Polar verkauft deine Software und digitalen Produkte als Merchant of Record an deine Kunden. Anders als bei Paddle oder Digistore24 bekommst du dafür keine Gutschrift. Polar erwartet, dass du für jede Auszahlung eine Rechnung an Polar stellst, die Reverse Invoice, und erzeugt sie dafür im Dashboard aus deinen Angaben. Weil eine erzeugte Rechnung nicht mehr geändert werden kann, entscheidet sich die Qualität deiner Buchhaltung bei Polar schon vor dem ersten Klick.
- Polar ist laut Terms dein nicht exklusiver Wiederverkäufer und übernimmt Erhebung, Meldung und Abführung der Sales Tax, die laut Terms ausdrücklich auch die VAT deiner Kunden umfasst. Deine Kundin ist Polar Software, Inc., der Vertrag folgt dem Recht von Delaware.
- Für jede Auszahlung stellst du Polar eine Reverse Invoice. Du erzeugst sie unter Finance › Payouts, die Nummer lautet standardmäßig POLAR-0001 fortlaufend, und nach dem Erzeugen ist sie nicht mehr änderbar.
- Deine Leistung an Polar Software, Inc. ist in Deutschland nicht steuerbar (§ 3a Abs. 2 UStG): Erlöskonto 4338 im SKR04 oder 8338 im SKR03, Kennzahl 45, kein OSS und keine Zusammenfassende Meldung.
- Polar rechnet laut Terms in US-Dollar ab und zahlt in US-Dollar, sofern nichts anderes vereinbart ist. Auszahlungen laufen über Stripe und kosten 0,25 % plus 0,25 $ je Auszahlung, 2 $ in jedem Monat mit Auszahlung und bei Umrechnung 0,25 % innerhalb der EU.
Polar verkauft, du lieferst an Polar
In den Terms von Polar setzt du Polar als nicht exklusiven Wiederverkäufer deines Produkts für alle Gebiete ein, in denen Polar tätig ist. Polar ist damit Verkäufer gegenüber deinen Kunden und übernimmt laut Abschnitt 4.1 die gesamte Erhebung, Meldung und Abführung der Sales Tax. Deinen Kunden darfst du für diese Verkäufe keine Rechnung stellen und keine Zahlung verlangen.
Vertragspartnerin ist Polar Software, Inc. mit ihren verbundenen Unternehmen, der Vertrag unterliegt dem Recht von Delaware (Stand 25. März 2026). Deine Einkommensteuer bleibt laut Abschnitt 4.3 der Terms deine Sache.
| Plattform | Wer erstellt den Beleg? | Was du tun musst |
|---|---|---|
| Polar | du, mit dem Rechnungsgenerator im Polar-Dashboard | je Auszahlung eine Reverse Invoice erzeugen und ablegen |
| Paddle | Paddle, automatisch je Auszahlung | Reverse Invoice herunterladen |
| Digistore24 | Digistore24 als Gutschrift | Gutschrift prüfen, keine eigene Rechnung |
Die Reverse Invoice richtig erzeugen
Die Reverse Invoice listet die Verkäufe, die Polar für dich getätigt hat, abzüglich Polars Gebühren. Du erzeugst sie im Dashboard unter Finance › Payouts über das Menü mit den drei Punkten neben der Auszahlung und den Eintrag Download invoice. Vorher öffnet sich ein Fenster, in dem du Name und Anschrift für die Rechnung festlegst, zusätzliche Angaben wie deine USt-IdNr. ergänzt, Fußzeilen einträgst und die Rechnungsnummer anpassen kannst. Standard ist POLAR-0001.
Polar weist ausdrücklich darauf hin, dass sich eine erzeugte Rechnung nicht mehr ändern lässt. Geh deshalb vor der ersten Rechnung diese Punkte durch:
- Rechnungsaussteller: deine Firma mit vollständiger Anschrift, so wie sie in deinen anderen Rechnungen steht.
- Deine Steuerangaben: USt-IdNr. oder Steuernummer in das Feld für zusätzliche Angaben.
- Nummernkreis: Entweder ein eigener Kreis nur für Polar oder Nummern, die sich mit deinen übrigen Rechnungen nicht überschneiden. Doppelte Rechnungsnummern fallen in jeder Prüfung auf.
- Empfänger: Prüf auf der Vorschau, dass Polar Software, Inc. als Empfängerin genannt ist. Steht dort eine andere Gesellschaft, etwa eine aus der EU, gilt die Einordnung unten nicht, und du klärst den Fall vor dem Erzeugen.
- Fußzeile: Einen Hinweis zur steuerlichen Behandlung legst du mit deiner Kanzlei fest, bevor du ihn in alle Rechnungen übernimmst.
Die Reverse Invoice ist deine Ausgangsrechnung. Sie gehört in denselben Ordner und Nummernkreis wie deine anderen Ausgangsrechnungen, nicht zu den Eingangsbelegen.
Umsatzsteuer: nicht steuerbar, Kennzahl 45
Du verkaufst Software oder digitale Inhalte an Polar Software, Inc., also eine sonstige Leistung an ein Unternehmen außerhalb der EU. Nach § 3a Abs. 2 UStG liegt ihr Ort dort, wo die Empfängerin ihr Unternehmen betreibt. In Deutschland ist sie nicht steuerbar, und der Nettobetrag gehört in Kennzahl 45 der Voranmeldung. Deutsche Umsatzsteuer weist die Reverse Invoice deshalb nicht aus.
Eine Zusammenfassende Meldung entfällt, weil die Empfängerin nicht in der EU sitzt, und ein OSS ebenso, weil du nicht an Privatkunden verkaufst. Dass Polar selbst eine OSS-Registrierung in der EU hat (EU372061545), betrifft Polars Verkäufe an deine Kunden, nicht deinen Verkauf an Polar.
Auszahlung, Gebühren und Währung
Polar zahlt nicht automatisch aus. Du forderst die Auszahlung selbst an, Polar überweist das Guthaben abzüglich der Auszahlungsgebühren auf dein Stripe-Konto, und Stripe zahlt von dort aus. Polar verarbeitet die Anforderung gesammelt 24 Stunden später, und das Geld ist nach etwa 4 bis 7 Werktagen da. Für Organisationen, die ab dem 12. Mai 2026 angelegt wurden, gilt vorher eine Wartezeit von 7 Tagen je Verkauf; ältere Organisationen können sofort auszahlen.
Polar rechnet laut Terms in US-Dollar ab und zahlt in US-Dollar, sofern nichts anderes vereinbart ist. Hast du ein Euro-Konto hinterlegt, wird umgerechnet, und dafür fällt eine Gebühr an. Die Auszahlungskosten laufen über Stripe:
- Weil du die Auszahlung selbst auslöst, bestimmst du den Rhythmus. Wer die Kosten je Auszahlung klein halten will, zahlt einmal im Monat aus und hat dann auch nur eine Reverse Invoice im Monat.
- Bucht deine Kanzlei den Euro-Eingang auf der Bank, legt ihr einmal fest, welcher Betrag als Erlös gilt: der Dollar-Betrag der Rechnung zu einem Kurs oder der Euro-Betrag, der tatsächlich ankommt. Dann bleibt ihr dabei.
| Posten | Betrag |
|---|---|
| je Monat mit mindestens einer Auszahlung | 2 $ |
| je Auszahlung | 0,25 % plus 0,25 $ |
| Währungsumrechnung innerhalb der EU | 0,25 % |
| Währungsumrechnung außerhalb der EU | bis zu 1 % |
Buchungssätze für SKR04 und SKR03
Das Beispiel zeigt eine Auszahlung auf ein Euro-Konto, gebucht mit dem Euro-Betrag, den Polar für die Auszahlung nennt. Beträge erfunden, Konten im SKR04 mit SKR03 in Klammern.
- Polars Anteil an den Verkäufen buchst du nicht als Aufwand, er ist in der Reverse Invoice schon abgezogen.
- Die Auszahlungsgebühren und eine Umrechnung zieht Polar vom Guthaben ab, bevor es überwiesen wird. Weicht der Betrag deiner Reverse Invoice deshalb vom Eingang ab, legt ihr mit der Kanzlei fest, ob die Differenz den Erlös mindert oder als Kosten des Geldverkehrs gebucht wird.
- Erstattungen und Rückbuchungen an Kunden musst du Polar laut Terms ersetzen. Polar verrechnet sie mit deinem Guthaben, sie mindern also die nächste Auszahlung und damit deine nächste Reverse Invoice.
| Vorgang | Soll | Haben | Betrag |
|---|---|---|---|
| Reverse Invoice an Polar Software, Inc. | Verrechnungskonto Polar | 4338 (8338) Erlöse Drittland, im Inland nicht steuerbar | 1.384,52 € |
| Überweisung an dich | 1460 (1360) Geldtransit | Verrechnungskonto Polar | 1.384,52 € |
| Eingang laut Kontoauszug | 1800 (1200) Bank | 1460 (1360) Geldtransit | 1.384,52 € |
Polar in Meridian (Beta)
Polar ist in Meridian noch Beta: Den Zugang fragst du nach der Anmeldung an, wir schalten ihn für dein Konto frei. Direkt verbinden kannst du heute Mollie, Stripe, PayPal und CoinGate.
Die Polar-Anbindung ist in Meridian als Beta verfügbar und wird auf Anfrage für dein Konto freigeschaltet. Du meldest dich als Admin deiner Organisation bei Polar an, wählst die Organisation und erlaubst den Lesezugriff auf Organisation, Auszahlungen und Bestellungen. Die Bestellungen zeigt Meridian nur zur Übersicht, gebucht werden sie nicht.
Meridian bucht dann je Polar-Auszahlung einen Verkauf an Polar Software, Inc., im Inland nicht steuerbar, unter der Nummer deiner Reverse Invoice, und die Auszahlung als Geldtransit zur Bank. Gebucht wird der Euro-Betrag, den Polar für eine Auszahlung auf ein Euro-Konto nennt, also nach Polars Anteil und den Auszahlungsgebühren. Auszahlungen nur in US-Dollar rechnet Meridian nicht um. Hast du zu einer Auszahlung noch keine Rechnung erzeugt, weist Meridian darauf hin. Eine eigene Rechnung stellt Meridian nicht aus, der Beleg bleibt deine Reverse Invoice. Mehr auf der Seite Polar DATEV Schnittstelle.
Häufige Fragen
Muss ich Polar wirklich selbst eine Rechnung stellen?
Ja. Polar stellt deinen Kunden die Rechnungen aus und erwartet, dass du Polar für jede Auszahlung eine Reverse Invoice stellst. Du erzeugst sie im Polar-Dashboard unter Finance › Payouts, mit deinen Angaben und deiner Nummer.
Kann ich eine Polar-Rechnung nachträglich korrigieren?
Nein. Polar schreibt, dass eine erzeugte Rechnung nicht mehr geändert werden kann. Prüf Anschrift, USt-IdNr. und Rechnungsnummer deshalb vor dem Erzeugen. Ist doch ein Fehler drin, klär mit deiner Kanzlei, wie ihr ihn dokumentiert.
Muss ich für Polar-Verkäufe OSS melden?
Nein. Polar verkauft als Merchant of Record an deine Kunden und führt deren Umsatzsteuer ab. Du verkaufst an Polar Software, Inc., und das ist in Deutschland nicht steuerbar.
In welcher Währung zahlt Polar aus?
Polar rechnet laut Terms in US-Dollar und zahlt in US-Dollar, sofern nichts anderes vereinbart ist. Bei einem Euro-Konto wird umgerechnet, innerhalb der EU mit 0,25 % Gebühr.
Quellen
Die Anbindung an Polar läuft in Meridian als Beta. Den Zugang fragst du nach der Anmeldung an, wir schalten ihn für dein Konto frei. Danach bucht Meridian Polar automatisch in DATEV: 99,99 € netto im Monat, 14 Tage kostenlos.