PayPal bietet mehrere Berichte, die auf den ersten Blick dasselbe zeigen. Für die Buchhaltung unterscheiden sie sich in drei Punkten: wie weit sie zurückreichen, ob sie den T-Code enthalten und ob sie verfügbares und Gesamtguthaben trennen. Dieser Guide zeigt, welcher Bericht wofür taugt, welche Spalten du brauchst und was die wichtigsten T-Codes für die Buchung bedeuten.
- Für die Buchhaltung taugt der Aktivitätsdownload als CSV: Zeiträume in den letzten sieben Jahren, höchstens 12 Monate je Bericht, bis 50.000 Zeilen je Datei, darüber teilt PayPal in mehrere Dateien in einer ZIP auf.
- Die Spalte Transaction Event Code mit dem T-Code ist im Aktivitätsdownload standardmäßig nicht ausgewählt. Füg sie hinzu; ohne sie unterscheidest du Erstattung, Rückbuchung und Übertrag nur am Beschreibungstext in der Spalte Type.
- Die Transaktionssuche der PayPal-API liefert die letzten drei Jahre, höchstens 31 Tage je Abfrage, mit bis zu drei Stunden Verzögerung, und enthält T-Code, Gebühr, Rechnungsnummer und Custom-Feld je Zeile.
- Der T-Code sagt, was passiert ist, nicht in welche Richtung das Geld floss: Laut PayPal ist derselbe Code beim Verkäufer eine Gutschrift und beim Käufer eine Belastung. Die Richtung steht im Vorzeichen oder in der Spalte Balance Impact mit Debit, Credit oder Memo.
Welcher PayPal-Bericht wofür?
Alle Angaben stammen aus der PayPal-Hilfe und der Berichtsdokumentation von PayPal, Stand Oktober 2026.
| Bericht | Wo | Reichweite | Taugt für |
|---|---|---|---|
| Aktivitätsdownload | Aktivitäten, Download-Symbol, Benutzerdefiniert | letzte 7 Jahre, höchstens 12 Monate je Bericht; CSV, TAB, PDF und Formate für Buchhaltungsprogramme | Buchung und Abstimmung Zeile für Zeile |
| Monatskontoauszug | paypal.com/reports/accountStatements, Monat anfordern | je Monat | Beleg für die Geldseite und Saldenkontrolle |
| Abwicklungsbericht (Settlement) | als SFTP-Bericht nur für freigeschaltete Händler; laut Stripe-Doku auch unter Aktivität, Alle Berichte, Transaktionen, Zahlungsabwicklung | täglich erzeugt, je Datei 1 Jahr auf dem SFTP-Server | verfügbares und Gesamtguthaben je Währung, große Volumen |
| Transaktionssuche (API) | PayPal-App mit freigeschalteter Transaktionssuche | letzte 3 Jahre, höchstens 31 Tage je Abfrage | automatischer Abruf durch Software |
Die Spalten im Aktivitätsdownload, die du brauchst
Der Aktivitätsdownload kennt laut PayPal über 80 Spalten. Ein Teil ist Pflicht, ein Teil vorausgewählt, ein Teil musst du selbst hinzufügen. Die Namen stehen hier so, wie PayPal sie dokumentiert; im deutschen Konto sind sie übersetzt.
| Spalte | Voreinstellung | Wofür |
|---|---|---|
| Date, Time, TimeZone | Pflicht | Buchungsdatum; die Zeitzone entscheidet bei Zahlungen kurz vor Mitternacht über den Monat |
| Type | Pflicht | Beschreibung des T-Codes als Text |
| Status | Pflicht | Completed, Pending, Denied, Reversed und weitere |
| Currency, Gross, Fee, Net | Pflicht | Betrag brutto, Gebühr und netto je Zeile |
| Transaction ID | Pflicht | eindeutige ID mit 17 Zeichen, gehört ins Belegfeld |
| Reference Txn ID | Pflicht | ID der ursprünglichen Zahlung bei Erstattung und Rückbuchung |
| Invoice Number Text, Invoice Number, Custom Number | vorausgewählt | Rechnungs- oder Bestellnummer aus dem Shop, bei Zahlungen über andere Anbieter oft deren Referenz |
| Balance | vorausgewählt | laufendes verfügbares Guthaben in der Währung der Zeile |
| Balance Impact | vorausgewählt | Debit, Credit oder Memo |
| Transaction Event Code | nicht ausgewählt | der T-Code, zum Beispiel T0006; unbedingt hinzufügen |
| Country Code, Transaction Buyer Country Code | vorausgewählt, nicht ausgewählt | Land der Lieferadresse und Land des Käufers, für den Steuerfall |
Die Spalte Balance zeigt laut PayPal das verfügbare Guthaben. Ein Einbehalt senkt sie, ohne dass Geld das Konto verlassen hat. Für die Abstimmung mit der Buchhaltung zählt das Gesamtguthaben.
Die wichtigsten T-Codes und wie sie gebucht werden
PayPal ordnet jede Bewegung einem Transaktionsereigniscode zu, fünf Zeichen nach dem Muster T plus zwei Ziffern für die Ereignisgruppe plus zwei Ziffern für die Art. Laut PayPal reicht die Gruppe für den Abgleich: T00 sind Zahlungen, T01 Gebühren, T02 Währungsumrechnungen, T03 Aufladungen vom Bankkonto, T04 Abbuchungen auf das Bankkonto, T11 Umkehrungen und Erstattungen, T12 Kontoanpassungen und Rückbuchungen, T15 und T21 Einbehalte und Freigaben. Die Bezeichnungen in der Tabelle stammen aus der T-Code-Liste von PayPal, Stand 13. Oktober 2026.
| T-Code | PayPal-Bezeichnung | Bedeutung | Buchung |
|---|---|---|---|
| T0006 | Express Checkout payment | Zahlung über den PayPal-Checkout | Erlös brutto, Gebühr getrennt auf 6855 (4970) |
| T0007 | Standard web checkout payment | Zahlung über einen Bezahlbutton | wie T0006 |
| T0002 | Subscription payment | Abozahlung | wie T0006 |
| T0000 | General payment | allgemeine Zahlung ohne genauere Art | eingehend meist Erlös, ausgehend Einkauf; Einzelfall prüfen |
| T0106 | Chargeback fee | Gebühr zur Rückbuchung | Aufwand auf 6855 (4970) |
| T0114 | Dispute fee | Gebühr zum Konflikt | Aufwand auf 6855 (4970) |
| T0200 | General currency conversion | Währungsumrechnung | Kursdifferenz nach Festlegung der Kanzlei |
| T0300 | Bank deposit to PayPal account | Aufladung vom Bankkonto | PayPal an Geldtransit 1460 (1360) |
| T0400 | General withdrawal, bank account | Übertrag auf das Bankkonto | Geldtransit 1460 (1360) an PayPal |
| T0401 | Auto-sweep | automatischer Übertrag | wie T0400 |
| T1107 | Payment refund | Erstattung | Erlösminderung, Gebührengutschrift auf 6855 (4970) |
| T1108, T1109 | Fee reversal, Fee refund | Gebühr kommt zurück | Gutschrift auf 6855 (4970) |
| T1110, T1111 | Hold on balance for dispute investigation, Cancellation of hold for dispute resolution | Einbehalt und Freigabe | keine Buchung |
| T1201 | Chargeback | Rückbuchung | Erlösminderung oder Interimskonto |
| T1202 | Chargeback reversal | Rückbuchung aufgehoben | Korrektur rückgängig oder Interimskonto auflösen |
| T2002 | Withdraw funds to partner account | Abgang an das Konto eines Partners | bei PayPal über Stripe Geldtransit an PayPal, kein Aufwand; sonst Einzelfall prüfen |
| T2103, T2104 | Reserve hold, Reserve release | Reserve und Freigabe | keine Buchung |
Derselbe T-Code, zwei Richtungen
Ein T-Code beschreibt das Ereignis, nicht die Richtung. PayPal erklärt das selbst am Beispiel T0006: Gutschrift beim Verkäufer, der Geld erhält, Belastung beim Käufer, der zahlt. T0000 kann also eine Zahlung sein, die du erhältst, oder eine, die du an einen Lieferanten sendest. T1107 ist meist deine Erstattung an einen Kunden, kann aber auch die Erstattung eines Lieferanten an dich sein. Die Richtung steht im Vorzeichen von Gross oder in der Spalte Balance Impact; im Abwicklungsbericht stehen Beträge ohne Vorzeichen, die Richtung steht in eigenen Feldern mit CR oder DR.
Daraus folgt eine einfache Regel: Nur eingehende Zahlungen von Kunden sind Erlös. Ausgehende Zahlungen sind Einkäufe mit eigenem Beleg, eingehende Erstattungen von Lieferanten mindern einen Einkauf, und beides gehört nicht auf ein Erlöskonto.
Die Transaktionssuche für automatische Abrufe
Software liest PayPal über die Transaktionssuche, den Endpunkt GET /v1/reporting/transactions. Laut PayPal reicht sie drei Jahre zurück, eine Abfrage umfasst höchstens 31 Tage, und neue Transaktionen erscheinen mit bis zu drei Stunden Verzögerung. Ohne weitere Angabe liefert sie nur Bewegungen, die das Guthaben verändern.
Je Zeile stehen unter anderem transaction_event_code, transaction_amount, fee_amount, transaction_status mit S für abgeschlossen, P für schwebend, D für abgelehnt und V für umgekehrt, dazu invoice_id und custom_field. Das Feld ending_balance bleibt laut PayPal leer, sobald die Abfrage einen optionalen Filter trägt. Für Salden gibt es deshalb einen eigenen Endpunkt, GET /v1/reporting/balances, der Gesamt-, verfügbares und einbehaltenes Guthaben je Währung liefert, auf Wunsch zu einem Zeitpunkt in der Vergangenheit.
So stimmst du einen PayPal-Monat mit dem Bericht ab
Laut PayPal ist die Spalte Balance der vorige Saldo plus Net der Zeile, also das laufende verfügbare Guthaben je Währung. Die Bewegung eines Monats ist damit der letzte Saldo minus dem Saldo vor der ersten Zeile. Für die Buchhaltung zählt das Gesamtguthaben, also nimmst du Einbehalte, Reserven und ihre Freigaben aus dem Vergleich heraus, wenn sie als eigene Zeilen im Bericht stehen. Zeilen mit Balance Impact Memo siehst du dir gesondert an.
- Aktivitätsdownload für den Monat als CSV ziehen, mit Transaction Event Code und Balance Impact.
- Nach Währung trennen; jede Fremdwährung ist ein eigenes Guthaben.
- Zeilen mit Status Denied oder Pending gesondert ansehen; sie haben kein Geld bewegt oder noch nicht.
- Summe Net mit der Bewegung auf dem PayPal-Konto in der Buchhaltung vergleichen; eine Differenz suchst du zuerst bei Gebührengutschriften zu Erstattungen, T1202 und T01-Zeilen.
- Endsaldo mit dem Guthaben im Monatskontoauszug vergleichen; ist ein Einbehalt offen, zählt das Gesamtguthaben, nicht das verfügbare.
Automatisch mit Meridian
Meridian liest die Transaktionssuche in Fenstern von höchstens 31 Tagen, ordnet jede Zeile über ihren T-Code und das Vorzeichen einer Regel zu und bucht Erlös, Gebühr oder Übertrag nur, wo eine Regel greift. Einbehalte, Reserven und reine Anzeigezeilen bucht Meridian nicht. Unbekannte Codes werden nicht geraten, sondern gezählt und gemeldet; im Umfang voll stehen sie auf dem Interimskonto.
Zum Paket gehört eine Abstimmungsdatei, die je Kategorie zeigt, was im Stapel steht und was nicht, mit dem Grund. Den Vergleich mit dem Guthaben bei PayPal machst du mit dem Monatskontoauszug. Zur Anbindung: PayPal DATEV Schnittstelle.
Häufige Fragen
Wie weit zurück kann ich PayPal-Transaktionen exportieren?
Im Aktivitätsdownload laut PayPal für Zeiträume in den letzten sieben Jahren, mit höchstens 12 Monaten je Bericht. Über die API-Transaktionssuche sind es die letzten drei Jahre, mit höchstens 31 Tagen je Abfrage.
Wo finde ich den T-Code im PayPal-Export?
In der Spalte Transaction Event Code. Sie ist im Aktivitätsdownload standardmäßig nicht ausgewählt und muss beim Erstellen des Berichts hinzugefügt werden. Die Spalte Type enthält nur die Beschreibung als Text.
Was bedeuten T0006, T1107, T1201, T1202 und T0400?
T0006 ist eine Zahlung über den PayPal-Checkout, T1107 eine Erstattung, T1201 eine Rückbuchung, T1202 die Aufhebung einer Rückbuchung und T0400 ein Übertrag auf das Bankkonto. Gebucht werden sie als Erlös, als Erlösminderung mit Gebührengutschrift, als Minderung oder Interimsposten, als Korrektur und als Umbuchung über Geldtransit.
Warum stimmt die Spalte Balance nicht mit meiner Buchhaltung?
Weil sie das verfügbare Guthaben zeigt. Ein Einbehalt oder eine Reserve senkt sie, ohne dass Geld das Konto verlassen hat. Vergleiche mit dem Gesamtguthaben.
Quellen
- PayPal Developer: Activity Download report
- PayPal Developer: Transaction event code (T-code) reference
- PayPal Developer: Settlement report
- PayPal Developer: Transaction Search, List transactions
- PayPal Developer: Transaction Search, List all balances
- PayPal-Hilfe: Kontoauszüge und Berichte anzeigen und herunterladen
- Stripe Docs: PayPal-Auszahlungsabgleich, Zugriff auf den Zahlungsabwicklungsbericht
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