung die Umsatzsteuer gleich mit, weil das Konto ein Automatikkonto mit 19 % ist. Ob die Kanzlei Erstattungen per Generalumkehr oder über ein Konto für Erlösschmälerungen bucht, ist ihre Entscheidung; der Betrag ist derselbe.

Verkauf und Gebühr: zwei Buchungen, nicht eine

Der Erlös ist der volle Betrag, den dein Kunde zahlt, die Gebühr ist eigener Aufwand. Im Aktivitätsdownload stehen beide in derselben Zeile, in den Spalten Gross, Fee und Net. Wer nur den Nettobetrag bucht, meldet zu wenig Umsatz, und die Gebühr verschwindet aus dem Aufwand.

Laut Gebührenseite für Deutschland, Stand 7. September 2026, kostet PayPal Checkout 2,99 % plus Festgebühr, die für Zahlungen in Euro 0,39 € beträgt. Für Zahlungen aus dem Vereinigten Königreich kommen 1,29 Prozentpunkte dazu, aus Märkten außerhalb des EWR 1,99 Prozentpunkte. Zahlungen in Euro zwischen zwei im EWR registrierten Konten behandelt PayPal bei den Gebühren als Inlandstransaktion. Der Übertrag auf ein lokales Bankkonto ist kostenlos, wenn keine Währungsumrechnung nötig ist.

Vertragspartner ist die PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A. in Luxemburg, die laut Impressum EU-weit als Bank geführt wird, unter Aufsicht der luxemburgischen CSSF. Im Manual für PayPal-Geschäftskunden (PKF, Mai 2013) steht, dass PayPal seine Gebühren als steuerfreie Bankumsätze nach § 4 Nr. 8 UStG abrechnet; entsprechend buchen viele Kanzleien sie ohne Steuerschlüssel. Manche setzen stattdessen § 13b UStG an. Beide Positionen mit Quellen stehen im Guide PayPal-Gebühren buchen.

Erstattungen: die Gebühr kommt zum Teil zurück

Zahlst du eine geschäftliche Zahlung zurück, behält PayPal laut Gebührenseite die Festgebühr. Dein Konto wird mit dem belastet, was dir ursprünglich gutgeschrieben wurde, plus dieser Festgebühr. Im Beispiel: Verkauf B brachte netto 57,33 €, die Erstattung belastet 57,33 + 0,39 = 57,72 €. In der Zeile der Erstattung steht das als Brutto minus 59,50 €, Gebühr plus 1,78 €, Netto minus 57,72 €.

Gebucht werden daraus zwei Zeilen: die Erlösminderung über den vollen Betrag von 59,50 € und die zurückgegebene Gebühr von 1,78 € als Gutschrift auf dem Gebührenkonto. Die Umsatzsteuer wird nach § 17 Abs. 1 Satz 8 UStG für den Zeitraum berichtigt, in dem die Erstattung passiert, nicht rückwirkend im Verkaufsmonat. Alle Einzelheiten, auch Teilerstattungen, stehen im Guide PayPal-Rückerstattung und Rückbuchung buchen.

Rückbuchungen und Einbehalte

Bei einer Rückbuchung (T1201) zieht PayPal den Betrag vom Guthaben ab. Dazu kann eine Gebühr kommen: laut Gebührenseite 14,00 € Konfliktgebühr, wenn der Käufer zu einer Transaktion über sein PayPal-Konto oder eine PayPal-Zahlungslösung Käuferschutz beantragt oder zurückbucht, oder 16,00 € Rückbuchungsgebühr bei Kartenzahlungen, die nicht über das PayPal-Konto des Käufers oder einen Gast-Checkout liefen. In der T-Code-Liste von PayPal stehen dafür T0106 Chargeback fee und T0114 Dispute fee.

Vorher hält PayPal oft einen Betrag zurück, etwa mit T1110 Hold on balance for dispute investigation, und gibt ihn mit T1111 wieder frei. Das Geld bleibt in dieser Zeit in deinem Gesamtguthaben, es ist nur nicht verfügbar. Deshalb wird ein Einbehalt nicht gebucht. Dasselbe gilt für Reserven nach T2103 und ihre Freigabe nach T2104.

Gewinnst du den Fall später, schreibt PayPal den Betrag mit T1202 Chargeback reversal wieder gut. Wie Erlös und Umsatzsteuer dann zu korrigieren sind, zeigt der Guide Chargeback buchen.

Zahlungen in Fremdwährung

Zahlt ein Kunde in Dollar, hängt die Buchung an deinen Einstellungen für den Zahlungsempfang. Dort legst du laut PayPal-Hilfe fest, ob erhaltene Zahlungen automatisch in deine Hauptwährung umgerechnet werden oder in der Fremdwährung bleiben. Rechnet PayPal um, steht im Bericht eine Währungsumrechnung, etwa mit T0200 General currency conversion. Für die Umrechnung des Guthabens berechnet PayPal laut Gebührenseite 3 % über dem Basiswechselkurs.

Für die Umsatzsteuer rechnest du den Fremdwährungsbetrag nach § 16 Abs. 6 UStG mit dem Durchschnittskurs um, den das Bundesfinanzministerium für den Monat der Leistung bekanntgibt; bei Ist-Versteuerung für den Monat der Vereinnahmung. Den Tageskurs kann das Finanzamt gestatten. Für Umsätze, die du über das OSS-Verfahren meldest, gilt nach Satz 4 derselben Vorschrift der EZB-Kurs vom letzten Tag des Besteuerungszeitraums.

Der Euro-Betrag, den PayPal nach der Umrechnung gutschreibt, ist ein anderer. Die Differenz ist kein Umsatz; wie sie gebucht wird, legt die Kanzlei fest. Bleibt das Geld in Dollar, braucht das Dollar-Guthaben ein eigenes Konto. Die Logik ist dieselbe wie im Guide Stripe in Fremdwährung buchen.

Monatsabschluss: Saldo gegen PayPal prüfen

Am Monatsende muss der Saldo deines PayPal-Kontos in der Buchhaltung dem Guthaben laut PayPal entsprechen. Den Monatskontoauszug forderst du laut PayPal-Hilfe unter paypal.com/reports/accountStatements an. Vergleiche mit dem Gesamtguthaben: PayPal weist je Währung Gesamtguthaben, verfügbares und einbehaltenes Guthaben getrennt aus, und ein offener Einbehalt fehlt im verfügbaren Guthaben.

Weicht der Saldo ab, fehlt fast immer eine der leisen Bewegungen. Die häufigsten:

• Zurückgegebene Gebührenanteile bei Erstattungen, gebucht nur als Erstattung über den vollen Betrag.
• Eine aufgehobene Rückbuchung (T1202), die nirgends gebucht wurde.
• Gebühren ohne eigene Zahlung, etwa T0106 oder T0114, die als eigene Zeile im Bericht stehen.
• Zahlungen an Lieferanten aus dem PayPal-Guthaben, die als Einkauf gebucht werden müssen, nicht als Umsatz.
• Umrechnungen nach T0200 und Zeilen in Fremdwährung.

Automatisch mit Meridian

Meridian ordnet jede Bewegung über ihren T-Code und das Vorzeichen einer Regel zu. Verkäufe bekommen eine Rechnung und eine Erlösbuchung nach Steuerfall, Erstattungen eine Gutschrift. Im Umfang voll stehen der Zahlungseingang gegen den Debitor und die Gebühr als getrennte Zeilen, ein zurückgegebener Gebührenanteil als eigene Zeile mit dem Text PayPal-Gebühr erstattet, Überträge laufen über den Geldtransit. Einbehalte und Freigaben bucht Meridian nicht. Die Gebühr bekommt ab Werk keinen Steuerschlüssel; setzt deine Kanzlei § 13b an, trägst du den Schlüssel in den PayPal-Einstellungen ein.

Zwei Grenzen nennen wir offen. Zeilen in Fremdwährung bucht Meridian nicht, weil ein selbst gewählter Kurs auf keinem Beleg stünde; sie werden in der Abstimmungsdatei gezählt und in der LIESMICH-Datei genannt. Umrechnungen nach T0200, aufgehobene Rückbuchungen nach T1202, Zahlungen an Dritte und unbekannte Codes landen im Umfang voll sichtbar auf dem Interimskonto, das du festlegst. Zur Anbindung: PayPal DATEV Schnittstelle.

Häufige Fragen

Buche ich den Übertrag von PayPal auf die Bank als Umsatz?

Nein. Der Übertrag ist eine Umbuchung zwischen zwei eigenen Geldkonten: Geldtransit an PayPal, und beim Eingang Bank an Geldtransit. Umsatz ist, was der Kunde gezahlt hat.

Wie hoch ist die PayPal-Gebühr 2026?

Für PayPal Checkout in Deutschland 2,99 % plus 0,39 € je Zahlung in Euro, laut Gebührenseite mit Stand 7. September 2026. Aus dem Vereinigten Königreich kommen 1,29, aus Märkten außerhalb des EWR 1,99 Prozentpunkte dazu.

Warum stimmt mein PayPal-Konto in der Buchhaltung nicht mit dem Guthaben überein?

Meist fehlen zurückgegebene Gebührenanteile bei Erstattungen, eine aufgehobene Rückbuchung (T1202) oder eine Gebühr ohne eigene Zahlung. Prüfe außerdem, ob du gegen das Gesamtguthaben vergleichst; ein offener Einbehalt fehlt im verfügbaren Guthaben.

Muss ich einen PayPal-Einbehalt buchen?

Nein. Ein Einbehalt wie T1110 oder eine Reserve wie T2103 verschiebt nur verfügbares gegen einbehaltenes Guthaben. Das Geld bleibt in deinem Gesamtguthaben; gebucht wird erst, wenn es wirklich abfließt, etwa mit einer Rückbuchung.

Quellen

• PayPal: Händler- und Verkäufergebühren Deutschland, Stand 7. September 2026
• PayPal Developer: Transaction event code (T-code) reference
• PayPal Developer: Transaction Search, List all balances
• PayPal-Hilfe: Einstellungen für den Zahlungsempfang
• PayPal-Hilfe: Kontoauszüge und Berichte anzeigen und herunterladen
• PayPal, Impressum der PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A.
• PayPal, Manual für PayPal-Geschäftskunden (PKF, Mai 2013)
• DATEV-Kontenrahmen SKR 04, gültig für 2026 (PDF)
• DATEV-Kontenrahmen SKR 03, gültig für 2026 (PDF)
• § 4 UStG, Steuerbefreiungen, Nr. 8 Buchst. d
• § 16 UStG, Steuerberechnung, Abs. 6
• § 17 UStG, Änderung der Bemessungsgrundlage