Eine Retoure bei Klarna sieht im Settlement aus wie ein negativer Verkauf, aber dahinter stecken zwei Vorgänge: Der Umsatz sinkt, und Klarna holt sich das Geld von deiner nächsten Auszahlung. Dazu kommt eine Besonderheit bei den Gebühren. Diese Anleitung zeigt, wie du Retouren und Teilerstattungen bei Klarna auslöst, wie sie im Bericht erscheinen und wie du sie in SKR03 und SKR04 buchst.
- Eine Klarna-Retoure erscheint im Settlement als RETURN und wird von der nächsten Auszahlung abgezogen; den Umsatz und die Umsatzsteuer korrigierst du nach § 17 UStG im Monat der Retoure, mit einer Gutschrift, die auf die ursprüngliche Rechnung verweist.
- Den prozentualen Teil der Gebühr erstattet Klarna bei einer Retoure automatisch als PURCHASE_FEE_PERCENTAGE_REFUND, die feste Gebühr je Bestellung (PURCHASE_FEE_FIXED) nicht.
- Teilerstattungen löst du im Merchant Portal nach Bestellpositionen oder als Betrag aus; Klarna empfiehlt, die Positionen zu wählen, damit die Erstattung der richtigen Kundenrechnung zugeordnet wird.
- REVERSAL ist keine Retoure, sondern eine Erstattung, die Klarna bei strittigen Bestellungen zugunsten des Kunden registriert; sie wird wie eine Rückbelastung behandelt.
Welche Erstattungen gibt es bei Klarna?
Im Settlement-Bericht unterscheidet Klarna, wer die Erstattung auslöst. Für die Buchung ist das wichtig, denn nur die Retoure entscheidest du selbst.
| Typ | Wer löst aus | Bedeutung | Behandlung |
|---|---|---|---|
| RETURN | du | Retoure, die Ware oder Leistung kam zurück | Korrekturbeleg, Berichtigung nach § 17 UStG |
| REVERSAL | Klarna | Erstattung zugunsten des Kunden bei einer strittigen Bestellung; bei der Einstellung ON_DISPUTE_INITIATED schon beim Eröffnen des Disputes, der noch zu deinen Gunsten ausgehen kann | wie eine Rückbelastung, siehe Chargeback buchen |
| RETURN mit detailed_type PAYMENT_DEFAULT | Klarna | Retoure, die Klarna registriert, weil der Kunde nicht zahlt | mit der Kanzlei klären, ob Uneinbringlichkeit nach § 17 Abs. 2 Nr. 1 UStG vorliegt |
| REVERSAL_MERCHANT_PROTECTION | Klarna | Gutschrift des Bestellwerts ohne Steuer im Rahmen des Händlerschutzes, etwa bei Betrug; mindert die Summe der Rückbelastungen | Gegenbuchung zur Rückbelastung |
So erstattest du eine Klarna-Bestellung
Erstatten kannst du jede Position, die du schon erfasst hast, bei voll und teilweise erfassten Bestellungen. Das Merchant Portal bietet laut Klarna vier Wege: die ganze Bestellung, ausgewählte Positionen, einen festen Betrag und in manchen Märkten eine Erstattung mit Rücksendegebühr, die Klarna vom erstatteten Betrag abzieht. Über die Order Management API geht dasselbe; der Betrag darf den erfassten Betrag nicht übersteigen, und eine eigene Referenz zur Erstattung erscheint später in den Settlement-Dateien.
Klarna empfiehlt, auch bei einer vollen Erstattung die einzelnen Positionen zu wählen, damit die Erstattung der richtigen Rechnung des Kunden zugeordnet wird. Für deine Buchhaltung hat das denselben Vorteil: Du weißt, welche Position mit welchem Steuersatz zurückging.
Wann sinkt die Umsatzsteuer?
Im Monat der Retoure. Nach § 17 Abs. 1 Satz 8 UStG berichtigst du die Steuer für den Besteuerungszeitraum, in dem sich die Bemessungsgrundlage geändert hat, nicht rückwirkend im Verkaufsmonat. Für eine Rückgabe, mit der die Lieferung rückgängig gemacht wird, verweist § 17 Abs. 2 Nr. 3 UStG auf dieselbe Regel. Maßgeblich ist, wann die Rückgabe oder die Erstattung stattfindet, in der Praxis meist der Tag, an dem du die Retoure registrierst, nicht der Tag, an dem Klarna sie abrechnet.
Korrigiert wird zum Steuersatz und im Steuerfall des ursprünglichen Verkaufs: Ging die Bestellung über den OSS in ein anderes EU-Land, sinkt die Steuer dieses Landes in der OSS-Meldung, nicht die deutsche. Als Beleg brauchst du eine Gutschrift oder Rechnungskorrektur mit Bezug auf die ursprüngliche Rechnungsnummer.
Eine Teilretoure gebucht
Ein Beispiel mit erfundenen Zahlen: Eine Bestellung mit zwei Positionen zu je 119,00 €, beide 19 %, wurde im September erfasst. Im Oktober kommt eine Position zurück, du erstattest sie im Merchant Portal. Klarna bucht die Retoure ins nächste Settlement und erstattet den prozentualen Teil der Gebühr.
- Die Erlöskorrektur enthält 19,00 € Umsatzsteuer, die über die Steuerautomatik des Erlöskontos herausgerechnet werden.
- Die feste Gebühr der Bestellung bleibt Aufwand, Klarna erstattet sie laut Dokumentation bei einer Retoure nicht automatisch.
- Für die erstattete Gebühr gilt derselbe Steuerschlüssel wie für die ursprüngliche Gebühr, sie ist nur deren Gegenbuchung.
| Datum | Vorgang | Soll | Haben | Betrag |
|---|---|---|---|---|
| 14.10. | Gutschrift zu Rechnung 2026-0815, Erlöskorrektur | 4400 (8400) | Debitor | 119,00 € |
| 14.10. | RETURN im Settlement | Debitor | Klarna-Verrechnung | 119,00 € |
| 14.10. | PURCHASE_FEE_PERCENTAGE_REFUND | Klarna-Verrechnung | 6855 (4970) | 1,79 € |
Wenn die Retouren größer sind als die Verkäufe
Klarna zieht Retouren von der nächsten Auszahlung ab. Reicht sie nicht, entsteht ein Schuldsaldo, den Klarna mit späteren Auszahlungen verrechnet. Für die Umsatzsteuer ändert das nichts: Die Korrektur bleibt im Monat der Retoure. Wie du den Schuldsaldo buchst, steht im Guide Klarna-Auszahlung und Gebühren buchen.
Den Kunden erstattet Klarna selbst: Hat er schon gezahlt, löst jede Erstattung laut Klarna eine Rückzahlung an ihn aus. Für dich als Händler bleibt der Ablauf immer gleich: RETURN im Settlement, Abzug von der nächsten Auszahlung.
Automatisch mit Meridian
Klarna ist in Meridian noch Beta: Den Zugang fragst du nach der Anmeldung an, wir schalten ihn für dein Konto frei. Direkt verbinden kannst du heute Mollie, Stripe, PayPal und CoinGate.
Meridian erstellt zu jeder Retoure aus dem Settlement eine Gutschrift als PDF mit Bezug auf die ursprüngliche Rechnung und korrigiert den Erlös mit dem Steuerfall des ursprünglichen Verkaufs, auch bei OSS. Die erstattete prozentuale Gebühr bucht es als Klarna-Gebühr erstattet zurück auf dein Gebührenkonto. Eine Grenze nennen wir offen: Auch eine RETURN mit dem Detail PAYMENT_DEFAULT behandelt Meridian heute wie eine Retoure mit Gutschrift. Du erkennst sie im Settlement-Bericht am Feld detailed_type; ob dort eine Gutschrift an den Kunden passt oder nur die Berichtigung wegen Uneinbringlichkeit, entscheidet deine Kanzlei.
Jede REVERSAL behandelt Meridian als Rückbelastung, außer solchen mit dem Detail COMMISSION_RETURN. Für Rückbelastungen stellst du in den Klarna-Einstellungen ein, ob Meridian eine Gutschrift im Monat der Rückbelastung erstellt oder sie nur als Liste für die Kanzlei ausgibt. Steht die Einstellung auf Gutschrift und gewinnst du den Dispute, bucht Meridian die Korrektur, die Klarna als CREDIT mit dem Detail CORRECTION_DISPUTE abrechnet, als Gegenbuchung mit dem Text Rückbelastung zurückgenommen. Zur Anbindung: Klarna DATEV Schnittstelle.
Häufige Fragen
Erstattet Klarna bei einer Retoure die Gebühr?
Teilweise. Den prozentualen Teil erstattet Klarna automatisch als PURCHASE_FEE_PERCENTAGE_REFUND, nach der für dich eingestellten Erstattungsquote. Die feste Gebühr je Bestellung wird laut Klarna bei einer Retoure nicht automatisch erstattet.
In welchem Monat buche ich eine Klarna-Retoure?
Die Umsatzkorrektur im Monat, in dem du die Retoure registrierst, nach § 17 Abs. 1 Satz 8 UStG. Die Geldbewegung erscheint im nächsten Settlement und wird dort gegen das Klarna-Verrechnungskonto gebucht.
Was ist der Unterschied zwischen RETURN und REVERSAL?
RETURN registrierst du selbst, weil Ware zurückkam; nur mit dem Detail PAYMENT_DEFAULT registriert Klarna sie, weil der Kunde nicht zahlt. REVERSAL registriert Klarna bei einer strittigen Bestellung zugunsten des Kunden. REVERSAL behandelst du wie eine Rückbelastung.
Brauche ich für eine Klarna-Retoure eine Gutschrift?
Wenn du für den Verkauf eine Rechnung mit Steuerausweis ausgestellt hast, brauchst du einen Korrekturbeleg mit Bezug auf diese Rechnung. Den Settlement-Bericht allein ersetzt ihn nicht, er belegt nur die Geldbewegung.
Quellen
Die Anbindung an Klarna läuft in Meridian als Beta. Den Zugang fragst du nach der Anmeldung an, wir schalten ihn für dein Konto frei. Danach bucht Meridian Klarna automatisch in DATEV: 99,99 € netto im Monat, 14 Tage kostenlos.