Für PayPal gibt es bei DATEV eine eigene Schnittstelle, den Zahlungsdatenservice für PayPal. In der Pressemitteilung vom April 2026 nennt DATEV PayPal und Amazon als die bis dahin verfügbaren Schnittstellen zu Zahlungsanbietern. Der Dienst bucht das PayPal-Konto wie ein Bankkonto. Was er nicht macht, ist die Erlösseite, und genau daran entscheidet sich, ob er allein reicht. Dieser Guide stellt die Wege nebeneinander und zeigt, wie man sie kombiniert, ohne doppelt zu buchen.
- DATEV bindet PayPal über den Zahlungsdatenservice für PayPal (Art.-Nr. 20494) an, nicht über den neuen Datenservice Zahlungsdienstleister. Er kostet laut DATEV-Shop ab 1,36 € im Monat und wird nicht im Shop bestellt, sondern im Rechnungswesen-Programm unter Stammdaten, Zahlungsdienstleister angelegt.
- Der Zahlungsdatenservice bucht die Geldseite wie ein Bankkonto und sucht offene Posten über das Feld Auftragsnummer, etwa mit der Order-ID. Findet er keine Rechnung, kann er laut DATEV automatisch eine Anzahlung buchen. Rechnungen und Erlöse mit dem richtigen Steuerfall müssen also aus einer anderen Quelle kommen.
- Ohne Zusatzsoftware bleibt der Aktivitätsdownload aus dem PayPal-Konto als CSV, mit bis zu 12 Monaten je Datei für Zeiträume in den letzten sieben Jahren. Konten und Steuerschlüssel ergänzt dann die Kanzlei von Hand.
- Meridian liefert wahlweise nur die Erlösseite mit Rechnungen, passend zum Zahlungsdatenservice, oder zusätzlich die komplette Geldseite. Beides zugleich mit dem Zahlungsdatenservice wäre doppelt gebucht.
Welche Wege gibt es von PayPal nach DATEV?
Es gibt drei Arten von Wegen: den Zahlungsdatenservice von DATEV, die Berichte aus dem PayPal-Konto mit Kontierung von Hand und Dienste wie Meridian, die ein DATEV-Paket außerhalb von PayPal bauen. Daneben haben viele Shop- und Buchhaltungsprogramme eigene PayPal-Anbindungen; die haben wir hier nicht geprüft. Preise laut den Seiten der Anbieter, Stand Oktober 2026.
| Weg | Anbieter | Was gebucht wird | Preis laut Anbieter |
|---|---|---|---|
| Zahlungsdatenservice für PayPal | DATEV eG | Geldseite: PayPal-Umsätze wie Bankumsätze, Zuordnung zu offenen Posten | ab 1,36 € im Monat (DATEV-Shop; der DATEV-Marktplatz nennt ab 1,33 €) |
| Aktivitätsdownload als CSV | PayPal | Rohdaten aller Bewegungen, Kontierung von Hand | kostenlos |
| Meridian, Umfang Nur Erlöse | Meridian | Rechnungen, Gutschriften und Erlösbuchungen nach Steuerfall, als EXTF-Stapel mit Belegen | 99,99 € im Monat für alle Anbieter |
| Meridian, Umfang voll | Meridian | zusätzlich Zahlungseingänge, Gebühren, Überträge und übrige Kontobewegungen | 99,99 € im Monat für alle Anbieter |
Der Zahlungsdatenservice für PayPal
Der Zahlungsdatenservice übernimmt die Umsätze deines PayPal-Kontos in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen, Mittelstand Faktura mit Rechnungswesen oder Rechnungswesen kommunal. DATEV beschreibt ihn als Verarbeitung analog zum elektronischen Bankbuchen: Die Transaktionen werden täglich in der DATEV-Cloud bereitgestellt, das PayPal-Konto wird ähnlich einem Bankkonto angelegt, und eine Lerndatei für PayPal lernt wiederkehrende Buchungen.
Bestellt wird er nicht im DATEV-Shop. Das PayPal-Konto wird im Rechnungswesen-Programm unter Stammdaten, Zahlungsdienstleister angelegt; die Anleitung steht im DATEV-Hilfe-Dokument mit der Nummer 1001077. In der Praxis richtet das die Kanzlei ein.
Wichtig für die Erwartung: PayPal läuft nicht über den Datenservice Zahlungsdienstleister, den DATEV am 7. April 2026 vorgestellt hat. DATEV beschreibt den neuen Dienst als Erweiterung der bisher verfügbaren Schnittstellen zu PayPal und Amazon, um weitere Anbieter wie Amazon Pay, eBay, Klarna, Mollie, Shopify und Stripe. Was der neue Dienst leistet, steht im Guide DATEV Datenservice Zahlungsdienstleister.
- Offene Posten sucht der Dienst laut DATEV über das Feld Auftragsnummer, zum Beispiel mit der Order-ID.
- Beim Buchen von PayPal-Fremdwährungsumsätzen unterstützt er laut DATEV.
- Findet er keine Rechnung oder liegt sie in der nächsten Periode, kann er automatisch eine Anzahlung buchen.
- Die PayPal-Umsätze werden laut DATEV 14 Jahre in der DATEV-Cloud archiviert.
Der Zahlungsdatenservice gleicht Zahlungen gegen Rechnungen aus, die schon in der Buchführung stehen. Ohne Erlösseite wird aus einem PayPal-Eingang bestenfalls eine Anzahlung, und der Steuerfall jedes Verkaufs bleibt offen.
Der Weg über den Aktivitätsdownload
Ohne zusätzliche Software exportierst du die Bewegungen aus dem PayPal-Konto: unter Aktivitäten das Download-Symbol, dann Benutzerdefiniert, Bericht wählen und herunterladen. Laut PayPal geht das für Zeiträume in den letzten sieben Jahren, mit höchstens 12 Monaten je Anfrage, unter anderem als PDF, CSV oder TAB. Große Dateien erstellt PayPal im Hintergrund, das kann laut PayPal-Hilfe bis zu fünf Werktage dauern.
Die Datei ist ein Kontoauszug, keine Buchungsliste. Jede Zeile braucht ein Konto, Erlös und Gebühr stehen in derselben Zeile und müssen getrennt gebucht werden, und Rechnungen gibt es keine. Welche Spalten du brauchst und was die T-Codes bedeuten, steht im Guide PayPal-Berichte für die Buchhaltung.
Zahlungsdatenservice und Meridian zusammen
Die Kombination, die ohne Lücke und ohne Doppelung funktioniert: Meridian liefert mit dem Umfang Nur Erlöse die Rechnungen und Erlösbuchungen, der Zahlungsdatenservice bucht die Geldseite. Jede Rechnung aus Meridian trägt die PayPal-Transaktions-ID im Feld Auftragsnummer, jede Gutschrift die Transaktions-ID der Erstattung. Über dieses Feld sucht der Zahlungsdatenservice laut DATEV den offenen Posten. Prüf im ersten Monat, ob die Zuordnung bei dir greift; wie DATEV die PayPal-Umsätze verarbeitet, beschreibt das Hilfe-Dokument 1018623.
Die Reihenfolge entscheidet, ob das automatisch klappt. Erst die Belege hochladen und den Erlösstapel importieren, dann im DATEV-Programm die PayPal-Umsätze verarbeiten. Andersherum findet der Dienst noch keine Rechnung und bucht unter Umständen Anzahlungen. Gebührenkonto und Steuerschlüssel für die PayPal-Gebühr legt die Kanzlei in diesem Fall in DATEV fest, nicht in Meridian.
| Kombination | Erlöse und Rechnungen | Zahlungen, Gebühren, Überträge | Risiko |
|---|---|---|---|
| Nur Zahlungsdatenservice | fehlen oder kommen aus dem Shop | Zahlungsdatenservice | Anzahlungen statt Ausgleich, wenn die Rechnungen fehlen |
| Meridian Nur Erlöse und Zahlungsdatenservice | Meridian | Zahlungsdatenservice | keins, wenn die Reihenfolge stimmt |
| Meridian voll ohne Zahlungsdatenservice | Meridian | Meridian | keins; das PayPal-Konto in DATEV entsteht aus den Stapeln |
| Meridian voll und Zahlungsdatenservice | Meridian | beide | jede Zahlung doppelt gebucht, nicht machen |
Welcher Weg passt zu dir?
Am schnellsten entscheidest du über die Frage, woher deine Rechnungen kommen.
| Ausgangslage | Naheliegender Weg |
|---|---|
| Rechnungen kommen aus Shop oder Faktura und stehen schon in DATEV | Zahlungsdatenservice für PayPal |
| Verkauf über PayPal-Checkout, Abos oder Zahlungslinks ohne Rechnungssystem | Meridian Nur Erlöse mit Zahlungsdatenservice, oder Meridian voll |
| Die Kanzlei will das PayPal-Konto nicht in DATEV einrichten | Meridian voll |
| Wenige Zahlungen im Monat, Kanzlei bucht selbst | Aktivitätsdownload als CSV |
| PayPal läuft nur als Zahlungsart über Mollie oder Stripe | zuerst klären, wo das Geld liegt, siehe PayPal über Mollie oder Stripe buchen |
Automatisch mit Meridian
Meridian liest dein PayPal-Geschäftskonto über die Transaktionssuche von PayPal. Dafür legst du im PayPal Developer Dashboard eine eigene Live-App an, schaltest für sie die Transaktionssuche frei und trägst Client-ID und Secret ein. PayPal gibt über diese Schnittstelle Bewegungen der letzten drei Jahre heraus.
Daraus entsteht zu jedem Verkauf eine Rechnung und zu jeder Erstattung eine Gutschrift, die Erlöse getrennt nach Inland, OSS und Drittland, dazu die Belege und eine Abstimmungsdatei. Im Umfang voll kommen Zahlungseingänge, Gebühren, Überträge auf die Bank und alle übrigen Bewegungen als eigene Stapel dazu. Das Konto für das PayPal-Guthaben ist nicht voreingestellt, es vergibt deine Kanzlei. Zur Anbindung: PayPal DATEV Schnittstelle.
Häufige Fragen
Gibt es eine offizielle DATEV-Schnittstelle für PayPal?
Ja, den DATEV Zahlungsdatenservice für PayPal (Art.-Nr. 20494). Er übernimmt die PayPal-Umsätze wie Bankumsätze in das Rechnungswesen-Programm und kostet laut DATEV-Shop ab 1,36 € im Monat.
Läuft PayPal über den neuen DATEV Datenservice Zahlungsdienstleister?
Nein. DATEV beschreibt den Dienst vom April 2026 als Erweiterung der bisherigen Schnittstellen zu PayPal und Amazon um weitere Anbieter wie Amazon Pay, eBay, Klarna, Mollie, Shopify und Stripe. Für PayPal bleibt der eigene Zahlungsdatenservice.
Bucht der Zahlungsdatenservice auch meine PayPal-Umsätze als Erlös?
Nein, er bucht die Zahlungen und ordnet sie offenen Posten zu. Findet er keine Rechnung, kann er laut DATEV eine Anzahlung buchen. Erlös und Steuerfall jedes Verkaufs müssen aus einer anderen Quelle kommen.
Kann ich Meridian und den Zahlungsdatenservice gleichzeitig nutzen?
Ja, mit dem Umfang Nur Erlöse in Meridian. Dann liefert Meridian Rechnungen und Erlöse mit der PayPal-Transaktions-ID in der Auftragsnummer, und der Zahlungsdatenservice bucht die Geldseite. Mit dem Umfang voll wäre jede Zahlung doppelt gebucht.
Quellen
- DATEV-Shop: Zahlungsdatenservice für PayPal, Art.-Nr. 20494
- DATEV-Marktplatz: DATEV Zahlungsdatenservice für PayPal
- DATEV: Zahlungsdatenservice für PayPal einrichten (Hilfe-Dokument 1001077)
- DATEV-Hilfe-Dokument 1018623, laut DATEV-Shop zur Verarbeitung der PayPal-Umsätze
- DATEV Pressemitteilung vom 7. April 2026: Zahlungsströme einfach in die Buchführung bringen
- PayPal-Hilfe: Kontoauszüge und Berichte anzeigen und herunterladen
- PayPal Developer: Activity Download report
- PayPal Developer: Transaction Search, List transactions
Meridian liest deine PayPal-Daten direkt und macht daraus DATEV-Buchungsstapel mit Belegen an der Buchung: 99,99 € netto im Monat, unbegrenzte Accounts, 14 Tage kostenlos.