PAYONE buchen: Erlöse, Gebühren und Auszahlungen in DATEV mit SKR03 und SKR04

PAYONE ist ein Zahlungsdienstleister, kein Marktplatz und kein Merchant of Record. Dein Kunde kauft bei dir, PAYONE zieht das Geld ein und überweist es dir, abzüglich Gebühren und eines Sicherheitseinbehalts. Für die Buchhaltung heißt das: Der Erlös kommt aus deiner eigenen Rechnung, die Gebühren aus der Abrechnung von PAYONE, und dazwischen braucht es ein Konto, auf dem sich beides trifft. Dieser Artikel zeigt die Buchungssätze und die drei Stellen, an denen PAYONE anders ist als Stripe oder Mollie.

PAYONE ist Zahlungsdienstleister, du bist Verkäufer

Mit PAYONE schließt du einen Vertrag über die Abwicklung von Zahlungen, nicht über den Verkauf deiner Produkte. Die AGB der PAYONE GmbH regeln die Akzeptanz von Debit- und Kreditkarten im Fernabsatz und weitere Zahlungsverkehrslösungen. Vertragspartner ist laut Impressum die PAYONE GmbH, Lyoner Straße 15, 60528 Frankfurt am Main, USt-IdNr. DE185996311, als E-Geld-Institut von der BaFin zugelassen.

Deshalb gilt bei PAYONE alles, was für einen eigenen Onlineverkauf gilt: Du stellst die Rechnung, du bestimmst den Ort der Leistung, und Umsätze an Privatkunden in anderen EU-Ländern versteuerst du dort, meist über den OSS, sobald die Schwelle von 10.000 € überschritten ist (§ 3a Abs. 5 UStG für digitale Leistungen, § 3c Abs. 4 UStG für Fernverkäufe von Waren). Wer bisher über einen Merchant of Record wie Paddle verkauft hat, findet den Unterschied im Artikel Paddle buchen.

Erlöse: deine Rechnung, dein Steuerfall

Jede Zahlung über PAYONE ist der Kaufpreis für deine Leistung an deinen Kunden. Gebucht wird sie mit dem vollen Betrag, ohne die Gebühr abzuziehen. Welches Erlöskonto passt, hängt vom Kunden ab: Inland mit 19 %, Privatkunden in anderen EU-Ländern im OSS mit dem Steuersatz ihres Landes, Unternehmen in anderen EU-Ländern mit Reverse Charge, Kunden außerhalb der EU ohne deutsche Steuer. Für digitale Leistungen an Privatkunden liegt der Ort nach § 3a Abs. 5 UStG am Wohnsitz des Kunden; wie du ihn nachweist, erklärt der Artikel OSS und Kartenland.

Für Warenlieferungen an Privatkunden in anderen EU-Ländern sieht der Kontenrahmen 4320 (SKR03 8320) vor. Welche Konten und Steuerschlüssel ihr für den OSS verwendet, legt deine Kanzlei fest.

Buchungssätze: ein PAYONE-Monat in SKR04 und SKR03

Das Beispiel zeigt einen Monat mit Kartenverkäufen an Privatkunden in Deutschland, einer Erstattung, der Gebührenabrechnung von PAYONE und einer Auszahlung, alle Beträge erfunden. Die Rechnungen laufen auf einen Debitor für PAYONE. Er nimmt die Rechnung auf und wird durch die Abrechnung von PAYONE wieder ausgeglichen, so bleibt jeder Cent nachvollziehbar. Ob ihr einen Sammeldebitor oder ein Verrechnungskonto nehmt, entscheidet deine Kanzlei.

• Debitor: Nach der letzten Zeile steht er auf null. Bleibt ein Rest, fehlt eine Abrechnung, eine Erstattung oder ein Einbehalt.
• Erstattung: Die Gutschrift mindert Umsatz und Umsatzsteuer im Monat der Erstattung, mit Verweis auf die ursprüngliche Rechnung. Die Grundlage ist § 17 Abs. 1 UStG.
• Gebühren: Weist die Abrechnung Umsatzsteuer aus, buchst du den Nettobetrag auf 6855 (4970) mit dem Vorsteuerschlüssel deiner Kanzlei für 19 %. Ein § 13b-Schlüssel gehört bei PAYONE nicht dazu.
• Einbehalt: Das Konto für den Sicherheitseinbehalt gibt der Kontenrahmen nicht vor. Sonstige Vermögensgegenstände, im SKR04 1300 und im SKR03 1500, sind eine verbreitete Wahl. Wenn PAYONE den Einbehalt nach 180 Tagen freigibt, läuft er über den Debitor zurück in die Auszahlung.

PAYONE-Gebühren: Modell, Umsatzsteuer, Verrechnung

Die AGB der PAYONE GmbH kennen drei Gebührenmodelle für Kartenzahlungen: das Disagiomodell mit einem Prozentsatz und oder einer Transaktionsgebühr, Interchange Plus mit der tatsächlich abgerechneten Interchange und einer Servicegebühr und Interchange Plus Plus mit Interchange, Gebühren der Kartenorganisationen und Servicegebühr. Dazu kommen in allen Modellen Servicegebühren etwa für Gutschriften, Stornos und Chargebacks. Was für dich gilt, steht in deinem Vertrag und im Preis- und Leistungsverzeichnis.

Zur Umsatzsteuer sagen die AGB zweierlei: Die Vergütungen verstehen sich zuzüglich Mehrwertsteuer, sofern die Leistung am jeweiligen Leistungsort als steuerpflichtig behandelt werden kann (Ziffer 9 Abs. 1). Und die Entgelte, die PAYONE im Netzbetrieb für dich an die deutsche Kreditwirtschaft zahlt, unterliegen laut Ziffer 27 derzeit nicht der Umsatzsteuer. § 4 Nr. 8 Buchst. d UStG befreit Umsätze im Zahlungs- und Überweisungsverkehr von der Steuer. Auf deiner Abrechnung können deshalb steuerfreie und steuerpflichtige Posten nebeneinander stehen. Für die Buchung zählt, was dort ausgewiesen ist.

Im PAYONE Merchant Interface steht unter Buchhaltung › Abrechnungen nur der Nettobetrag. Laut PAYONE gilt der Bruttobetrag aus dem PDF der Rechnung, und der wird auch abgebucht oder verrechnet. PAYONE darf die Gebühren nach Ziffer 9 Abs. 4 der AGB direkt von den Auszahlungen abziehen. Wie diese Verrechnung im Monat abläuft und wie du sie abstimmst, steht im Artikel PAYONE Auszahlung und Gebühren abstimmen.

Der Unterschied zu Stripe, Mollie oder Adyen: Dort kommt die Gebühr aus dem EU-Ausland, und die verbreitete Praxis ist § 13b. Bei der PAYONE GmbH als deutschem Unternehmen gibt es diesen Fall nicht. Wer PAYONE-Gebühren mit Reverse-Charge-Schlüssel bucht, meldet Steuer in Kennzahl 46 und 47, die niemand schuldet.

Nicht jeder Checkout ist ein PAYONE-Umsatz

In der PAYONE Commerce Platform kann ein Checkout zwei Arten von Zahlungen tragen. Eine Payment Execution läuft über das PAYONE Payment Gateway, dazu zählt laut PAYONE auch eine Online-Erstattung zu einer Zahlung an der Ladenkasse. Eine Payment Information steht dagegen für jede Zahlung außerhalb des Gateways: Kartenzahlungen an deinen Terminals, die aus dem Acquiring oder Netzbetrieb (girocard) kommen, Barzahlungen und Zahlungen über einen anderen Zahlungsdienstleister, die deine Systeme selbst in die Plattform melden.

Für die Buchhaltung ist das wichtig, denn diese Umsätze erfasst du dort, wo du sie ohnehin buchst: Kasse und Kassenbuch, Terminalabrechnung, Abrechnung des anderen Anbieters. Zählst du sie zusätzlich aus der Commerce Platform als Onlineumsatz, stehen sie doppelt im Erlös.

Wer schreibt die Rechnungen an deine Kunden?

Die Rechnung an deinen Kunden schreibst du, nicht PAYONE. Die Commerce Platform bietet dafür den Zusatzdienst eInvoice an, der aus Commerce Case und Checkout eine PDF-Rechnung mit eingebettetem ZUGFeRD erzeugt. PAYONE betont dabei ausdrücklich: Für Vorlage, Daten, Steuersätze und die rechtliche Richtigkeit jeder Rechnung ist allein der Händler verantwortlich, der Dienst übernimmt nur die technische Umwandlung.

Wichtig ist nur, dass es je Zahlung genau eine Rechnung gibt. Kommen die Rechnungen schon aus Shop, Warenwirtschaft oder eInvoice, darf kein zweites Werkzeug weitere ausstellen. Welche Angaben eine Rechnung braucht, steht im Artikel zur Rechnung nach § 14 UStG.

Automatisch mit Meridian

PAYONE ist in Meridian noch Beta: Den Zugang fragst du nach der Anmeldung an, wir schalten ihn für dein Konto frei. Direkt verbinden kannst du heute Mollie, Stripe, PayPal und CoinGate.

Meridian verbindet sich nur mit der PAYONE Commerce Platform, über Merchant ID, API Key und API Secret aus dem Commerce Portal. Gelesen werden Checkouts mit ihren Zahlungsereignissen, Erstattungen und Rückbelastungen sowie die Kundendaten aus dem Commerce Case. Als Umsatz zählt, was über eine Payment Execution eingezogen wurde; Checkouts, die nur Payment Information tragen, bucht Meridian nicht als PAYONE-Umsatz.

Daraus entsteht der Buchungsstapel für die Erlöse: je Zahlung eine Rechnung nach § 14 UStG auf den Debitor, je Erstattung eine Gutschrift, aufgeteilt nach Inland, OSS und Drittland. Das Land kommt bei Waren aus der Lieferadresse, sonst aus der Rechnungsadresse. Kommen die Rechnungen schon aus deinem Shop, stellst du in Meridian um, dann bucht Meridian mit der Bestellnummer ohne eigene Rechnung. Rückbelastungen bucht Meridian wahlweise mit Gutschrift im Monat der Rückbelastung oder nur als Liste für die Kanzlei.

Gebühren, Einbehalt und Auszahlungen gibt die Commerce Platform über die Schnittstelle nicht heraus. Diese Seite bucht deine Kanzlei aus der PAYONE-Abrechnung und dem Kontoauszug und gleicht damit den Debitor aus, über die Rechnungsnummer in Belegfeld 1 oder die Bestellnummer, ersatzweise die Checkout-Kennung, in der Beleginfo. Ein klassisches PAYONE-Konto mit PMI verbindet Meridian nicht. Mehr dazu auf der Seite PAYONE DATEV Schnittstelle.

Häufige Fragen

Sind PAYONE-Gebühren Reverse Charge?

Nein. Die PAYONE GmbH sitzt in Frankfurt am Main, § 13b UStG greift für ihre Gebühren nicht. Steht deutsche Umsatzsteuer auf der Abrechnung, ziehst du sie als Vorsteuer ab. Posten ohne Steuer, etwa steuerfreie Zahlungsverkehrsleistungen nach § 4 Nr. 8 Buchst. d UStG, buchst du ohne Steuerschlüssel.

Auf welches Konto buche ich PAYONE-Gebühren?

Auf 6855 im SKR04 oder 4970 im SKR03, Nebenkosten des Geldverkehrs, gegen den Debitor oder das Verrechnungskonto für PAYONE.

Wie buche ich den Sicherheitseinbehalt von PAYONE?

Als Forderung gegen PAYONE, nicht als Aufwand, zum Beispiel auf einem Konto unter den sonstigen Vermögensgegenständen. Standard sind laut PAYONE 5 % des Kreditkarten- und Lastschriftumsatzes für 180 Tage, je Vertrag kann das abweichen; deinen Stand zeigt das Merchant Interface unter Buchhaltung › Depositkonto.

Muss ich bei PAYONE Rechnungen an meine Kunden schreiben?

Ja, du bist der Verkäufer. PAYONE wickelt nur die Zahlung ab. Ob die Rechnungen aus deinem Shop, aus dem PAYONE-Zusatzdienst eInvoice oder aus Meridian kommen, ist egal, solange es je Verkauf genau eine gibt.

Quellen

• PAYONE GmbH, Allgemeine Geschäftsbedingungen, Stand 06/2022 (Ziffer 9, 10, 27)
• PAYONE, Impressum (PAYONE GmbH, E-Geld-Institut, USt-IdNr.)
• § 3c UStG, Ort der Lieferung beim innergemeinschaftlichen Fernverkauf (Abs. 4)
• § 13b UStG, Leistungsempfänger als Steuerschuldner
• PAYONE Docs, PMI FAQ Rechnungen
• PAYONE Docs, PMI Buchhaltung
• PAYONE Commerce Platform, Domain Model (Payment Execution und Payment Information)
• PAYONE Commerce Platform, eInvoice
• § 3a UStG, Ort der sonstigen Leistung
• § 4 UStG, Steuerbefreiungen (Nr. 8 Buchst. d)
• § 17 UStG, Änderung der Bemessungsgrundlage
• DATEV, Kontenrahmen SKR 04, gültig für 2026
• DATEV, Kontenrahmen SKR 03, gültig für 2026