PayPal richtig buchen: Gebühren, Verrechnungskonto und Umsatzsteuer

PayPal ist der Zahlungsweg, der in Buchhaltungen am häufigsten falsch abgebildet wird. Der Grund ist eine Besonderheit: Bei PayPal liegt echtes Guthaben, über das du verfügen kannst, und PayPal ist eine Bank. Beides prägt, wie du das Konto führst und wie du die Gebühren umsatzsteuerlich behandelst.

PayPal ist ein Geldkonto

Anders als bei einem klassischen Acquirer liegt das Geld bei PayPal auf einem Guthaben, das dir gehört und über das du direkt verfügen kannst, etwa um Lieferanten zu bezahlen. Damit erfüllt es die Merkmale eines Finanzkontos und gehört in die Bilanz wie ein Bankkonto.

Praktisch heißt das: eigenes Konto, eigene Kontenabstimmung, und jede Bewegung wird einzeln gebucht. Wer nur die Überweisung auf das Girokonto bucht, verliert alle Vorgänge, die innerhalb von PayPal passiert sind.

Die Buchungen im Überblick

Beispiel mit erfundenen Beträgen: Kunde zahlt 100,00 €, PayPal behält 2,49 € ein, später gehen 97,51 € auf die Bank.

Die Kontonummer für das PayPal-Guthaben legt deine Kanzlei fest. Nimm im SKR03 nicht die 1360, die ist dort das Geldtransitkonto.

Sind PayPal-Gebühren steuerfrei oder Reverse Charge?

Verbreitet ist die Behandlung als steuerfrei. Vertragspartner ist die PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A., 22-24 Boulevard Royal, Luxemburg, laut Impressum eine Bank unter Aufsicht der luxemburgischen Bankenaufsicht CSSF. Umsätze im Zahlungs- und Überweisungsverkehr sind nach § 4 Nr. 8 Buchst. d UStG steuerfrei. Das Manual für PayPal-Geschäftskunden, das PayPal bereitstellt (PKF, Mai 2013), sagt ausdrücklich, dass PayPal seine Gebühren als steuerfreie Bankumsätze abrechnet und deshalb der PayPal-Kontoauszug als Nachweis genügt.

Die Gegenposition: Ob eine Leistung als Zahlungsverkehr befreit ist, entscheidet ihr Inhalt, nicht die Banklizenz. Nach Abschnitt 4.8.7 Abs. 2 UStAE liegt Überweisungsverkehr nur vor, wenn die Leistung eine Weiterleitung von Geldern bewirkt und zu rechtlichen und finanziellen Änderungen führt; wer Vorgänge nur technisch abwickelt, ist nicht befreit. Wer in der PayPal-Gebühr vor allem technische Leistung sieht, behandelt sie als steuerpflichtige sonstige Leistung eines EU-Unternehmers: Ort in Deutschland nach § 3a Abs. 2 UStG, Steuerschuld bei dir nach § 13b Abs. 1 UStG.

In der Voranmeldung tauchen steuerfreie Gebühren nicht auf. Setzt ihr § 13b an, gehört das Nettoentgelt in Kennzahl 46, die Steuer in Kennzahl 47 und dieselbe Steuer als Vorsteuer in Kennzahl 67. Für ein voll vorsteuerabzugsberechtigtes Unternehmen ist das im Ergebnis gleich teuer. Falsch wäre, die Gebühren mal so und mal so zu behandeln.

Schau dir an, wie PayPal die Gebühren in deinem Kontoauszug ausweist, prüfe deine Gebührenabrechnung und legt die Behandlung einmal mit der Kanzlei fest. Den Vergleich mit Stripe, Mollie und anderen zeigt der Guide Reverse Charge bei Zahlungsdienstleistern.

Abstimmung ohne Nerven

Lade den PayPal-Kontoauszug für den Monat und stimme ihn wie einen Bankauszug ab. Jede Zeile ist ein Erlös, eine Gebühr, eine Rückerstattung oder Rückbuchung, ein Übertrag oder eine Ausgabe.

Das Guthaben laut PayPal muss am Monatsende exakt dem Saldo deines PayPal-Kontos in der Buchhaltung entsprechen. Weicht es ab, fehlt eine Buchung, und du weißt sofort, in welchem Konto du suchst.

Und Meridian?

Meridian liest dein PayPal-Geschäftskonto direkt über eine eigene PayPal-App mit Client-ID und Secret. Daraus werden Erlöse mit Rechnung, Gutschriften für Erstattungen und auf Wunsch die komplette Geldseite mit Gebühren und Überträgen. Die Gebühren bucht Meridian ab Werk ohne Steuerschlüssel, also als steuerfrei nach § 4 Nr. 8 UStG. Setzt deine Kanzlei § 13b an, trägst du den Schlüssel in den PayPal-Einstellungen ein. Mehr auf der Seite PayPal mit DATEV verbinden.

Bietest du PayPal stattdessen über Mollie an, laufen diese Zahlungen als Mollie-Zahlungen mit und werden dort verarbeitet. Beides zusammen geht auch: Jeder Weg bekommt sein eigenes Verrechnungskonto.

Häufige Fragen

Sind PayPal-Gebühren umsatzsteuerfrei?

Nach verbreiteter Praxis ja, als Umsätze im Zahlungsverkehr nach § 4 Nr. 8 UStG; so rechnet PayPal laut seinem Manual für Geschäftskunden auch ab. Manche Kanzleien setzen stattdessen § 13b an. Legt die Behandlung einmal fest und bleibt dabei.

Brauche ich für PayPal-Gebühren eine eigene Rechnung?

Laut dem PayPal-Manual für Geschäftskunden nicht: Weil PayPal die Gebühren als steuerfreie Leistungen abrechnet, reicht der PayPal-Kontoauszug als Nachweis. Bewahre ihn deshalb wie einen Bankauszug auf.

Muss ich jede PayPal-Bewegung einzeln buchen?

Ja, sonst stimmt der Saldo nicht. Genau deshalb ist PayPal in der Buchhaltung aufwendiger als ein Acquirer, bei dem nur gebündelt ausgezahlt wird.

Was ist mit PayPal-Zahlungen über Mollie?

Dann ist Mollie dein Vertragspartner und die Zahlung erscheint im Mollie-Settlement. Für die Buchhaltung ist das eine Mollie-Zahlung, unabhängig davon, womit der Kunde bezahlt hat.

Quellen

• PayPal, Impressum der PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A.
• PayPal, Manual für PayPal-Geschäftskunden (PKF, Mai 2013)
• § 4 UStG, Steuerbefreiungen, Nr. 8 Buchst. d
• BMF, Umsatzsteuer-Anwendungserlass, Abschnitt 4.8.7
• § 3a UStG, Ort der sonstigen Leistung
• § 13b UStG, Leistungsempfänger als Steuerschuldner
• BMF, Vordruckmuster der Umsatzsteuer-Voranmeldung 2026
• DATEV-Hilfe 9208408, Zahlungstransfer zwischen Finanzkonten erfassen