Auf dem Bankkonto kommt von PAYONE selten genau das an, was deine Kunden bezahlt haben. Dazwischen liegen Gebühren, die PAYONE verrechnet, ein Sicherheitseinbehalt, Erstattungen und Rückbelastungen. Dieser Artikel zeigt, aus welchen Dokumenten sich die Auszahlung zusammensetzt, wo du sie im PAYONE Merchant Interface findest und welche Fristen du beim Prüfen einhalten musst. Wie die einzelnen Vorgänge gebucht werden, steht im Artikel PAYONE buchen.
- PAYONE stellt Abrechnungen wöchentlich oder monatlich bereit. Im Merchant Interface liegen sie unter Buchhaltung › Abrechnungen als PDF und Excel; maßgeblich ist der Bruttobetrag im PDF, nicht der Nettobetrag in der Liste.
- Die letzte FG-Abrechnung eines Monats (Auszahlungen) verrechnet PAYONE mit der zugehörigen PG-Rechnung (Gebühren). Deshalb weicht der überwiesene Betrag von den Rechnungsbeträgen ab; am Ende des PDF steht, mit welcher Rechnung verrechnet wurde.
- Bei Kreditkarte und SEPA-Lastschrift behält PAYONE standardmäßig 5 % für 180 Tage ein, je Vertrag kann das abweichen. Den offenen Stand mit Auszahlungsdatum zeigt Buchhaltung › Depositkonto.
- Beanstandungen einer Abrechnung sind laut AGB nur in Textform und binnen 28 Tagen nach Zugang möglich. Wer nicht monatlich abstimmt, verliert diese Frist.
Was PAYONE dir bereitstellt
Laut Ziffer 10 Abs. 1 der AGB weist PAYONE die eingereichten Kartenumsätze und die zu zahlenden Gebühren auf dem Kontoauszug, als PDF oder als Sonderleistung auf Papier aus. Referenznummer, Kartenumsatz, Entgelte und Interchange je Transaktion hält PAYONE mindestens einmal im Monat zum Abruf bereit. Im PAYONE Merchant Interface findest du die Dokumente im Menü Buchhaltung, die Rohdaten im Menü Export.
| Wo | Was | Wofür in der Buchhaltung |
|---|---|---|
| Buchhaltung › Abrechnungen | Abrechnungen von PAYONE an dich, wöchentlich oder monatlich, PDF und Excel | Beleg für Gebühren und Verrechnung |
| Buchhaltung › Payment-Service | Export der Auszahlungsdaten | Abgleich mit dem Bankeingang |
| Buchhaltung › Depositkonto | offene Einbehalte mit Auszahlungsdatum | Stand der Forderung Sicherheitseinbehalt |
| Export › Zahlungen | alle Zahlungseingänge und Zahlungsabgänge im Zeitraum als CSV, im Standard höchstens 31 Tage je Export | Zahlungsseite je Vorgang |
| Export › Zahlungsvorgänge | Ursprungsforderung, geleistete Zahlungen, Saldo und Mahnstufe je Vorgang | offene Posten prüfen |
| Export › EPA | Abrechnungsdateien der Acquirer, angereichert um Händlerreferenz, Kundennummer und Adresse, mit Chargebacks | Kartenumsätze der Acquirer-Abrechnung je Bestellung zuordnen |
| Export › OP-Liste | offene Posten zu einem Stichtag, in zwei Ansichten: Acquirer-Abrechnungen und Debitoren sowie Bankkonten | Stand zum Monatsende festhalten |
FG-Abrechnung und PG-Rechnung: warum der Betrag nie passt
PAYONE unterscheidet zwei Dokumente: die FG-Abrechnung mit den Auszahlungen an dich und die PG-Rechnung mit den Gebühren. Die letzte FG-Abrechnung eines Monats wird mit der zugehörigen PG-Rechnung verrechnet. Der Betrag, der danach auf deinem Konto ankommt, weicht also von beiden Dokumenten ab, und am Ende jeder Abrechnung steht im PDF, mit welcher Rechnung sie verrechnet wurde. Überwiesen wird laut Ziffer 10 Abs. 4 der AGB in Euro, sofern nichts anderes vereinbart ist; Umsätze in anderen Währungen rechnet PAYONE zu den Referenzkursen aus dem Preisverzeichnis um.
Für die Buchung heißt das: Die PG-Rechnung ist der Beleg für deinen Gebührenaufwand mit ihrem Bruttobetrag aus dem PDF. Die FG-Abrechnung ist der Beleg für das, was PAYONE dir aus den Kundenzahlungen schuldet. Die Überweisung ist die Differenz aus beiden, abzüglich Einbehalt. Gebucht wird jedes Dokument für sich, nicht nur der Saldo, sonst fehlen Gebühr und Umsatzsteuer.
Im Merchant Interface steht unter Buchhaltung › Abrechnungen nur der Nettobetrag der Rechnung. Laut PAYONE gilt der Bruttobetrag aus dem PDF, und der wird auch abgebucht.
Wenn das Disagio nicht zum Vertrag passt
PAYONE empfiehlt, jede Rechnung gegen die eigene Servicevereinbarung und das gültige Preis- und Leistungsverzeichnis zu prüfen. Weicht das Disagio für Kreditkarten ab, nennt PAYONE vier typische Ursachen:
- Mindestbetrag des Disagios je Transaktion von 0,05 €.
- Rundungsdifferenzen bei Zahlungen in anderen Währungen als Euro.
- Aufschlag, wenn der Anteil von Firmenkreditkarten über 15 % liegt.
- Aufschlag für Transaktionen außerhalb des EWR.
Sicherheitseinbehalt und Rückbelastungen
Bei Kreditkarte und SEPA-Lastschrift kann der Kunde eine Zahlung zurückholen. Um sich dagegen abzusichern, behält PAYONE laut FAQ standardmäßig 5 % des Umsatzes dieser beiden Zahlungsarten für jeweils 180 Tage ein und zahlt ihn danach aus. Die Werte können je Vertrag abweichen. Den aktuellen Stand mit Auszahlungsdatum zeigt Buchhaltung › Depositkonto.
Alle Zahlungen von PAYONE an dich stehen laut Ziffer 11 der AGB unter dem Vorbehalt der Rückbelastung. Hat PAYONE gezahlt, obwohl kein Anspruch bestand, darf PAYONE zurückfordern oder mit späteren Auszahlungen verrechnen. Im Export Zahlungen erscheinen solche Fälle als Rückbelastungen, also Rücklastschriften bei Lastschrift und Chargebacks bei Kreditkarte, mit Fehlercode und Fehlertext.
Ob und wann eine Rückbelastung deine Umsatzsteuer mindert, richtet sich nach § 17 UStG. Wie du den Erlös dann korrigierst und was bei einem gewonnenen Widerspruch passiert, erklärt der Artikel Chargeback buchen.
Commerce Platform: Status im Commerce Portal lesen
Nutzt du die PAYONE Commerce Platform, siehst du im Commerce Portal je Checkout genau einen Status. Für die Abstimmung der Erlöse sind vor allem diese wichtig, denn sie sagen, ob Geld eingezogen, teilweise erstattet oder zurückgeholt wurde. Über die API heißen PARTIALLY_BILLED, PARTIALLY_REFUNDED und REFUNDED einheitlich BILLED, weil dort Geld bewegt wurde.
| Status | Bedeutung laut PAYONE | Für die Buchhaltung |
|---|---|---|
| COMPLETED | autorisiert und reserviert, noch nicht eingezogen | noch kein Zahlungseingang |
| PARTIALLY_BILLED | ein Teil des Betrags eingezogen | Erlös in Höhe des eingezogenen Teils |
| BILLED | Gesamtbetrag eingezogen | Erlös in voller Höhe |
| PARTIALLY_REFUNDED | ein Teil erstattet | Gutschrift über den erstatteten Teil |
| REFUNDED | Gesamtbetrag erstattet | Gutschrift über den gesamten Betrag |
| CHARGEBACKED | ganz oder teilweise zurückgeholt | Rückbelastung, Umsatzkorrektur prüfen |
| DELETED | abgebrochen oder versehentlich angelegt | keine Buchung |
Für Abrechnungen, Gebühren und Einbehalt auf der Commerce Platform veröffentlicht PAYONE keine eigene Beschreibung. Maßgeblich ist, was auf der Abrechnung steht, die du von PAYONE bekommst.
Prüfliste für den Monatsabschluss
Diese sechs Punkte sollten für PAYONE am Monatsende erledigt sein, am besten innerhalb der 28 Tage für Beanstandungen:
- Alle Abrechnungen des Monats liegen als PDF vor, FG-Abrechnungen und PG-Rechnungen getrennt.
- Die Gebühren sind mit dem Bruttobetrag aus dem PDF gebucht, mit Vorsteuer nur dort, wo Umsatzsteuer ausgewiesen ist.
- Jede Überweisung auf dem Bankkonto ist einer FG-Abrechnung zugeordnet, die Verrechnung mit der PG-Rechnung ist nachvollzogen.
- Der Stand des Depositkontos stimmt mit deinem Konto für den Sicherheitseinbehalt überein.
- Erstattungen und Rückbelastungen aus dem Export Zahlungen sind als Gutschrift oder Rückbelastung gebucht.
- Der Debitor oder das Verrechnungskonto für PAYONE steht auf null oder auf dem, was PAYONE noch auszahlen wird.
Was Meridian hier übernimmt und was nicht
PAYONE ist in Meridian noch Beta: Den Zugang fragst du nach der Anmeldung an, wir schalten ihn für dein Konto frei. Direkt verbinden kannst du heute Mollie, Stripe, PayPal und CoinGate.
Meridian bucht bei PAYONE die Erlösseite: Rechnungen, Gutschriften und Rückbelastungen aus der Commerce Platform, mit Rechnungsnummer in Belegfeld 1 und Bestellnummer oder Checkout-Kennung in der Beleginfo. Darüber gleicht deine Kanzlei die offenen Posten mit der PAYONE-Abrechnung aus.
Abrechnungen, Gebühren, Depositkonto und Auszahlungen gibt die Commerce Platform über die Schnittstelle nicht heraus, deshalb bucht Meridian sie nicht. Diese Seite bleibt bei der Kanzlei, mit den Dokumenten oben. Ein klassisches PAYONE-Konto mit Merchant Interface verbindet Meridian nicht. Details stehen auf der Seite PAYONE DATEV Schnittstelle.
Häufige Fragen
Wo finde ich meine PAYONE-Abrechnungen?
Im PAYONE Merchant Interface unter Buchhaltung › Abrechnungen, als PDF und Excel zum Download. Die Liste zeigt nur den Nettobetrag, maßgeblich ist der Bruttobetrag im PDF.
Warum weicht die PAYONE-Auszahlung von der Abrechnung ab?
Weil PAYONE die letzte FG-Abrechnung eines Monats mit der PG-Rechnung über die Gebühren verrechnet und zusätzlich einen Sicherheitseinbehalt abzieht. Am Ende des PDF steht, mit welcher Rechnung verrechnet wurde.
Wie lange kann ich eine PAYONE-Abrechnung beanstanden?
Laut Ziffer 10 Abs. 1 der AGB in Textform binnen 28 Tagen nach Zugang. Hat PAYONE in der Abrechnung darauf hingewiesen, gilt Schweigen danach als Genehmigung.
Wann bekomme ich den Sicherheitseinbehalt zurück?
Standardmäßig nach 180 Tagen, je Vertrag können die Werte abweichen. Das Depositkonto im Merchant Interface zeigt für jeden Einbehalt das Auszahlungsdatum.
Quellen
Die Anbindung an PAYONE läuft in Meridian als Beta. Den Zugang fragst du nach der Anmeldung an, wir schalten ihn für dein Konto frei. Danach bucht Meridian PAYONE automatisch in DATEV: 99,99 € netto im Monat, 14 Tage kostenlos.