Eine Erstattung bei SumUp ist schnell ausgelöst, aber sie hat zwei Seiten: SumUp holt sich das Geld von deinen noch nicht ausgezahlten Beträgen, und in der Buchhaltung sinken Umsatz und Umsatzsteuer. Diese Anleitung zeigt, wie und bis wann du bei SumUp erstattest, woran du die Erstattung in den Berichten erkennst und wie du sie in SKR03 und SKR04 buchst, für Zahlungen am Terminal und online.
- Erstatten kannst du im SumUp-Profil unter Umsätze, in der App oder am Terminal, ganz oder teilweise; laut Zahlungsbedingungen bis zu dreißig Tage nach der Zahlung und laut SumUp-Hilfe nur, wenn noch nicht ausgezahlte Beträge die Erstattung decken.
- SumUp zieht laut eigenen Bedingungen den ursprünglichen Zahlungsbetrag zuzüglich der betreffenden Gebühren von dir ein; ob die ursprüngliche Transaktionsgebühr zurückkommt, zeigt dein Zahlungsbericht.
- Umsatz und Umsatzsteuer korrigierst du nach § 17 Abs. 1 Satz 8 UStG im Monat der Erstattung, zum Steuersatz des ursprünglichen Verkaufs, mit einem Beleg, der auf den ursprünglichen Verkauf verweist.
- Erstattungen gehen auf die ursprüngliche Karte, nicht in bar; eine Rückbuchung durch die Bank des Kunden ist etwas anderes und wird wie ein Chargeback behandelt.
Wie erstatte ich eine SumUp-Zahlung?
Im Webbrowser wählst du im SumUp-Profil links Umsätze, öffnest die Zahlung, klickst auf das kreisförmige Pfeilsymbol unten rechts, gibst den vollen oder einen Teilbetrag ein und bestätigst mit deinem Passwort. Dasselbe geht in der App, im Kassensystem Lite und an den Terminals Solo und 3G. Mitarbeitende können erstatten, wenn du ihnen die Berechtigung gibst.
Erstatten solltest du laut SumUp immer auf die ursprüngliche Karte, außer der Karteninhaber stimmt ausdrücklich etwas anderes zu. Die Zahlungsbedingungen verlangen, Erstattungen von Kartenzahlungen nicht in bar zu leisten, soweit das rechtlich zulässig ist.
| Grenze | Was SumUp sagt |
|---|---|
| Frist | bis zu dreißig Tage ab dem Tag der Zahlung; bei über 90 Tage alten Zahlungen kann die Erstattung technisch unmöglich sein |
| Höhe | höchstens der ursprüngliche Zahlungsbetrag, einschließlich erstattungspflichtiger Steuern |
| Deckung | nur, wenn noch nicht entnommene Auszahlungen den Betrag decken; direkt nach einer Auszahlung oft erst nach neuen Zahlungen |
| Teilerstattung | für die meisten Zahlungen möglich, bei American Express erst ab einem Tag nach Zahlungseingang |
| Viele Erstattungen | SumUp kann die Erstattungsfunktion bei übermäßig vielen Erstattungen sperren |
Was passiert mit dem Geld und der Gebühr?
SumUp schreibt in den Zahlungsbedingungen und in der Hilfe, dass es den ursprünglichen Zahlungsbetrag zuzüglich der betreffenden Gebühren von dir einzieht und dem Karteninhaber den erstatteten Betrag gutschreibt. Praktisch zieht SumUp die Erstattung von der nächsten Auszahlung ab; im Zahlungsbericht steht sie als Abzug neben den ausgezahlten Transaktionen.
Ob die Transaktionsgebühr der ursprünglichen Zahlung dabei zurückkommt, legt SumUp öffentlich nicht eindeutig fest. Buch deshalb, was im Zahlungsbericht steht: Kommt eine Gebühr zurück, ist das eine Gutschrift auf dem Gebührenkonto, sonst bleibt die ursprüngliche Gebühr Aufwand.
In welchem Monat sinkt die Umsatzsteuer?
Im Monat der Erstattung. Nach § 17 Abs. 1 Satz 8 UStG berichtigst du die Steuer für den Besteuerungszeitraum, in dem sich die Bemessungsgrundlage geändert hat, nicht im Verkaufsmonat. Steuersatz und Steuerfall sind die des ursprünglichen Verkaufs: Eine Terminalzahlung im Laden wird mit deutscher Umsatzsteuer korrigiert, ein Online-Fernverkauf, der über die OSS lief, in der OSS-Meldung.
Als Beleg dient ein Korrekturbeleg mit Bezug auf den ursprünglichen Verkauf. Hast du über SumUp Rechnungen oder eine Kasse einen Beleg ausgegeben, kommt die Korrektur von dort; die Erstattungsquittung von SumUp belegt nur die Geldbewegung.
So buchst du eine SumUp-Erstattung
Ein Beispiel mit erfundenen Zahlen: Im September hat eine Kundin am Terminal 119,00 € bezahlt, 19 %. Im Oktober bringt sie die Ware zurück, du erstattest 119,00 € auf ihre Karte. SumUp zieht den Betrag von der Auszahlung am nächsten Tag ab; im Beispiel bleibt die Gebühr der ursprünglichen Zahlung stehen, deine echte Zeile zeigt der Zahlungsbericht.
- In der Erlöskorrektur stecken 19,00 € Umsatzsteuer, die die Steuerautomatik des Erlöskontos herausrechnet.
- Wer mit Debitor bucht, korrigiert den Erlös gegen den Debitor und bucht den Abzug als Debitor an SumUp-Verrechnung; das Ergebnis ist dasselbe.
- Erstattest du eine Zahlung aus dem Vormonat, bleibt der Vormonat unverändert. Die Korrektur steht im Oktober.
| Datum | Vorgang | Soll | Haben | Betrag |
|---|---|---|---|---|
| 08.10. | Erstattung, Erlöskorrektur mit Korrekturbeleg | 4400 (8400) | SumUp-Verrechnung | 119,00 € |
| 09.10. | Auszahlung, um die Erstattung gemindert | 1460 (1360) | SumUp-Verrechnung | laut Auszahlungsbericht |
Erstattung oder Rückbuchung?
Eine Erstattung löst du aus, eine Rückbuchung die Bank des Karteninhabers. Laut Zahlungsbedingungen kann SumUp bei Rückbuchungen den ursprünglichen Betrag zuzüglich der Gebühren von dir einziehen, wenn der Fall nicht zu deinen Gunsten ausgeht, und für die Untersuchung oder Vermittlung eine Gebühr verlangen, die SumUp auf seiner Website veröffentlicht. Wie du Rückbuchungen, ihre Gebühr und einen gewonnenen Fall buchst, steht im Guide Chargeback buchen.
Automatisch mit Meridian
SumUp ist in Meridian noch Beta: Den Zugang fragst du nach der Anmeldung an, wir schalten ihn für dein Konto frei. Direkt verbinden kannst du heute Mollie, Stripe, PayPal und CoinGate.
Meridian erkennt Erstattungen und Rückbuchungen an den Ereignissen der SumUp-Zahlung, erstellt zu jeder Erstattung eine Gutschrift als PDF mit Bezug auf die ursprüngliche Rechnung und korrigiert den Erlös im Monat der Erstattung. Stehen deine Rechnungen in den SumUp-Einstellungen auf Kommen von woanders, bucht Meridian die Korrektur mit der SumUp-Kennung und ohne eigenen Beleg; den Korrekturbeleg liefert dann deine Kasse. In der Geldseite bucht Meridian den Abzug aus der Auszahlung als eigene Zeile und ordnet ihn der Erstattung zu. Meldet SumUp zu einem Abzug eine Gebühr, bucht Meridian auch sie als eigene Zeile, mit dem Betrag, den SumUp nennt.
Für Rückbuchungen wählst du in den SumUp-Einstellungen, ob Meridian eine Gutschrift im Monat der Rückbuchung erstellt oder sie nur als Liste für die Kanzlei ausgibt. Barzahlungen und deren Erstattungen in der SumUp-App übernimmt Meridian nicht, sie gehören in die Kassenbuchführung. Zur Anbindung: SumUp DATEV Schnittstelle.
Häufige Fragen
Wie lange kann ich eine SumUp-Zahlung erstatten?
Laut SumUp-Zahlungsbedingungen bis zu dreißig Tage ab dem Tag der Zahlung. Die Hilfe ergänzt, dass Erstattungen für über 90 Tage alte Zahlungen aus technischen Gründen unmöglich sein können.
Warum kann ich bei SumUp gerade nicht erstatten?
Meist, weil deine noch nicht ausgezahlten Beträge die Erstattung nicht decken. Direkt nach einer Auszahlung geht das laut SumUp oft erst wieder, wenn neue Zahlungen eingegangen sind.
Bekomme ich bei einer SumUp-Erstattung die Gebühr zurück?
SumUp legt das öffentlich nicht eindeutig fest und schreibt, es ziehe den ursprünglichen Betrag zuzüglich der betreffenden Gebühren ein. Maßgeblich ist, was dein Zahlungsbericht zu dem Abzug zeigt.
Darf ich eine Kartenzahlung bar erstatten?
Die SumUp-Zahlungsbedingungen verlangen, Erstattungen von Kartenzahlungen nicht in bar zu leisten, soweit rechtlich zulässig. Erstatte auf die ursprüngliche Karte.
Quellen
Die Anbindung an SumUp läuft in Meridian als Beta. Den Zugang fragst du nach der Anmeldung an, wir schalten ihn für dein Konto frei. Danach bucht Meridian SumUp automatisch in DATEV: 99,99 € netto im Monat, 14 Tage kostenlos.