Bei einer PayPal-Erstattung sieht alles nach einer einfachen Gegenbuchung aus: Geld zurück, Umsatz weg. Tatsächlich gibt PayPal dabei einen Teil der ursprünglichen Gebühr zurück, und dieser Teil steht als positiver Betrag in einer Spalte, die beim Buchen kaum jemand ansieht. Bei Rückbuchungen kommt eine eigene Gebühr dazu, und manchmal kommt das Geld Wochen später zurück. Dieser Guide bucht alle drei Fälle mit den Regeln von der PayPal-Gebührenseite und Beispielzahlen.
- Bei einer Erstattung behält PayPal laut Gebührenseite nur die Festgebühr der ursprünglichen Zahlung, bei PayPal Checkout in Euro 0,39 €; den prozentualen Teil der Gebühr gibt PayPal zurück. Für Teilerstattungen nennt die Gebührenseite dieselbe Regel, den Betrag zeigt die Spalte Fee der Erstattungszeile.
- Im Bericht steht die Erstattung mit T1107 Payment refund als negatives Brutto, positive Gebühr und negatives Netto. Gebucht werden zwei Zeilen: die Erlösminderung über den vollen Betrag und die zurückgegebene Gebühr als Gutschrift auf 6855 (SKR03 4970).
- Wer nur die Erstattung bucht, lässt das PayPal-Konto mit jeder Erstattung um den Gebührenanteil vom echten Guthaben abweichen. Die Abweichung ist klein, wächst aber Monat für Monat.
- Zu einer Rückbuchung (T1201) kann PayPal laut Gebührenseite 14,00 € Konfliktgebühr berechnen, bei Kartenzahlungen, die weder über das PayPal-Konto des Käufers noch über einen Gast-Checkout liefen, 16,00 € Rückbuchungsgebühr. Kommt das Geld zurück, steht es als T1202 Chargeback reversal im Bericht und muss ebenfalls gebucht werden.
Erstattung, Rückbuchung, Käuferschutz: was im Bericht steht
Eine Erstattung löst du selbst aus, eine Rückbuchung der Käufer über seine Bank oder über PayPal. Im Bericht unterscheiden sie sich am T-Code, und jede Zeile verweist über die Reference Txn ID auf die ursprüngliche Zahlung. PayPal dokumentiert für den Abwicklungsbericht, dass volle und teilweise Erstattungen auf die ursprüngliche Abwicklung verweisen und eine abgeschlossene Rückbuchung auf den angefochtenen Verkauf.
| T-Code | PayPal-Bezeichnung | Was passiert | Buchung |
|---|---|---|---|
| T1107 | Payment refund | du erstattest ganz oder teilweise | Erlösminderung, dazu zurückgegebene Gebühr |
| T1110 | Hold on balance for dispute investigation | PayPal hält den Betrag während der Prüfung zurück | keine, das Geld bleibt im Gesamtguthaben |
| T1111 | Cancellation of hold for dispute resolution | der Einbehalt endet | keine |
| T1201 | Chargeback | der Betrag wird dir belastet | Erlösminderung, Uneinbringlichkeit oder Interimskonto |
| T1106 | Payment reversal | PayPal kehrt eine erhaltene Zahlung um | wie eine Rückbuchung |
| T0106 | Chargeback fee | Gebühr zur Rückbuchung | Aufwand auf 6855 (4970) |
| T0114 | Dispute fee | Gebühr zum Konflikt | Aufwand auf 6855 (4970) |
| T1202 | Chargeback reversal | die Rückbuchung wird aufgehoben, Geld kommt zurück | Korrektur im Monat der Entscheidung |
Der Gebührenanteil, den PayPal bei Erstattungen zurückgibt
Die Regel steht auf der Gebührenseite von PayPal unter Rückabwicklung geschäftlicher Transaktionen: Zahlst du eine geschäftliche Zahlung zurück, behält PayPal die Festgebühr. Dem Käufer wird der volle Betrag gutgeschrieben, dein Konto wird mit dem Betrag belastet, der dir ursprünglich gutgeschrieben wurde, plus dem Festgebührenanteil. Was PayPal darüber hinaus an Gebühr einbehalten hatte, also der prozentuale Teil, kommt damit zurück.
Ein Beispiel mit erfundenen Zahlen und den Sätzen für PayPal Checkout, 2,99 % plus 0,39 €: Verkauf über 59,50 €, Gebühr 1,78 € plus 0,39 € gleich 2,17 €, gutgeschrieben 57,33 €. Bei voller Erstattung wird dein Konto mit 57,33 € plus 0,39 €, also 57,72 €, belastet. Der Käufer bekommt 59,50 €. Die Differenz von 1,78 € ist die zurückgegebene Gebühr.
| Zeile | Brutto | Gebühr | Netto |
|---|---|---|---|
| Verkauf, T0006 | 59,50 € | minus 2,17 € | 57,33 € |
| Erstattung, T1107 | minus 59,50 € | plus 1,78 € | minus 57,72 € |
| Buchung 1: Erlösminderung | 4400 (8400) an PayPal | 59,50 € | |
| Buchung 2: Gebühr erstattet | PayPal an 6855 (4970) | 1,78 € |
Im Abwicklungsbericht von PayPal steht die Richtung der Gebühr im Feld fee_debit_or_credit, als CR für Gutschrift oder DR für Belastung. Ein Gebührenbetrag mit CR oder positivem Vorzeichen bei einer Erstattung ist eine Gutschrift, kein Fehler.
Teilerstattungen
Für Teilrückzahlungen nennt die Gebührenseite dieselbe Regel: PayPal behält die Festgebühr. Welchen Gebührenanteil PayPal bei einer Teilerstattung zurückgibt, rechnest du nicht selbst aus. Er steht in der Spalte Fee der Erstattungszeile, und genau diesen Betrag buchst du als Gutschrift auf das Gebührenkonto.
Die Erlösminderung ist der erstattete Bruttobetrag, mit dem Steuersatz der ursprünglichen Rechnung. Verkaufst du mit mehreren Steuersätzen in einem Warenkorb, gehört zur Teilerstattung ein Korrekturbeleg, der sagt, welche Positionen erstattet wurden; sonst lässt sich die Steuerkorrektur nicht nachvollziehen.
Umsatzsteuer bei Erstattung und Rückbuchung
Die Umsatzsteuer wird nach § 17 Abs. 1 Satz 8 UStG für den Zeitraum berichtigt, in dem sich die Bemessungsgrundlage ändert. Gibst du monatlich ab, mindert die Erstattung vom 3. November für einen Verkauf vom 28. Oktober also die Voranmeldung für November.
Bei einer Rückbuchung kommt es auf den Grund an, und den entscheidet die Kanzlei. Wird der Verkauf rückgängig gemacht, gilt § 17 Abs. 2 Nr. 3 UStG. Bestreitest du die Rückbuchung und besteht deine Forderung weiter, kommt Uneinbringlichkeit nach § 17 Abs. 2 Nr. 1 in Betracht. Wird das Entgelt später doch vereinnahmt, sind Steuer und Vorsteuer nach Satz 2 derselben Nummer erneut zu berichtigen.
Die Gebühren berühren deine Umsatzsteuer auf den Verkauf nicht. Für die Gebühr selbst gilt dieselbe Behandlung wie für alle PayPal-Gebühren, siehe PayPal-Gebühren buchen. Für den zurückgegebenen Anteil nimmst du denselben Schlüssel wie für die ursprüngliche Gebühr, sonst steht in der Voranmeldung eine Korrektur ohne Ursprung.
Rückbuchung buchen
Eine Rückbuchung (T1201) belastet dein Guthaben mit dem strittigen Betrag. Die Gebühr dazu hängt laut Gebührenseite vom Weg ab, Stand 7. September 2026: Für Transaktionen über ein PayPal-Konto oder eine PayPal-Zahlungslösung kann PayPal bei Käuferschutzantrag oder Rückbuchung eine Konfliktgebühr berechnen, in Euro 14,00 €; für Kartenzahlungen, die nicht über das PayPal-Konto des Käufers oder einen Gast-Checkout liefen, eine Rückbuchungsgebühr von 16,00 €. Ob sie in derselben Zeile oder als eigene Zeile (T0106, T0114) erscheint, siehst du im Bericht.
| Vorgang | Soll | Haben | Betrag |
|---|---|---|---|
| Einbehalt T1110 und Freigabe T1111 | keine Buchung | keine Buchung | 47,60 € |
| Rückbuchung T1201, sofort als Minderung gebucht | 4400 (8400) | PayPal | 47,60 € |
| Konfliktgebühr | 6855 (4970) | PayPal | 14,00 € |
| oder: Rückbuchung geparkt bis zur Entscheidung | Interimskonto | PayPal | 47,60 € |
Ob die ursprüngliche Verkaufsgebühr bei einer Rückbuchung ganz oder teilweise zurückkommt, regelt die Gebührenseite nicht. Schau in die Spalte Fee der Rückbuchungszeile: Steht dort eine Gutschrift, buchst du sie wie bei der Erstattung auf das Gebührenkonto.
Aufgehobene Rückbuchung: T1202 nicht vergessen
Gewinnst du den Fall, schreibt PayPal den Betrag mit T1202 Chargeback reversal wieder gut. Diese Zeile kommt oft Wochen nach der Rückbuchung, in einem anderen Monat, und wird deshalb leicht übersehen. Bleibt sie ungebucht, liegt dein PayPal-Konto um genau diesen Betrag zu niedrig.
Hast du die Rückbuchung sofort als Erlösminderung gebucht, machst du die Minderung im Monat der Entscheidung rückgängig: PayPal an 4400 (8400), mit einem Beleg, der auf die ursprüngliche Rechnung verweist. War der Fall als uneinbringlich behandelt, verlangt § 17 Abs. 2 Nr. 1 Satz 2 UStG ausdrücklich, Steuer und Vorsteuer erneut zu berichtigen. Hast du geparkt, löst du das Interimskonto auf: PayPal an Interimskonto, Erlös und Steuer bleiben unverändert. Den Ablauf für alle Anbieter zeigt der Guide Chargeback buchen.
Belege für Erstattung und Rückbuchung
Hast du für den Verkauf eine Rechnung mit Steuerausweis ausgestellt, gehört zur Erstattung ein Korrekturbeleg mit Bezug auf die ursprüngliche Rechnungsnummer. Für die Geldseite ist der PayPal-Kontoauszug der Beleg; dort stehen Erstattung, Gebührenanteil und Rückbuchung mit Transaktions-ID. Die Reference Txn ID verbindet die Zeile mit dem ursprünglichen Verkauf, und genau darüber findest du später die Rechnung, die korrigiert wurde.
Lief die Zahlung über Mollie oder Stripe, kennt der andere Anbieter eine Erstattung, die du direkt in PayPal auslöst, unter Umständen nicht. Wie du dann Gutschrift und Geld zusammenbringst, steht im Guide PayPal über Mollie oder Stripe buchen.
Automatisch mit Meridian
Meridian stellt zu jeder Erstattung in Euro, die auf einen Verkauf verweist, eine Gutschrift als PDF aus, mit Bezug auf die ursprüngliche Rechnung, und bucht sie im Monat der Erstattung. Erstattungen ohne Bezug auf einen Verkauf bekommen keine Gutschrift; im Umfang voll stehen sie auf dem Interimskonto. Im Umfang voll steht der zurückgegebene Gebührenanteil als eigene Zeile PayPal-Gebühr erstattet auf dem Gebührenkonto, mit demselben Steuerschlüssel wie die Gebühr; die LIESMICH-Datei nennt Anzahl und Summe dieser Fälle.
Für Rückbuchungen stellst du in den PayPal-Einstellungen ein, ob Meridian eine Gutschrift ausstellt und die Steuer im Monat der Rückbuchung korrigiert oder ob die Rückbuchung nur gelistet wird und die Kanzlei entscheidet. Eine aufgehobene Rückbuchung nach T1202 bucht Meridian im Umfang voll auf das Interimskonto, mit ihrer Gebühr, und weist in der Abstimmungsdatei auf § 17 Abs. 2 Nr. 1 Satz 2 UStG hin. Zur Anbindung: PayPal DATEV Schnittstelle.
Häufige Fragen
Bekomme ich bei einer PayPal-Erstattung die Gebühr zurück?
Teilweise. Laut Gebührenseite behält PayPal die Festgebühr, bei PayPal Checkout in Euro 0,39 €, und belastet dich nur mit dem ursprünglich gutgeschriebenen Betrag plus dieser Festgebühr. Der zurückgegebene Anteil steht als Gutschrift in der Spalte Fee der Erstattungszeile.
Wie buche ich die zurückgegebene PayPal-Gebühr?
Als Gutschrift auf dem Gebührenkonto: PayPal an 6855 im SKR04 oder 4970 im SKR03, mit demselben Steuerschlüssel wie die ursprüngliche Gebühr. Die Erlösminderung buchst du getrennt über den vollen erstatteten Betrag.
Was kostet eine Rückbuchung bei PayPal?
Laut Gebührenseite mit Stand 7. September 2026 kann PayPal eine Konfliktgebühr von 14,00 € bei Transaktionen über ein PayPal-Konto oder eine PayPal-Zahlungslösung berechnen, oder 16,00 € Rückbuchungsgebühr bei Kartenzahlungen ohne PayPal-Konto des Käufers oder Gast-Checkout.
Was bedeutet T1202 im PayPal-Bericht?
Chargeback reversal: Die Rückbuchung wurde aufgehoben, und PayPal schreibt dir den Betrag wieder gut. Hast du die Rückbuchung als Erlösminderung gebucht, machst du sie im Monat der Entscheidung rückgängig.
Quellen
- PayPal: Gebühren Deutschland, Rückabwicklung geschäftlicher Transaktionen, Rückbuchungs- und Konfliktgebühren
- PayPal Developer: Transaction event code (T-code) reference
- PayPal Developer: Settlement report, Reference IDs und fee_debit_or_credit
- PayPal Developer: Activity Download report
- DATEV-Kontenrahmen SKR 04, gültig für 2026 (PDF)
- DATEV-Kontenrahmen SKR 03, gültig für 2026 (PDF)
- § 17 UStG, Änderung der Bemessungsgrundlage
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